Gestion des notifications par e-mail dans Gestion des connaissances
Les rappels permettent aux utilisateurs concernés de consulter les articles de la base de connaissances et d’effectuer les tâches qui leur sont associées.
Par défaut, l’application Gestion des connaissances inclut les types suivants de notifications par e-mail :
- Notifications par e-mail pour les tâches de commentaires d’articles de la base de connaissances.
- Notifications par e-mail pour les abonnements à la base de connaissances.
- Notifications par e-mail pour le workflow de publication d’approbation d’article de la base de connaissances.
- Notifications par e-mail pour les tâches de traduction.
- Notifications par e-mail pour l’expiration des articles de la base de connaissances.
- Notifications par e-mail pour les examens de l’indice de qualité de l’article (AQI).
Vous pouvez décider si vous devez recevoir des notifications de la base de connaissances en définissant des préférences de notification. Pour plus d'informations, consultez Définir les préférences de notification de la base de connaissances.
Notifications par e-mail pour les tâches de commentaires d’articles de la base de connaissances
Les notifications par e-mail pour les tâches de commentaires d’articles de la base de connaissances sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Gestion des connaissances Core (com.glideapp.knowledge).
Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour les tâches de commentaires d’articles de la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.
| Notification | Condition | Destinataires |
|---|---|---|
| Tâche de commentaire KM : commenté | Un commentaire a été ajouté à une tâche relative aux commentaires de l’utilisateur. | Utilisateur auquel la tâche de commentaire a été affectée |
| Tâche de commentaire KM : créée | Une tâche de commentaire de l’utilisateur a été créée. | Utilisateur auquel la tâche de commentaire a été affectée |
| Tâche de commentaire KM : informations de l’émetteur | Des informations supplémentaires ont été demandées à l’émetteur d’une tâche de commentaire d’utilisateur. | Utilisateur ayant soumis la tâche de commentaire |
| Tâche de commentaire KM : réaffectée | Une tâche de commentaire d’utilisateur a été réaffectée. | Utilisateur à qui la tâche de commentaire a été réaffectée |
| Tâche de commentaire KM : résolution acceptée | Une résolution décrite dans une tâche de commentaire d’utilisateur a été acceptée. | Utilisateur auquel la tâche de commentaire a été affectée |
| Tâche de commentaire KM : résolution rejetée | Une résolution décrite dans une tâche de commentaire d’utilisateur a été rejetée. | Utilisateur auquel la tâche de commentaire a été affectée |
| Tâche de commentaire KM : résolue | Une tâche relative aux commentaires de l’utilisateur a été définie comme résolue. | Utilisateur ayant soumis la tâche de commentaire |
Notifications par e-mail pour les abonnements à la base de connaissances
Les notifications par e-mail pour les abonnements à la base de connaissances sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Gestion des connaissances Core (com.glideapp.knowledge). Pour les notifications associées aux groupes de propriété, votre administrateur doit également activer le module d’extension Gestion des connaissances avancée (com.snc.knowledge_advanced).
La table suivante décrit la liste des destinataires des notifications pour les abonnements à la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.
| Notification | Condition | Destinataires |
|---|---|---|
| Groupe d’abonnements KM : sortie d’article | Un article de la base de connaissances auquel vous avez souscrit a été extrait |
Remarque : L’utilisateur qui a extrait l’article ne reçoit pas la notification. |
| Groupe d’abonnements KM : Article commenté | Un commentaire a été ajouté à un article de la base de connaissances auquel vous avez souscrit |
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| Abonnement au gestionnaire de clés : article publié | Un article de la base de connaissances a été créé dans une base de connaissances abonnée |
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| Abonnement au gestionnaire de clés : article révisé | Un article de la base de connaissances faisant l’objet d’un abonnement a été modifié |
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| Abonnement au gestionnaire de clés : article révisé dans la base de connaissances abonnée | Un article de la base de connaissances d’une base de connaissances abonnée a été modifié. |
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Notifications par e-mail pour le workflow de publication d’approbation d’article de la base de connaissances
Les notifications par e-mail pour le workflow de publication d’approbation d’article de la base de connaissances sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Gestion des connaissances Core (com.glideapp.knowledge).
Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour le workflow de publication d’approbation d’article de la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.
| Notification | Condition | Destinataires |
|---|---|---|
| KM : approuver la publication de l’article | La publication d’un article de la base de connaissances a été approuvée avec la fonctionnalité de groupe de propriété désactivée. | Propriétaires et gestionnaires de la base de connaissances |
| Un article de la base de connaissances a été approuvé pour publication avec la fonctionnalité de groupe de propriété activée. | Gestionnaire et membres du groupe de propriété | |
| KM : article approuvé pour publication | La publication d’un article de la base de connaissances a été approuvée. | Utilisateur (auteur ou réviseur) qui a soumis l’article pour approbation |
| KM : publication de l’article rejetée | La publication d’un article de la base de connaissances a été refusée. | Utilisateur (auteur ou réviseur) qui a soumis l’article pour approbation |
Notifications par e-mail pour les tâches de traduction
Les notifications par e-mail pour les tâches de traduction sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Gestion des connaissances Advanced (com.snc.knowledge_advanced) et le module d’extension I18N : Knowledge Management Internationalization Plugin v2 (com.glideapp.knowledge.i18n2). Le module d’extension 18N : Internationalization (com.glide.i18n) active le module d’extension I18N : Knowledge Management Internationalization Plugin v2.
Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour les tâches de traduction sur les articles de la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.
| Notification | Condition | Destinataires |
|---|---|---|
| Tâche de traduction KM : Mes affectations | Une tâche de traduction a été affectée. | Utilisateur auquel la tâche de traduction a été affectée |
| Tâche de traduction KM : fermée | Une tâche de traduction a été fermée après la publication de la version traduite de l’article de la base de connaissances. |
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Notifications par e-mail pour l’expiration des articles de la base de connaissances
Les notifications par e-mail pour les articles de la base de connaissances expirés sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Gestion des connaissances Core (com.glideapp.knowledge) et définit la valeur de la glide.knowman.enable_article_expiry_notification propriété sur vrai. Par défaut, la valeur de la propriété est définie sur faux.
Les articles de la base de connaissances ont une date d’expiration définie à l’aide du champ Date de fin de validité lors de la création de l’article. Les articles n’apparaissent pas dans les résultats de recherche après la date de fin de validité.
Le premier jour de chaque mois, l’application envoie une notification par e-mail à une liste de destinataires autorisés pour leur rappeler les articles dont l’expiration est prévue le mois prochain. L’utilisateur peut ensuite déterminer s’il souhaite étendre la date de fin de validité pour continuer à fournir l’accès à l’article.
- Jusqu’à 10 : la notification par e-mail inclut une liste de liens d’articles affichés sous forme de tableau et classés par ordre croissant selon leur date de fin de validité. Cliquez sur un lien pour ouvrir l’article au Now Platformformat .
- Plus de 10 : la notification par e-mail inclut un lien Afficher la liste des articles arrivant à expiration , qui, lorsqu’il est consulté, ouvre une liste Now Platform de tous les articles arrivant à expiration au cours du mois suivant.
Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour les articles de la base de connaissances expirés et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.
| Notification | Condition | Destinataires |
|---|---|---|
| KM : avertissement d’expiration d’article | L’expiration d’un article est prévue pour le mois prochain si la fonctionnalité de groupe de propriété est désactivée. |
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| L’expiration d’un article est prévue pour le mois prochain avec la fonctionnalité de groupe de propriété activée. |
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Notifications par e-mail pour les examens de l’indice de qualité de l’article (AQI)
Les notifications par e-mail pour une révision de l’indice de qualité d’article sur les articles de la base de connaissances sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Gestion des connaissances avancée (com.snc.knowledge_advanced).
Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour une révision d’AQI sur les articles de la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.
| Notification | Condition | Destinataires |
|---|---|---|
| KM : AQI sur l’article | Un AQI a été réalisé et soumis sur un article de la base de connaissances avec la fonctionnalité de groupe de propriété désactivée. | Utilisateur (auteur ou réviseur) qui a mis à jour l’article pour la dernière fois |
| KM : AQI sur l’article du groupe de propriété | Un AQI a été réalisé et soumis sur un article de la base de connaissances avec la fonctionnalité de groupe de propriété activée. |
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