Lizenz- und Erlaubnisfälle mit lösen Playbook für Lizenzen und Berechtigungen

Freigeben Version: Washingtondc

Aktualisiert 1. Februar 2024

9 Minuten Lesedauer

Sie können Playbooks verwenden, um Fälle zu erstellen und die Aufgaben und Aktivitäten abzuschließen, die zur Lösung bestimmter Arten von Fällen erforderlich sind.

Übersicht

Hinweis:

Vergewissern Sie sich, dass die Anwendung Playbook für Lizenzen und Berechtigungen, die von der Anwendung Public Sector Digital Services Core getrennt ist, installiert und konfiguriert wurde. Anweisungen finden Sie unterInstallieren und konfigurieren Sie die Anwendung Playbook für Lizenzen und Berechtigungen ..

Standardmäßig stehen Ihnen als Behördenmitarbeiter in Playbook für Lizenzen und Berechtigungen in Konfigurierbarer Arbeitsbereich für CSMdie folgenden Phasen zur Verfügung.

Aufnahme
Prüfung
In Verarbeitung
Entscheidung

Fallphasen in Playbook für Lizenzen und Berechtigungen

Die Experience Playbook für Lizenzen und Berechtigungen beginnt mit der Aufnahmephase. Diese Phase ist die standardmäßige Playbook-Phase für einen neuen Lizenz- und Erlaubnisanforderungsfall.

Verwenden Sie diese Playbook-Phase, um Informationen über die anfordernde Person, die angeforderte Lizenz oder Erlaubnis zu sammeln und zu bestätigen, ob die anfordernde Person für diese Art von Lizenz oder Erlaubnis berechtigt ist und ob sie von den mit der Lizenz oder Erlaubnis verbundenen Gebühren befreit ist. Sie können in dieser Phase auch zusätzliche Informationen von der anfordernden Person anfordern, zusätzliche Dokumente hochladen, zusätzliche Anmerkungen hinzufügen, zugehörige Parteien hinzufügen und eine Konsultation über die Arbeitsnotizen planen.

Wenn der Fall von einem Beteiligten über Serviceportal für Behördendienstleistungenübermittelt wurde, kann der Beteiligte Dokumente hochladen und die mit dem Lizenz- oder Erlaubnisantrag verbundenen Gebühren und Ausschlüsse überprüfen, bevor der Fall fortgesetzt wird. Am Ende der Aufnahmephase müssen Service Desk-Mitarbeiter Details zur Zahlung eingeben, die verarbeitet wurde oder auf die verzichtet wurde.

Das Playbook wird mit der Überprüfungsphase fortgesetzt. In dieser Phase können Sie die erste Fehlerbehebung für den Fall durchführen, die Begleitdokumente und Anmeldeinformationen überprüfen und alle für die Lizenz- oder Erlaubnisgenehmigung erforderlichen Inspektionen einrichten. Sie können den Fall in die nächste Phase verschieben, wenn Details in den Arbeitsnotizen zu den Inspektionen (offene Arbeitsaufträge oder während durchgeführte Arbeiten) oder zur Überprüfung von Dokumenten bereitgestellt werden.

Das Playbook wird mit der Prozessphase fortgesetzt. In dieser Phase kann der Fall an einen übergeordneten Service Desk-Mitarbeiter weitergeleitet werden, der die gesamte Anforderung für die Lizenz oder Erlaubnis bewerten, eine Gebührenbefreiung genehmigen, Fallaufgaben erstellen, zusätzliche Inspektionen anfordern oder durchführen und zusätzliche Informationen hinzufügen oder anfordern kann.

Sobald die Anforderungen für zusätzliche Informationen und offene Fallaufgaben abgeschlossen sind, wird der Fall in die Aktivität „Entscheidung vorschlagen“ verschoben. Zusätzliche Informationen können während dieser Phase jederzeit von der anfordernden Person angefordert werden. Nachdem die Entscheidung, die häufig von einem übergeordneten Service Desk-Mitarbeiter getroffen wird, vorgeschlagen wurde, wird sie an den ursprünglichen Service Desk-Mitarbeiter weitergeleitet, der seine eigenen zusätzlichen Inspektionen anfordern oder durchführen und weitere Informationen hinzufügen oder anfordern kann. Dieser Service Desk-Mitarbeiter hat dann die Möglichkeit, den Entscheidungsvorschlag des anderen Service Desk-Mitarbeiters zu bestätigen oder abzulehnen.

Die letzte Stufe von Playbook für Lizenzen und Berechtigungen ist die Entscheidungsphase. In der Entscheidungsphase wird der Status der Lizenz oder Erlaubnis in Gewährtgeändert, und die Lizenz oder Erlaubnis kann generiert und an den Beteiligten weitergeleitet werden. Eine Benachrichtigung wird an die anfordernde Person gesendet, die sie darüber informiert, dass die Lizenz- oder Erlaubnis eingeholt wurde und die angeforderte Lizenz oder Erlaubnis im Playbook digital generiert und über Serviceportal für Behördendienstleistungenbereitgestellt wurde.

Die anfordernde Person kann dann die Lizenz oder Erlaubnis entweder akzeptieren oder ablehnen. Wenn die anfordernde Person das Ergebnis akzeptiert, wird der Fall automatisch geschlossen. Wenn die anfordernde Person die Lösung ablehnt, wird der Fall erneut geöffnet, und der Service Desk-Mitarbeiter muss ein anderes Ergebnis vorschlagen. Eine Anforderung für eine Lizenz oder Erlaubnis kann auch unter Vorbehalt genehmigt oder abgelehnt werden. Der Service Desk-Mitarbeiter kann in den Arbeitsnotizen angeben, warum.

Schließen Sie die Aufnahmephase in ab Playbook für Lizenzen und Berechtigungen

Schließen Sie die Aufnahmephase als ersten Schritt bei der Lösung eines Falls mit Playbook für Lizenzen und Berechtigungenab.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_gsm.constituent_agent, sn_gsm.relationship_agent, sn_gsm. Government_service_manager, sn_gsm.business_agent, sn_gsm.agency_constituent_agent, sn_gsm.agency_manager, sn_gsm.agency_agent

Prozedur

Navigieren Sie in Konfigurierbarer Arbeitsbereich für CSMzu Lists > Lizenz- und Erlaubnisanforderungen > Alle.
Wählen Sie Neu, um einen Fall zu erstellen.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Service die Option Allgemeine Lizenz/Erlaubnis und in der Dropdown-Liste Falltyp die Option Neue Lizenz-/Erlaubnisanforderung aus.
Wählen Sie Fall erstellen aus.
Playbook für Lizenzen und Berechtigungen wird geöffnet und initiiert die erste Aktivität zum Erfassen der Anforderungsdetails.
Bestätigen Sie auf der Aktivitätskarte „Anwendungsdetails eingeben“ die Berechtigung des Antragstellers, und wählen Sie Fortsetzenaus.
Füllen Sie die Felder des Formulars mit den Kontaktinformationen der anfordernden Person und den Details der Anforderung aus.
Aktivieren Sie unter Vertretung das Kontrollkästchen für Anforderung im Namen einer anderen Person.
Geben Sie den Namen des Beteiligten oder Unternehmens ein, für den die anfordernde Person den Antrag übermittelt, und wählen Sie Speichernaus.

Hinweis:
Alle Mitantragsteller einer Lizenz/Erlaubnis müssen über einen Geschäftskontakt-Account verfügen, der ihrem Unternehmen zugeordnet ist, um in einen Lizenz-/Erlaubnisantrag aufgenommen zu werden. Jeder Kontakt kann einen Account erstellen, indem er sich bei Serviceportal für Behördendienstleistungenregistriert, oder ein staatlicher Servicemitarbeiter kann einen Geschäftskontaktdatensatz für ihn erstellen. Informationen dazu, wie Service Desk-Mitarbeiter einen Geschäftskontaktdatensatz aus Informationen erstellen können, die in einem Lizenz- und Erlaubnisantrag eingegeben wurden, finden Sie unter Erstellen Sie einen Geschäftskontakt-Account aus Lizenz- oder Erlaubnisanwendungsdaten.
Wahlweise: Wählen Sie beliebige Add-ons aus, z. B. Genehmigungsbefürwortungen.
Sie können mehrere hinzufügen. Der Preis der Lizenz oder Erlaubnis variiert mit jeder Auswahl oder Kombination von Auswahlmöglichkeiten.
Überprüfen Sie die Gebühren, die den Auswahlmöglichkeiten der anfordernden Person zugeordnet sind.
Die Gebührensumme ändert sich dynamisch basierend auf den ausgewählten Optionen. Wenn der Beteiligte oder die anfordernde Person gebührenbefreit ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gebührenbefreiung, und geben Sie eine Begründung ein, um eine Befreiung für sie zu beantragen.
Wählen Sie Absenden aus, um zur nächsten Aktivität zu wechseln.
Fügen Sie zusätzliche zugehörige Parteien hinzu.
Zugehörige Parteien können Geschäftspartner, Manager oder Geschäftskontakte sein, die möglicherweise Zugriff auf diese Lizenz/Erlaubnis benötigen. Es müssen Kontakte sein, die bereits in Serviceportal für Behördendienstleistungen registriert und Ihrem Unternehmen zugeordnet sind.
Wählen Sie Als vollständig markieren aus, um zur Aktivität Dokumente hochladen zu wechseln.
Laden Sie alle Dokumente hoch, die die Identität der anfordernden Person und der zugehörigen Partei überprüfen oder zusätzlichen Kontext für Ihre Anforderung bereitstellen.
Ein Fall wird mit den Informationen zur Lizenz- oder Erlaubnisanforderung und allen zugehörigen Parteien erstellt und nun über Serviceportal für Behördendienstleistungenan den Beteiligten weitergeleitet, wo er alle zutreffenden Identitätsdokumente, Anmeldeinformationen oder Begleitdokumente hochladen kann, die für diese Lizenz-/Erlaubnisanforderung erforderlich sind. Der Fall wird fortgesetzt, sobald der Beteiligte diese Dokumente hochgeladen hat. Die erforderliche Dokumentation variiert je nach Anforderung.
Sobald der Beteiligte die Begleitdokumentation hochgeladen hat, überprüfen Sie die Anhänge, und wählen Sie Als abgeschlossen markieren aus, um zur Aktivität „ Gebühren und Haftungsausschluss überprüfen“ zu wechseln.
Der Fall wird erneut über Serviceportal für Behördendienstleistungenan den Beteiligten weitergeleitet, wo dieser gegebenenfalls Dokumente zur Begründung der Gebührenbefreiung oder andere unterstützende Dokumente hochladen kann, die für diese Lizenz-/Erlaubnisanforderung erforderlich sind. Der Fall wird fortgesetzt, sobald der Beteiligte diese Dokumente hochgeladen und die Gebühren und Haftungsausschlüsse bestätigt hat.
Sobald der Beteiligte die Gebühren und Haftungsausschlüsse bestätigt hat, wird der Fall in die Warteschlange verschoben, wo er von einem anderen Service Desk-Mitarbeiter in Ihrer Behörde aufgenommen werden kann, der die Anforderung überprüft und Terminoptionen für die Lizenz- oder Erlaubnisberatung bereitstellt.
Wählen Sie Als vollständig markieren aus, um zu bestätigen, dass Sie die Anforderung überprüft haben.
Geben Sie die verfügbaren Zeiten in die Arbeitsnotizen ein.
Wählen Sie Konsultation planen aus
Der Fall wird erneut über Serviceportal für Behördendienstleistungenan die Beteiligten weitergeleitet, wo sie die für eine Interviewberatung oder Inspektion vorgeschlagenen Zeiten annehmen oder ablehnen können.
Geben Sie nach der Konsultation alle relevanten Notizen zum Fall in die Arbeitsnotizen ein, und wählen Sie Als abgeschlossen markieren aus, um zur nächsten Aktivität zu wechseln.
Zahlung
Wählen Sie Zu Überprüfung verschieben aus.
Der Fall wird in die Prüfungsphase verschoben, und die Aufnahmephase wird als abgeschlossen markiert.

Schließen Sie die Überprüfungsphase in ab Playbook für Lizenzen und Berechtigungen

Schließen Sie die Überprüfungsphase als zweiten Schritt bei der Lösung eines Falls mit Playbook für Lizenzen und Berechtigungenab.

Vorbereitungen

Prozedur

Überprüfen Sie die an den Fall angehängten Dateien, und bestätigen Sie, dass die anfordernde Person die erforderlichen Dokumente zur Validierung ihrer Identität hinzugefügt hat, indem Sie die dem Dokumenttyp zugeordneten Kontrollkästchen aktivieren.
Wählen Sie Als vollständig markieren aus.
Wählen Sie alle Ausnahmen aus, die für den Fall gelten, und wählen Sie Als abgeschlossen markieren aus.
Wenn für den Fall keine Ausnahmen gelten, wählen Sie Keine Freistellungscode(s) anwendbaraus.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, je nachdem, ob Sie ähnliche oder verknüpfte abgeschlossene Anforderungen haben.

Optionen	Schritte
Wenn keine ähnlichen oder verknüpften abgeschlossenen Anforderungen vorhanden sind	Wählen Sie Als vollständig markieren aus.
Wenn ähnliche oder verknüpfte abgeschlossene Anforderungen vorhanden sind	Überprüfen Sie sie, um festzustellen, ob sie für die aktuelle Anforderung relevant sind.

Schätzen Sie die mit dieser Anforderung verbundenen Gebühren mithilfe des Gebührenschätzers.
Der Gebührenschätzer kann nur einmal ausgeführt werden.
Geben Sie Details zur Gebührenschätzung in die Arbeitsnotizen ein, und wählen Sie dann Gebührengenehmigung anfordernaus.
Wenn die anfordernde Person Anspruch auf eine Gebührenbefreiung hat, geben Sie diese Informationen hier ein. Die Gebührenschätzung wird jetzt zur Genehmigung an die Abrechnung gesendet. Sobald die Gebührenschätzung genehmigt wurde, markieren Sie den Schritt als abgeschlossen.
Wählen Sie Zur Genehmigung durch anfordernde Person senden aus, um die Gebührenschätzung an die anfordernde Person zu senden.

Diese Aktivität wird automatisch als abgeschlossen markiert, sobald die anfordernde Person die Gebühr genehmigt hat, und der Fall wird in die Aktivität „Zahlung verarbeiten“ verschoben.
Vergewissern Sie sich, dass die Zahlung gesendet wurde, und wählen Sie Zu Verarbeiten verschieben aus.
Die Überprüfungsphase ist jetzt abgeschlossen, und der Fall wird in die Prozessphase verschoben.

Schließen Sie die Prozessphase in ab Playbook für Lizenzen und Berechtigungen

Schließen Sie die Prozessphase als dritten Schritt bei der Lösung eines Falls mit Playbook für Lizenzen und Berechtigungenab.

Vorbereitungen

Prozedur

Laden Sie die zum Erfüllen dieser Anforderung erforderlichen Dokumente hoch, indem Sie Neues Dokument oder Dokumentverknüpfen auswählen.
Wechseln Sie zur nächsten Aktivität, indem Sie Zur Überprüfung vorbereitenauswählen.
Geben Sie zusätzliche Arbeitsnotizen oder Details ein, die für die rechtliche Überprüfung erforderlich sind, und wählen Sie dann Zur rechtlichen Überprüfung senden aus.
Eine Fallaufgabe wird jetzt erstellt und der Zuweisungsgruppe „Überprüfung der Rechtsabteilung“ zur Genehmigung zugewiesen. Wenn die hochgeladenen Dokumente während der rechtlichen Überprüfung abgelehnt werden, müssen Sie möglicherweise Änderungen vornehmen und erneut eine Überprüfung anfordern oder den Fall direkt in die Entscheidungsphase verschieben.
Wählen Sie nach Abschluss der rechtlichen Überprüfung Als abgeschlossen markieren aus.
Der Fall wird in die Aktivität Final Review Pre-Release verschoben, in der die Dokumente und Details der Anforderung von der Zuweisungsgruppe des Final Review Teams überprüft werden.
Nachdem die Dokumente vom Team für die abschließende Überprüfung genehmigt wurden, wählen Sie Zu Entscheidung verschieben.
Die Prozessphase ist abgeschlossen, und der Fall wird in die Entscheidungsphase verschoben.

Schließen Sie die Entscheidungsphase in ab Playbook für Lizenzen und Berechtigungen

Schließen Sie die Entscheidungsphase als letzten Schritt bei der Lösung eines Falls mit Playbook für Lizenzen und Berechtigungenab.

Vorbereitungen

Prozedur

Geben Sie Arbeitsnotizen für den Kunden oder andere Benutzer in die Fallbeobachtungsliste ein, und wählen Sie dann Freigeben aus, um die Informationen für die anfordernde Person freizugeben.
Wahlweise: Wenn die anfordernde Person sich dafür entschieden hat, per E-Mail benachrichtigt zu werden, überprüfen Sie in den Arbeitsnotizen, ob die Benachrichtigung per E-Mail gesendet wurde, und wählen Sie Als abgeschlossen markieren aus.
Wahlweise: Wenn die anfordernde Person sich dafür entschieden hat, per Telefon benachrichtigt zu werden, überprüfen Sie in den Arbeitsnotizen, ob die Benachrichtigung per Telefon gesendet wurde, und wählen Sie Als abgeschlossen markieren aus.
Überprüfen Sie den Lösungscode und die Lösungshinweise, und wählen Sie Lösung vorschlagen aus.
Alle Fallaufgaben müssen geschlossen werden, bevor ein Service Desk-Mitarbeiter eine Lösung für den Fall vorschlagen kann.

Eine Benachrichtigung wird an die Beteiligten gesendet, die sie darüber informieren, dass die Anforderung abgeschlossen ist. Die Beteiligten können den Vorschlag annehmen oder ablehnen. Wenn der Beteiligte den Vorschlag akzeptiert, wird der Fall automatisch geschlossen. Wenn der Beteiligte die Lösung ablehnt, wird der Fall erneut geöffnet, und der Kundenservice-Mitarbeiter muss ein anderes Ergebnis vorschlagen.