Fordern Sie Nachweise während Audits an

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Fordern Sie während eines Audits jederzeit Nachweise an. Die Details zu den Elementen, für die Nachweise angefordert werden, werden auch der Person zur Verfügung gestellt, die für die Bereitstellung der Nachweise verantwortlich ist.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_audit.user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Ein Nachweis kann auf drei Arten angefordert werden:
    Mein Nachweis
    Durch Erstellen eines Nachweisdatensatzes aus dem Modul „ Meine Nachweise “.
    Beweise anfordern
    Über die zugehörigen Listen „Entität“, „Kontrolle“, „Auditaufgabe“, „Kontrolltestproblem“ und „Andere Probleme“ in einem Interaktionsdatensatz. Um Nachweise aus diesen Quellen anzufordern, navigieren Sie zu Audit > Interaktionen > Meine Interaktionen. Öffnen Sie den Interaktionsdatensatz, und wählen Sie die zugehörige Liste aus, aus der Sie Nachweise anfordern möchten. Wählen Sie in der Liste Aktion für ausgewählte Zeilen die Option Nachweis anfordernaus. Hier können Sie entweder eine neue Nachweisanforderung erstellen oder einer vorhandenen Nachweisanforderung weitere Anforderungen hinzufügen. Die Nachweisanforderung wird erstellt, jedoch keine Nachweisanforderungsaufgaben. Weitere Informationen zum Hinzufügen vorhandener Nachweise finden Sie unter Vorhandene Nachweise aus den zugehörigen Elementen einer Interaktion wiederverwenden.
    Entität, Kontrolle, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problemtabellen
    Aus Tabellen wie Entität, Kontrolle, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problem. Wenn die Benutzer jedoch Nachweise aus diesen Tabellen anfordern, wird die Nachweisanforderung erstellt und nicht die tatsächliche Nachweisanforderungsaufgabe. Die Benutzer müssen zu dem generierten Nachweisanforderungsdatensatz navigieren und dann Nachweisanforderungsaufgaben hinzufügen.

    In diesem Verfahren wird die Methode zum Anfordern von Nachweisen aus dem Modul „ Meine Nachweise “ beschrieben.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Audit > Meine Nachweisanforderung.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular „Nachweisanforderung“.
      Feld Beschreibung
      Nummer Eindeutige Nummer der Nachweisanforderung.
      Anforderer Anwender, der einen Nachweis anfordert. Dieses Feld wird automatisch gefüllt.
      Angefordert im Namen von Benutzer, für den Nachweise angefordert werden.
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist.
      Zugewiesen an Benutzer, der für die Bereitstellung des Nachweises verantwortlich ist.
      Status Status der Anforderung. Der Standardstatus ist Entwurf.
      Typ Typ des erstellten Nachweises. Kann entweder Audit oder Compliance sein.
      Anforderungsgrund Grund für die Anforderung von Nachweisen.
      Beobachtungsliste Benutzer, die daran interessiert sind, die gesammelten Nachweise anzuzeigen. Wenn eine Person der Beobachtungsliste hinzugefügt wird, kann sie zu navigieren Audit > Nachweisanforderung > Überwachte Nachweisanforderungen , um die Anforderungen anzuzeigen.
      Name Name der Nachweisanforderung.
      Beschreibung Detaillierte Beschreibung der Nachweisanforderung.
      Zeitplan
      Fälligkeitsdatum Erwartetes Datum der Nachweisübermittlung.
      Geöffnet Datum, an dem die Anforderung geöffnet wurde. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
      Geschlossen Datum, an dem die Anforderung geschlossen wurde. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
      Aktivität
      Arbeitsnotizen Geben Sie ggf. erforderliche Notizen ein.
      Aktivitäten Aktivitätsprotokoll für die Anforderung.
    4. Speichern Sie das Formular.
      Die zugehörige Liste „Nachweissammlungsdetails“ wird angezeigt. Diese zugehörige Liste wird verwendet, um die Elemente aufzulisten, für die Nachweise angefordert werden.
    5. Klicken Sie auf Neu.
    6. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 2. Formular „Nachweissammlungsdetails“.
      Feld Beschreibung
      Nachweisanforderung Eindeutige Nummer der Nachweisanforderungsaufgabe.
      Nachweis für Datensatz, für den Nachweise angefordert werden.

      Listet alle Tabellen auf, auf die der Nachweis angewendet wird.
      Name Name der Nachweissammlungsdetails.
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist. Die Benutzer dieser Gruppe müssen über die Rollen sn_grc.business_user verfügen.
      Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung von Nachweisen verantwortlich ist.
      Anweisungen zur Nachweissammlung Anweisungen zur Bereitstellung von Nachweisen. Zum Beispiel eine Liste der unterstützenden Dokumente, Dateien usw.
    7. Klicken Sie auf OK.
    8. Klicken Sie auf Absenden.
    9. Klicken Sie auf Nachweis anfordern.
      Wenn sich eine Nachweisanforderung bereits im Status „In Arbeit“ befindet und ein neues Nachweissammlungsdetail hinzugefügt wird, wird die Nachweisanforderungsaufgabe sofort an den Beauftragten gesendet.
      Die zugehörige Liste „Nachweis“ wird mit der Liste der Nachweise angezeigt, und die Person, der die Anforderung zugewiesen ist, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, um die angeforderten Nachweise bereitzustellen. Außerdem ändert sich der Status der Anforderung in In Bearbeitung.
    10. Navigieren zu Audit > Nachweisanforderung > Meine Nachweisanforderungsaufgaben.
    11. Öffnen Sie den Datensatz, für den Sie Nachweise erbringen möchten.
    12. Klicken Sie auf Arbeit annehmen.
    13. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 3. Nachweisformular
      Feld Beschreibung
      Nummer Nummer der Nachweisanforderung. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.
      Anforderer Anwender, der einen Nachweis anfordert. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.

      Wenn Sie der Genehmiger, die anfordernde Person, das Mitglied der Beobachtungsliste oder der Benutzer im Feld Zugewiesen an sind, können Sie die Details in den Feldern Beobachtungsliste, Nameund Beschreibung bearbeiten, wenn sich der Nachweis im Status Neu oder In Bearbeitung befindet.
      Angefordert im Namen von Benutzer, für den Nachweise angefordert werden. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist. Die Benutzer dieser Gruppe müssen über die Rollen sn_grc.business_user verfügen.
      Zugewiesen an Benutzer, der für die Bereitstellung des Nachweises verantwortlich ist. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.
      Status Status der Anforderung.
      Substatus Keine. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.
      Anforderungsgrund Grund für die Anforderung von Nachweisen.
      Genehmiger Benutzer müssen Nachweise genehmigen, bevor sie zur Überprüfung an die anfordernde Person zurückgegeben werden. Normalerweise ist ein Genehmiger der Vorgesetzte der Person, die den Nachweis vorlegt.
      Beobachtungsliste Benutzer, die daran interessiert sind, die gesammelten Nachweise anzuzeigen.
      Name Name der Nachweisanforderung. Der Name ist standardmäßig „Name der Nachweissammlungsdetails“.
      Beschreibung Detaillierte Beschreibung der Nachweisanforderung. Die Beschreibung entspricht standardmäßig der Beschreibung im Nachweisanforderungsformular.
      Details anfordern
      Nachweisanforderung Eindeutige ID der Nachweisanforderung, die der Aufgabe zugeordnet ist. Dieser Wert wird standardmäßig generiert und aus dem Datensatz abgerufen, der erstellt wurde, um Nachweise anzufordern.
      Nachweis für Datensatz, für den der Nachweis angefordert wird.
      Nachweis für Beschreibung Beschreibung des Datensatzes, für den der Nachweis angefordert wird. Dieser Wert wird standardmäßig generiert und aus dem Datensatz abgerufen, der erstellt wurde, um Nachweise anzufordern.
      Anweisungen zur Nachweissammlung Anweisungen zum Sammeln der Nachweise.

      Wenn Sie der Manager oder die anfordernde Person sind, können Sie dieses Feld bearbeiten, wenn sich die Nachweisanforderungsaufgabe im Status „In Arbeit“ befindet.
    14. Um die Genehmigung für den angehängten Nachweis anzufordern, klicken Sie auf Genehmigung anfordern.
    15. Wenn keine Genehmiger erforderlich sind, klicken Sie auf Überprüfung anfordern.
    16. Navigieren zu Audit > Nachweisanforderung > Meine Freigaben.
    17. Öffnen Sie den Datensatz, für den Sie Nachweise genehmigen möchten.
    18. Überprüfen Sie den angehängten Nachweis im Formular, und klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
      Option Beschreibung
      Genehmigen Genehmigen Sie den angehängten Nachweis. Die anfordernde Person erhält den Nachweis.
      Überarbeitung anfordern Fordern Sie die Überprüfung der angehängten Nachweise an. Geben Sie Kommentare ein, wenn Sie eine Überarbeitung anfordern. Der Beauftragte erhält eine Benachrichtigung, um die angehängten Nachweise zu überprüfen.
      Informationen anfordern Weitere Informationen und Details zu den angehängten Nachweisen anfordern. Der Beauftragte erhält eine Benachrichtigung, um weitere Informationen zum angehängten Nachweis bereitzustellen.
    19. Navigieren zu Audit > Nachweisanforderung > Meine ausstehenden Überprüfungen.
    20. Überprüfen Sie im Nachweisformular den angehängten Nachweis, und klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
      Option Beschreibung
      Nachweis akzeptieren Akzeptieren Sie den bereitgestellten Nachweis.
      Überarbeitung anfordern Fordern Sie die Überprüfung des Nachweises an, wenn er nicht angemessen ist oder geändert wurde.
      Abbrechen Brechen Sie die Nachweisanforderungsaufgabe ab.
      Löschen Löschen Sie die Nachweisanforderungsaufgabe.
    21. Navigieren Sie zu dem Formular, für das Sie die zugehörige Liste Nachweisanforderung anzeigen möchten.
    22. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Formular-Header, und klicken Sie auf Konfigurieren > Zugehörige Listen.
    23. Suchen Sie das Element Zugehöriger Nachweis im Feld Verfügbar, und verschieben Sie es in das Feld Ausgewählt.
    24. Klicken Sie auf Speichern.