Richten Sie Drittparteikontakte ein

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Richten Sie Ihre Drittparteikontakte so ein, dass Sie Bewertungen senden, Probleme angehen und zusätzliche erforderliche Informationen mit diesen Kontakten kommunizieren können.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager und admin für die Schritte 4 und 5

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Drittparteikontakte sind externe Benutzer in der Drittparteiorganisation. Sie verwenden das Drittparteiportal, um Aufgaben wie die Beantwortung von Fragebögen für Bewertungen, die Ausführung von Aufgaben und die Kommunikation mit Ihren Risikobewertungsmitarbeitern in Bezug auf Probleme sicher zu organisieren, zu priorisieren und auszuführen. Sie gewähren Zugriff auf das Drittparteiportal und geben die Berechtigungen für Drittparteikontakte an. Der Drittpartei-Risikomanager (TPR) muss sich an ein Teammitglied mit der Administratorrolle wenden, um die Schritte 4 und 5 abzuschließen.
    Wichtig:
    Die Drittparteikontaktrolle sollte nur für externe Kontakte verwendet werden. Die Rolle verhindert den Zugriff auf Ihre Now Platform -Instanz und gewährt nur Zugriff auf das Drittanbieterportal.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Drittpartei-Risikomanagement > Drittparteien > Drittparteikontakte , um zu bestimmen, ob bereits ein Drittparteikontakt zugewiesen wurde.

      Die Anzahl der Kontakte wird für jede Drittpartei aufgelistet.

    2. Wählen Sie auf der Seite „Drittparteikontakte“ eine Drittpartei aus, um die Liste der zugehörigen Kontakte anzuzeigen.
      • So verwalten Sie vorhandene Kontakte:
        • Wählen Sie jeden Kontakt aus, um sicherzustellen, dass der Kontakt der entsprechenden Drittpartei zugeordnet, aktiv und gegebenenfalls als primärer Kontakt angegeben ist.
          Hinweis:
          Die Fragebögen, Dokumentanforderungen und Probleme, die dem Kontakt derzeit zugewiesen sind, werden auf der zugehörigen Registerkarte aufgelistet.
        • Wenn Sie nicht über die Administratorrolle verfügen, bitten Sie einen Benutzer, der über eine Administratorrolle verfügt, zu überprüfen, ob die Rolle vendor_contact für den Benutzer in der zugehörigen Liste „Rollen“ angezeigt wird. Wenn Benutzer mit der Administratorrolle die zugehörige Liste „Rollen“ nicht sehen können, müssen sie mit Schritt 4 fortfahren. Wenn Benutzer mit der Administratorrolle die für den Benutzer aufgeführte Rolle vendor_contact nicht sehen können, müssen sie mit Schritt 5 fortfahren .
      • Um einen Kontakt hinzuzufügen, wählen Sie Neu, und fahren Sie mit den folgenden Schritten fort.
      Hinweis:
      Es ist normal, dass ein Kontakt die Rolle snc_external hat, da die Rolle vendor_contact sie enthält.
    3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Drittpartei-Kontaktformular
      Feld Beschreibung
      Vorname, Nachname, E-Mail, Titel, Abteilung Standardkontaktinformationen für den Benutzer in der Drittparteiorganisation.
      Anwender-ID ID, die für die Anmeldung bei der Drittpartei-Portalinstanz verwendet wird
      Drittpartei Drittparteiorganisation des Kontakts.
      Sprache, Zeitzone Bevorzugte Sprache und Zeitzone für den Benutzer in der Drittparteiorganisation.
      Aktiv Option zum Aktivieren des Kontakts, der berechtigt ist, im Drittparteiportal zu arbeiten.
      Primärer Kontakt

      Drittparteikontakt, der Bewertungsfragen direkt beantworten oder einen anderen Kontakt bei der Drittpartei zuweisen kann, um die Fragen zu beantworten. Sie können auch andere Kontakte für die Drittpartei verwalten.
      Hinweis:
      Nach dem Absenden des Formulars wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den neuen Drittparteikontakt gesendet. Die E-Mail enthält einen Link zum Drittanbieterportal und Anmeldeinformationen.
    4. Wahlweise: Validiert, ob jeder Kontakt über die Lieferantenkontaktrolle verfügt, indem der Wert Rollen auf der Seite „Lieferantenkontakt“ hinzugefügt wird.
      1. Fügen Sie die zugehörige Liste „Rollen“ hinzu, indem Sie das Aktionssymbol auswählen und auswählen Konfigurieren > Zugehörige Listen.
        Hinzufügen einer zugehörigen Liste zum Formular.
      2. Verschieben Sie die zugehörige Liste Rollen in die Liste Ausgewählt, und wählen Sie dann Speichernaus.

        Hinzufügen der Überschrift „Rollen“ zur zugehörigen Liste.

    5. Wahlweise: Gewähren Sie Drittparteikontakten Zugriff auf das Drittparteiportal, indem Sie Bearbeiten auswählen und vendor_contact der Liste Rollen hinzufügen.

      Zuweisen der Rolle vendor_contact zu einem Drittparteikontakt

      Warnung:
      Wenn der Benutzer andere Rollen hat, z. B. snc_internal, kann sich der Benutzer möglicherweise auch bei Ihrer Plattform anmelden und Einblick in kritische Datensätze erhalten.