Erstellen Sie Dokumentvorlagen für Playbook für Lizenzen und Berechtigungen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Mit der Anwendung ServiceNow Dokumentvorlagen können Sie HTML- und PDF-Dokumentvorlagen erstellen, um Standardbriefe oder -dokumente zu generieren. Sie können den Prozess des Ausfüllens, Unterzeichnens und Überprüfens eines Dokuments online automatisieren und vereinfachen.​ Verwenden Sie die Anwendung „Dokumentvorlagen“, um Vorlagen für verschiedene Arten von Lizenzen und Erlaubnissen zu generieren, die über das Playbook für Lizenzen und Berechtigungenausgestellt wurden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: admin

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Dokumentvorlagen > Alle Dokumentvorlagen.
    2. Wählen Sie Neu.
    3. Wählen Sie PDF-Dokumentvorlage aus.
    4. Füllen Sie die Felder im Formular aus:
      Tabelle : 1. PDF-Vorlagenformular
      Feld Beschreibung
      Name Name der PDF-Dokumentvorlage
      Tabelle Bestimmt, wo die Dokumente angehängt werden. Wählen Sie Lizenz- und Erlaubnisfall [sn_gsm_license_permit_case] aus, um die generierte PDF-Datei dem Fall zuzuordnen. Wählen Sie Lizenz und Erlaubnis – Installationsbasiselement [sn_gsm_license_permit_install_base_item] aus, um die generierten PDF-Felder dem Element Empfangen zuzuordnen.
      Kategorie Dokumentkategorie, in der die Vorlage hinzugefügt wird Wählen Sie für Playbook für Lizenzen und Berechtigungendie Option Lizenz und Erlaubnis aus.
      Anwendung Bereich der Anwendung, in der die Dokumentvorlage erstellt wird
      Status Aktueller Status der Dokumentvorlage
      • Entwurf: Gibt an, dass die Dokumentvorlage noch nicht veröffentlicht wurde
      • Bearbeitung: Gibt an, dass die Dokumentvorlage bearbeitet wird, nachdem sie veröffentlicht wurde
      • Veröffentlicht: Gibt an, dass die Dokumentvorlage von Services und Fällen verwendet werden kann
      Benutzerkriterien Die Zielgruppenkriterien für dieses Dokument. Sie können beispielsweise eine Erlaubnis erstellen, die nur für kanadische Bürger gilt.
      Hinweis:
      Informieren Sie sich beim Definieren von Bedingungen wie der Beachtung der Groß-/Kleinschreibung oder Nullwerten über die API GlideFilter - Scoped, Global.
      Startdatum Datum, ab dem die PDF-Dokumentvorlage gültig ist. Das Startdatum hilft bei der Verwaltung mehrerer Versionen derselben Vorlage.
      Hinweis:
      Das Startdatum muss vor dem Enddatum liegen.
      Enddatum Datum, bis zu dem die PDF-Dokumentvorlage gültig ist. Das Enddatum hilft bei der Verwaltung mehrerer Versionen derselben Vorlage.

      Wenn die Werte in Startdatum und Enddatum leer sind, bedeutet dies standardmäßig, dass die Vorlage immer gültig ist.

      Wenn Sie ein Enddatum angeben, müssen Sie auch ein Startdatum angeben.
      Vorlagendatumsformat Format, in dem das Datum angezeigt werden soll, wenn ein Service Desk-Mitarbeiter eine Vorschau des Dokuments anzeigt, den Anhang generiert oder Dokumentaufgaben für Teilnehmer initiiert.
      Hinweis:
      • Beim Signieren mit einer ServiceNow-Anwendung oder der AdobeSign-Anwendung: Wenn für das Vorlagendatumsformatkein Wert ausgewählt ist, wird der in der Systemeigenschaft template_date_format angegebene Wert berücksichtigt. Wenn sowohl das Vorlagen-Datumsformat als auch die Systemeigenschaft „ template_date_format “ leer sind, wird der Wert im Feld Datumsformat aus dem Benutzerprofil des Service Desk-Mitarbeiters berücksichtigt.
      • Beim Signieren mit der DocuSign-Anwendung: Das in den Signatureinstellungen in der DocuSign-Anwendung ausgewählte Datumsformat wird als Übervorlage -Datumsformat in der konfigurierten PDF-Vorlage in einer ServiceNow-Instanz betrachtet.
      Vorlagensprache Sprache, in die dynamische Token übersetzt werden, wenn ein Service Desk-Mitarbeiter eine Vorschau des Dokuments anzeigt, den Anhang generiert oder Dokumentaufgaben für Teilnehmer initiiert.
      Hinweis:
      • Die Vorlagensprache ist ein Pflichtfeld. Die Standardsprache ist keine.
      • Die Übersetzungsfunktion ist nur verfügbar, wenn die Sprach-Plugins in der Instanz installiert sind.
      Signaturtyp Option zum Angeben der Anwendung, die zum Signieren oder Ausfüllen des Dokuments verwendet wird. Beispiele: ServiceNow Sign, DocuSign oder AdobeSign.
      Hinweis:
      Signaturtypen sind nur verfügbar, wenn die entsprechenden Integrations-Plugins installiert sind.
      Anlagetyp Option zum Hochladen eines neuen Dokuments oder zum Auswählen eines Dokuments aus ServiceNow Managed Documents.
      Dokument Option zum Hochladen des Anhangs einer ausfüllbaren PDF-Datei zur weiteren Anpassung
      Hinweis:
      Dieses Feld wird angezeigt, wenn Neues Dokument hochladen unter Anhangstypausgewähltist.
      Dokumentüberarbeitung Option zum Auswählen eines Dokuments aus ServiceNow Managed Documents.
      Hinweis:
      Dieses Feld wird angezeigt, wenn Aus Dokumentüberarbeitung auswählen unter Anhangstypausgewählt ist.
      Aktiv Option zur Aktivierung der PDF-Dokumentvorlage für die Verwendung
      Bestätigungstext Text, der den Benutzer dazu auffordert, beim Übermitteln eines ausgefüllten Dokuments ein Kontrollkästchen zu aktivieren
      Quellvorlage Quellvorlage, aus der Sie eine Kopie der aktuellen Vorlage erstellt haben.
    5. Wahlweise: Wählen Sie den zugehörigen Link PDF analysieren aus, um Informationen und Felder aus der PDF-Datei automatisch zu analysieren und diese Informationen in der PDF-Zuordnungstabelle zur erneuten Verwendung zu speichern.
      Jedes PDF-Feld kann jetzt dem entsprechenden Zuordnungsfeld in der Installationsbasistabelle „Lizenz und Erlaubnis“ zugeordnet werden.
    6. Wahlweise: Definieren Sie in der zugehörigen Liste „PDF-Vorlagenzuordnungen“ zusätzliche PDF-Feldzuordnungen.
      Weitere Informationen finden Sie unter Define a PDF field mapping.
    7. Wählen Sie Aktualisieren.

      Um zu bestimmen, welche Dokumentvorlage für die Generierung verwendet werden soll, müssen Sie die erstellte Dokumentvorlage der entsprechenden Erweiterungstabelle „Installationsbasiselement/Empfangene Elemente“ zuordnen. Dies wird durch die Verwendung der Dokumentvorlagenzuordnung in Entscheidungstabellen erreicht.

    8. Navigieren zu Decision Management > Entscheidungsgenerator.
    9. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 2. PDF-Vorlagenformular
      Feld Beschreibung
      Dokumentvorlagenkategorie Verwenden Sie dieses Feld, wenn Sie mehrere Vorlagen für eine einzelne Installationsbasiselementtabelle haben.
      Tabellenname Verwenden Sie dieses Feld für die Tabelle, die der Dokumentvorlage zugeordnet werden soll.
      Dokumentvorlage Verwenden Sie dieses Feld, um anzugeben, welche Dokumentvorlage für eine bestimmte Dokumentvorlagenkategorie und einen bestimmten Tabellennamen verwendet werden soll.
      isPdfTemplate Verwenden Sie dieses Feld, um anzugeben, ob die ausgewählte Dokumentvorlage eine PDF-Vorlage (Wert = wahr) ODER eine HTML-Vorlage (Wert = falsch) ist.
    10. Fügen Sie zusätzliche Entscheidungszeilen hinzu, um zusätzliche Dokumentvorlagen zu konfigurieren.

    Ergebnisse

    Die von der Dokumentvorlage generierte PDF-Datei wird erstellt, nachdem die Aktivität „Entscheidung vorschlagen“ gewährt/genehmigt wurde. Sie können die generierte PDF-Datei anzeigen, die an das entsprechende Installationsbasiselement angehängt ist, das in der Aktivität „Lizenz/Erlaubnis erstellen“ in der Entscheidungsphase empfangen wurde.

    Nächste Maßnahme

    Fügen Sie in der zugehörigen Liste Teilnehmer zusätzliche Teilnehmer hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Create participants for a PDF document template.