Fordern Sie Nachweise während Audits mit an Compliance Workspace

Freigeben Version: Washingtondc

Aktualisiert 1. Februar 2024

5 Minuten Lesedauer

Fordern Sie Nachweise zu jeder Phase während eines Audits mit Compliance Workspacean. Die Details zu den Elementen, für die Nachweise angefordert werden, werden auch der Person zur Verfügung gestellt, die für die Bereitstellung der Nachweise verantwortlich ist.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_audit.user

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Nachweise können auf folgende drei Arten angefordert werden:

Mein Nachweis

Durch Erstellen eines Nachweisdatensatzes aus dem Modul „ Meine Nachweise “.

Beweise anfordern

Über die zugehörigen Listen „Entität“, „Kontrolle“, „Auditaufgabe“, „Kontrolltestproblem“ und „Andere Probleme“ in einem Interaktionsdatensatz. Um Nachweise aus diesen Quellen anzufordern, navigieren Sie zu Alle > Richtlinien und Compliance > Compliance-Arbeitsbereich. Wählen Sie in der Listenansicht des Arbeitsbereichs in der Liste Kontrolltests Interaktionen aus. Öffnen Sie den Interaktionsdatensatz, und wählen Sie die zugehörige Liste aus, aus der Sie Nachweise anfordern möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nachweis anfordern. Hier können Sie entweder eine Nachweisanforderung erstellen oder einer vorhandenen Nachweisanforderung weitere Anforderungen hinzufügen. Die Nachweisanforderung wird erstellt, die Nachweisanforderungsaufgaben jedoch nicht.

Sie können den Benutzer über die Nachweisdatensätze informieren, die bereits für eine der zugehörigen Elementtabellen der Interaktion vorhanden sind, die er wiederverwenden kann.

Um eine neue Nachweisanforderung zu erstellen, wählen Sie Neue Nachweisanforderung erstellen in der Liste Methode auswählen des Popup-Fensters „Nachweis anfordern“ aus. Geben Sie die Details ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche Anfordern.
Um die Informationen zu vorhandenen zugehörigen Nachweisen anzuzeigen, wählen Sie im Popup Nachweis anfordern den Link Anzeigen aus.
Hinweis:
Wenn keine Nachweise vorhanden sind, wird die Nachricht nicht im Popup Nachweis anfordern angezeigt.

Abbildung : 1. Link anzeigen im Popup-Fenster „Nachweis anfordern“.
Um alle vorhandenen Nachweise anzuzeigen, die für die zugehörigen Elemente erstellt wurden, wählen Sie die zugehörige Liste „Nachweis“ aus.
Wenn sich der Nachweis im Status „Abgeschlossen“ befindet, sind die UI-Aktionsschaltflächen wie Neu, Vorhandene Nachweisehinzufügen, Entfernenund Löschen deaktiviert. Sie können diese UI-Aktionen nur ausführen, wenn sich die Interaktion oder ein anderes Audit- und Compliance-Objekt in einem aktiven Status befindet.
Um vorhandene Nachweise hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorhandene Nachweise hinzufügen, und wählen Sie den Nachweis aus.
Hinweis:
Die Schaltfläche Vorhandenen Nachweis hinzufügen ist im nachweisbezogenen Element aller Compliance- und Audit-Objekte in Compliance Workspace verfügbar, z. B. Interaktion, Audit-Aufgabe, Problem, Richtlinie, Entität, Kontrolle, Kontrollziel, Berechtigungsdokument, Bezugsvermerke und Nachweisanforderung.
Um die Zuordnung der mit der Interaktion verknüpften Nachweise zu entfernen, wählen Sie die Nachweise in der zugehörigen Liste „Nachweis“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen.
Hinweis:
Die Aktion entfernt nur die Zuordnung der vorhandenen Nachweisdatensätze aus der Interaktion und entfernt nicht den Nachweisdatensatz aus der Datenbank.

Hinweis:

Der angemeldete Benutzer muss auch Zugriff auf die Interaktion haben, für die Nachweisdatensätze vorhanden sind, oder muss der Benutzer sein, der Zugriff auf den Datensatz hat, um sie anzuzeigen und hinzuzufügen. Wenn der angemeldete Benutzer keinen Zugriff auf diese Datensätze hat, obwohl für diese zugehörigen Elemente Nachweise vorhanden sind, werden sie dem Benutzer nicht hinzugefügt.

Entität, Kontrolle, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problemtabellen

Aus Tabellen wie Entität, Kontrolle, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problem. Wenn die Benutzer jedoch Nachweise aus diesen Tabellen anfordern, wird die Nachweisanforderung erstellt und nicht die tatsächliche Nachweisanforderungsaufgabe. Die Benutzer müssen zu dem generierten Nachweisanforderungsdatensatz navigieren und dann Nachweisanforderungsaufgaben hinzufügen.

In diesem Verfahren wird die Methode zum Anfordern von Nachweisen aus dem Modul „ Meine Nachweise “ beschrieben.

Prozedur

Navigieren zu Alle > Richtlinien und Compliance > Compliance-Arbeitsbereich.
Wählen Sie in Compliance Workspacedas Listensymbol ( ) aus.
Navigieren zu Nachweisanforderungen > Meine Anforderung.
Wählen Sie Neu.

Füllen Sie die Felder des Formulars aus.

Tabelle : 1. Formular „Nachweisanforderung“.
Feld	Beschreibung
Nummer	Eindeutige Nummer der Nachweisanforderung.
Name	Ein Name für diese Anforderung.
Anforderer	Anwender, der einen Nachweis anfordert. Dieses Feld wird automatisch gefüllt.
Angefordert im Namen von	Benutzer, für den Nachweise angefordert werden.
Typ	Typ des erstellten Nachweises. Kann entweder Audit oder Compliance sein.
Anforderungsgrund	Grund für die Anforderung von Nachweisen.
Status	Status der Anforderung. Der Standardstatus ist Entwurf.
Substatus	Ein zusätzlicher Status für die Anforderung.
Beschreibung	Detaillierte Beschreibung der Nachweisanforderung.
Zuweisung
Zuweisungsgruppe	Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist.
Zugewiesen an	Benutzer, der für die Bereitstellung des Nachweises verantwortlich ist.
Beobachtungsliste	Benutzer, die daran interessiert sind, die gesammelten Nachweise anzuzeigen. Wenn eine Person der Beobachtungsliste hinzugefügt wird, kann sie zu navigieren Audit > Nachweisanforderung > Überwachte Nachweisanforderungen , um die Anforderungen anzuzeigen.
Zeitplan
Fälligkeitsdatum	Erwartetes Datum der Nachweisübermittlung.
Geöffnet	Datum, an dem die Anforderung geöffnet wurde. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
Geschlossen	Datum, an dem die Anforderung geschlossen wurde. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
Aktivität
Arbeitsnotizen	Geben Sie ggf. erforderliche Notizen ein.
Aktivitäten	Aktivitätsprotokoll für die Anforderung.
Vertraulichkeit
Vertraulich	Option zum Aktivieren der Vertraulichkeit des Datensatzes. Nur die zugewiesenen vertraulichen Benutzer oder vertraulichen Benutzergruppen können auf den Datensatz zugreifen. Weitere Informationen zur Option „Vertraulich“ finden Sie unter Vertraulichkeitskennzeichnung für Audit- und Compliance-Datensätze.

Speichern Sie das Formular.
Überwachen Sie den Status des Nachweises im Stepper der Übersichtsseite. Der Datensatz durchläuft eine Reihe logischer Schritte, wenn Sie Nachweise akzeptieren, die Überarbeitung der Nachweise anfordern und Informationen anfordern.
Die zugehörige Liste „Nachweissammlungsdetails“ wird angezeigt. Diese zugehörige Liste wird verwendet, um die Elemente aufzulisten, für die Nachweise angefordert werden.
Wählen Sie Neu.

Füllen Sie die Felder des Formulars aus.

Tabelle : 2. Formular „Nachweissammlungsdetails“.
Feld	Beschreibung
Nummer	Eindeutige Nummer für das Nachweissammlungsdetail.
Name	Ein Name für diese Anforderung.
Nachweissammlungstyp	Datensatz, für den Nachweise angefordert werden. Wenn die Anforderung von einem Benutzer mit der Compliance-Benutzerrolle eingegeben wurde, sind folgende Optionen verfügbar: Regulatorisches Dokument Zitat Kontrolle Kontrollziel Kontrolltest Entität Problem Richtlinie Wenn die Anforderung von einem Benutzer mit der Audit-Benutzerrolle eingegeben wurde, sind folgende Optionen verfügbar: Audit-Aufgabe Kontrolle Kontrollziel Kontrolltest Interaktion Entität Probleme
Nachweis für	Listet alle Tabellen auf, auf die der Nachweis angewendet wird.
Nachweisanforderung	Eindeutige Nummer der Nachweisanforderungsaufgabe.
Zuweisung
Zuweisungsgruppe	Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist. Die Benutzer dieser Gruppe müssen über die Rollen sn_grc.business_user verfügen.
Zugewiesen an	Anwender, der für die Bereitstellung von Nachweisen verantwortlich ist.
Anweisungen
Anweisungen zur Nachweissammlung	Anweisungen zur Bereitstellung von Nachweisen. Zum Beispiel eine Liste der unterstützenden Dokumente, Dateien usw.

Wählen Sie Speichern.
Wählen Sie Nachweis anfordern aus.
Wenn sich eine Nachweisanforderung bereits im Status In Bearbeitung befindet und ein neues Nachweissammlungsdetail hinzugefügt wird, wird die Nachweisanforderungsaufgabe sofort an den Beauftragten gesendet.

Die zugehörige Liste „Nachweis“ wird mit der Liste der Nachweise angezeigt, und die Person, der die Anforderung zugewiesen ist, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, um die angeforderten Nachweise bereitzustellen. Außerdem ändert sich der Status der Anforderung in In Bearbeitung.Sie können die Beschreibung anzeigen und den Status der Nachweisanforderung im Stepper der Übersichtsseite überwachen, während sie den Prozess-Flow für Nachweisanforderung durchläuft.