Stellen Sie Richtlinienbenutzern Dokumentzugriff bereit

Freigeben Version: Washingtondc

Aktualisiert 1. Februar 2024

1 Minute Lesedauer

Gewähren Sie den Benutzern, denen Rollen zugewiesen sind, Zugriff für die Zusammenarbeit an der Redlining-fähigen Richtlinie.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst; mp_document_user

Prozedur

Navigieren zu Alle > Richtlinien und Compliance > Compliance-Arbeitsbereich.
Wählen Sie in Compliance Workspacedas Listensymbol ( ) aus.
Navigieren zu Compliance-Bibliothek > Meine Richtlinien.
Wählen Sie eine Richtlinie aus, die geöffnet werden soll.
Um alle Benutzer dieser Richtlinie und ihre jeweiligen Rollen anzuzeigen, die auf das Dokument zugreifen können, wählen Sie die zugehörige Liste Dokumentzugriff aus.
Die zugehörige Liste Dokumentzugriff ist nur sichtbar, wenn Richtlinien-Redlining für die Richtlinie aktiviert ist. In der Tabelle „Dokumentzugriff“ [sn_irm_shared_cmn_document_access] werden die erstellten und aktualisierten Informationen des Richtliniendatensatzes gespeichert, wenn entsprechende Änderungen an den Benutzerrollen vorgenommen wurden, z. B. Genehmiger, Beitragende, Überprüfer oder Besitzer, die Zugriff auf die Redlining-fähige Richtlinie haben.
Die Benutzer, die im Abschnitt „Richtlinienzuweisung “ der zugehörigen Liste „Details“ als Besitzer, Genehmiger, Prüfer und Beitragende identifiziert werden, sind Benutzer, die in der zugehörigen Liste Dokumentzugriff für die Redlining-fähige Richtlinie aufgeführt sind. Ein Benutzer kann auch mehrere Rollen haben.
Die Spalte Status zeigt den Status des Zugriffs an, den jeder Benutzer für die Richtlinie hat.
Wenn die eingegebene Objekt-ID gültig ist, wird der Dokumentzugriff gewährt. Als Richtlinienbesitzer können Sie auch jeden Benutzer auswählen und seine eindeutige Objekt-ID in den entsprechenden Feldern des Popup-Fensters „ID senden“ übermitteln.
Im Falle der Google Drive -Integration wird die E-Mail-Adresse des in der Tabelle „sys_user“ konfigurierten Benutzers verwendet, um die Authentizität des Benutzers zu validieren und Zugriff auf das in der Cloud gehostete Dokument zu gewähren.
Um als Benutzer auf das Dokument in Microsoft OneDrive zuzugreifen, führen Sie nach Bedarf die geplante Aufgabe „Mitarbeitende synchronisieren“ aus.
Informationen zum Ausführen der Aufgabe finden Sie unter Mitarbeitende synchronisieren. Die Ausführung dieses Auftrags ist Voraussetzung für die Verwendung dieser Funktion.
Hinweis:
Obwohl Benutzern von Microsoft OneDrive Bearbeitungszugriff gewährt wird, können nicht alle das Dokument bearbeiten. Der Bearbeitungszugriff hängt vom Status der Richtlinie ab.
- Wenn sich die Richtlinie im Status „Entwurf“ befindet, haben der Besitzer und die Beitragenden Bearbeitungszugriff. Die Genehmiger und Prüfer erhalten nur Lesezugriff.
- Wenn sich die Richtlinie im Überprüfungsstatus befindet, haben der Besitzer und die Prüfer Bearbeitungszugriff auf das Dokument. Beitragende in diesem Status tragen nicht zur Police bei und können das Dokument nur lesen. Genehmiger haben auch nur Lesezugriff.
- Wenn sich die Richtlinie im Status Genehmigung ausstehend, Veröffentlicht oder Deaktiviert befindet, haben alle Benutzer nur Lesezugriff.