Erstellen Sie ein Richtlinientextdokument für das Richtlinien-Redlining, und ordnen Sie es zu

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Erstellen und aktivieren Sie die Richtlinie mit der Redlining-Funktion. Wenn Sie eine solche Richtlinie erstellen, wird ein weiterer Datensatz in einer internen Tabelle erstellt, die den Versionsverlauf der Richtlinie aufzeichnet.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst; mp_document_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Hinweis:
    Das Redlining von Richtlinien ist nur für die Richtlinienerstellung in Compliance Workspace und nicht in Now Platformaktiviert.
    Obwohl Richtlinien-Redlining als Funktion in Now Platformnicht verfügbar ist, sind die folgenden Änderungen, die in Compliance Workspace vorgenommen werden, um Redlining für eine Richtlinie zu aktivieren, auch im Richtlinienformular sichtbar, wenn Sie in Now Platformdarauf zugreifen:
    • Feld „Besitzer“ ist erforderlich.
    • Genehmiger müssen identifiziert werden, bevor Sie eine Genehmigung anfordern. Zuvor konnte die Richtlinie auch dann automatisch veröffentlicht werden, wenn kein Genehmiger vorhanden war.
    • Feld „Beitragende“ wird hinzugefügt.
    • Zugehörige Liste „Richtlinienverlauf“ ist verfügbar.
    • Aktivitätsfeld wird hinzugefügt.

    Diese Änderungen unterstützen jedoch die Redlining-Funktion der Richtlinie in Compliance Workspace und unterstützen keine richtlinienbezogenen Aktivitäten in Now Platform.

    Kontextmäßig bezieht sich Cloud auf Dokumente, die sich sowohl in Microsoft OneDrive als auch in Google Drivebefinden.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Richtlinien und Compliance > Compliance-Arbeitsbereich.
    2. Wählen Sie in Compliance Workspacedas Listensymbol ( Listensymbol) aus.
    3. Navigieren zu Compliance-Bibliothek > Meine Richtlinien.
      Sie können eine neue Richtlinie erstellen oder einen Datensatz öffnen, um die Redlining-Funktion zu aktivieren.
    4. Wählen Sie eine Richtlinie aus, die geöffnet werden soll.
    5. Wählen Sie für Microsoft OneDrivedie zugehörige Liste Richtlinientext aus, um den Inhalt des Richtlinientexts anzuzeigen.
      1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumentbearbeitung aktivieren.
        Wenn sich die Richtlinie im Status „ Entwurf “ befindet, kann der Richtlinienbesitzer allein ein Dokument erstellen oder ein ausMicrosoft OneDrive zuordnen, um den Richtlinientext für die Bearbeitung durch die Genehmiger, Prüfer und Beitragenden zu aktivieren.
      2. Um ein Dokument als Richtlinienbesitzer zu erstellen, wählen Sie in der Liste Dokumentbearbeitung aktivieren die Option Neues Dokument erstellen aus.
      3. Geben Sie den Pfad des Ordners, in dem sich das Dokument befindet, in das Feld Ordnerspeicherort ein.
      4. Geben Sie den Namen des Dokuments in das Feld Dokumentname ein.
      5. Wählen Sie Erstellen aus.
      6. Um das erstellte Dokument anzuzeigen, wählen Sie die Schaltfläche In Word öffnen.
    6. Wählen Sie für Google Driveeine zugehörige Liste Richtlinientext aus, um den Inhalt des Richtlinientexts anzuzeigen.
      1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumentbearbeitung aktivieren.
        Wenn sich die Richtlinie im Status „ Entwurf “ befindet, kann der Richtlinienbesitzer allein ein Dokument erstellen oder ein Dokument aus Google Drive zuordnen, um den Richtlinientext für die Bearbeitung durch Genehmiger, Prüfer und Beitragende zu aktivieren.
      2. Um ein Dokument als Richtlinienbesitzer zu erstellen, wählen Sie in der Liste Dokumentbearbeitung aktivieren die Option Neues Dokument erstellen aus.
      3. Kopieren Sie den Link zum freigebbaren Ordner aus Google Drive, und fügen Sie ihn im Popup Dokument erstellen in das Feld Ordnerlink ein.
      4. Geben Sie den Namen des Dokuments in das Feld Dokumentname ein.
      5. Wählen Sie Erstellen aus.
        Wenn Sie Erstellen auswählen, wird das Dokument im Ordner des von Ihnen angegebenen Kontos Google Drive erstellt. Wenn Sie einen Link zu einem freigegebenen Ordner bereitstellen, benötigen Sie Bearbeitungszugriff, um eine Datei in diesem Ordner zu erstellen.
      6. Um das erstellte Dokument anzuzeigen, wählen Sie die Schaltfläche In Google Docs öffnen.
    7. Um die Benutzer anzuzeigen, die Lese- oder Schreibzugriff auf das haben, navigieren Sie zur zugehörigen Liste Dokumentzugriff.
    8. Um ein weiteres zu erstellen oder eine Verbindung zu einem anderen -Dokument für eine Redlining-fähige Richtlinie herzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument ändern.
      • Um ein weiteres zuerstellen, wählen Sie Neues Dokument erstellen, um das Popup-Fenster erstellen zu öffnen.
      • Um eine Verbindung zu einem anderen herzustellen, wählen Sie Vorhandenes Dokument verbinden aus, wodurch ein Popup-Fenster Vorhandenes verbinden geöffnet wird.
    9. Um den Inhalt des im Feld Richtlinientext zu aktualisieren, klicken Sie unter dem Dokumentlink auf den Link Aktualisieren.
    10. Wenn die Richtlinie entworfen und abgeschlossen wurde, kann der Richtlinienbesitzer eine Überprüfung anfordern, indem er auf die Schaltfläche Überprüfung anfordern klickt.
    11. Geben Sie im Popup „Überprüfung anfordern“ eine Nachricht für die Prüfer ein.
    12. Wählen Sie Anforderung aus.
      Als Prüfer können Sie die Richtlinie anzeigen, wenn sie zur Überprüfung bereit ist, wenn Sie sich in der Aufgabenansicht bei Meine ausstehenden Aufgaben anmelden.
    13. Klicken Sie auf die Schaltfläche Überprüfung absenden.
      Sie können den Richtlinientext überprüfen, im Popup-Fenster „Überprüfung senden“ einen Kommentar hinzufügen und die Richtlinie absenden.
    14. Um eine Vorschau des anzuzeigen und die neueste Aktualisierung zu erhalten, nachdem Ihre Mitarbeiter sie bearbeitet haben, klicken Sie auf der Registerkarte Richtlinientext auf den Link Aktualisieren.
      Als Richtlinienbesitzer können Sie den Inhalt des Dokuments in Microsoft OneDrive oder Google Drive bearbeiten, um eine Synchronisierung zwischen dem Dokument in der Cloud und dem Richtlinientextfeld der Richtlinie zu gewährleisten.

      Alle Aktivitäten zwischen dem Richtlinieninhaber und den Prüfern werden auf der Registerkarte „ Aktivität “ der zugehörigen Liste „ Details “ erfasst. Wenn alle Prüfer die Überprüfung abgeschlossen haben, kann der Policeninhaber die Veröffentlichungsprüfliste abschließen.

    15. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfliste für Veröffentlichung abschließen.
      Wenn alle Überprüfungen abgeschlossen sind, können Sie als Richtlinienbesitzer den Veröffentlichungsprozess abschließen. Mit dieser Aktion wird ein Playbook erstellt. Der Richtlinienbesitzer muss die Veröffentlichungsprüfliste durchlaufen, bevor er die Genehmigung anfordert. Weitere Informationen finden Sie unter Ausfüllen der Veröffentlichungsprüfliste für die Richtlinie und Anforderungsgenehmigung.
    16. Um den Verlauf der Richtlinie anzuzeigen, wählen Sie die zugehörige Liste Richtlinienverlauf aus.
      Weitere Informationen finden Sie unter Verlauf einer Redlining-fähigen Richtlinie anzeigen.