Processus d’approbation et de publication du document
Un réviseur approuve ou rejette le document. Un document peut avoir plusieurs réviseurs. Au cours du processus d’approbation, l’approbateur approuve ou rejette le document. Un document passe par le processus d’approbation après le processus de revue. Un document est publié à l’issue du processus d’examen et d’approbation.
Un document peut avoir un ou plusieurs réviseurs et aucun approbateur, et vice versa. Vous devez avoir le rôle platform_document_management_admin ou administrateur pour créer des règles d’approbation et d’examen.
- Ajouter des approbateurs et des réviseurs à un document.
- Lancez le workflow d’approbation et de révision pour une version de document.
- Publiez la version approuvée.
- Consultez le flux d’activité du workflow d’approbation et de révision.
Tous les approbateurs et réviseurs ont un accès en lecture aux documents qu’ils approuvent.
Règle de révision d’approbation de document
Examen du document
Si le réviseur rejette le document, l’auteur et le propriétaire en sont informés et la révision est annulée. L’auteur, le propriétaire et le réviseur doivent discuter des modifications à apporter au document. Si le réviseur approuve le document, l’auteur et le propriétaire sont informés que la révision a abouti et le document peut passer à l’étape d’approbation. Si plusieurs réviseurs sont affectés à un document, le premier réviseur à agir dicte ce qu’il advient du document. Par exemple, il y a deux examinateurs, A et B.
Si le réviseur A agit en premier et rejette le document, le processus de révision s’arrête et l’état de la révision est défini sur Annulé. Le réviseur B reçoit un e-mail de notification indiquant que la révision a été rejetée et que son statut est passé à N’est plus nécessaire. Si le réviseur A agit en premier et approuve le document, le processus de révision s’arrête et le document peut passer à l’étape d’approbation. Le statut du réviseur B est changé en N’est plus nécessaire.
Approbation de document
Une fois que le document a été révisé, soumettez-le pour approbation. Si le document n’a pas d’approbateur, le processus d’approbation est omis.
Si l’approbateur final approuve le document, l’auteur et le propriétaire en sont informés. Une fois l’approbation finale réussie, l’étape du document passe à Prêt pour publication dans la liste des versions du document.
- Séquence 1 : Approbateurs A et B
- Séquence 2 : Approbateurs C et D
- Séquence 3 : Approbateur E
Les séquences se déroulent dans l’ordre chronologique croissant, les approbateurs A et B reçoivent la demande d’approbation en premier (les approbateurs C, D et E ne font pas encore partie du processus). À l’instar du processus d’examen, le premier approbateur à agir dans une séquence dicte ce qu’il advient du document. Si l’approbateur A agit en premier et rejette le document, le processus d’approbation s’arrête et l’état est défini sur Annulé. L’état de l’approbateur B devient N’est plus nécessaire. Si l’approbateur A agit en premier et approuve le document, le processus s’arrête et le statut de l’approbateur B devient N’est plus nécessaire. Le document passe ensuite à la séquence d’approbation 2. Une fois qu’au moins un approbateur de chaque séquence a approuvé le document, l’auteur et le propriétaire sont informés que le document a été approuvé.
Publier un document
Une fois qu’un document a été créé et modifié, la révision peut être soumise pour un examen préliminaire et une approbation finale. Après approbation finale, le document peut être publié.
Si le processus d’approbation et de publication est répété, la révision publiée est mise hors service lorsque la nouvelle révision est publiée. Tous les workflows s’exécutant sur les révisions précédentes sont annulés lorsque le document est publié.