Richten Sie die dynamische Genehmigungskonfiguration für einen Richtliniendatensatz ein
Eine Richtlinie ist eine Reihe von Richtlinien und Regeln, die von einer Geschäftsorganisation zur Steuerung ihrer Vorgänge festgelegt wurden. Wenn Sie einen Genehmigungskonfigurationsdatensatz für eine Richtlinie erstellen, können Sie eine oder mehrere Genehmigungsebenen und Genehmigungsregeln basierend auf verschiedenen dynamischen Bedingungen definieren.
Ab Release Washington DC können Sie die dynamische Genehmigungskonfiguration für einen Richtliniendatensatz einrichten. Die Richtlinientabelle besteht aus den Richtliniendatensätzen, die den Status der Richtlinien regeln. Bevor eine Richtlinie implementiert wird, durchläuft sie einen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess.
Durch die Einrichtung der dynamischen Genehmigungskonfiguration für einen Richtliniendatensatz können Sie mehrere Genehmigungsebenen basierend auf verschiedenen dynamischen Bedingungen wie Richtlinientyp, Status und Besitzer definieren, die sich auf die Richtlinienfelder beziehen. Wenn Sie die dynamische Genehmigungskonfiguration für einen Richtliniendatensatz einrichten, werden die Genehmiger für eine Richtlinie dynamisch zum Richtliniendatensatz hinzugefügt.
Einschränkungen beim manuellen Hinzufügen von Genehmigern
- Der Genehmigungskonfigurationsprozess verwendet eine einzige Genehmigungsebene. Wenn nicht mehrere Genehmigungsebenen verwendet werden, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Versehen im Genehmigungsprozess.
- Die Genehmiger für eine Richtlinie können nicht basierend auf dynamischen oder sich ändernden Bedingungen des Genehmigungsprozesses geändert werden.
- Die Genehmiger werden dem Datensatz manuell hinzugefügt. Der Prozess kann zeitaufwändig sein, insbesondere in großen Organisationen oder komplexen Entscheidungsstrukturen.
- Das manuelle Hinzufügen der Genehmiger kann zu erheblichen Verzögerungen führen. Das Warten auf den Erhalt aller Genehmigungen kann den Entscheidungsprozess verlangsamen und die Produktivität beeinträchtigen.
Vorteile der dynamischen Genehmigungskonfiguration
- Organisationen sind häufig mit dynamischen und sich ändernden Umgebungen konfrontiert. Durch die Flexibilität, die Genehmiger zu ändern, kann der Genehmigungsprozess an sich ändernde Bedingungen angepasst werden. Es stellt sicher, dass die am besten geeigneten Personen zu jedem Zeitpunkt in den Genehmigungsprozess einbezogen werden.
- Bei komplexen Entscheidungen oder Entscheidungen mit hohem Risiko können die Prüfer durch die Konfiguration mehrerer Genehmigungsebenen eine umfassende Überprüfung der relevanten Faktoren durchführen. Es stellt sicher, dass die Entscheidungen nicht überstürzt getroffen werden und die potenziellen Auswirkungen für verschiedene Szenarien sorgfältig bewertet werden.
- Durch das dynamische Ändern der Genehmiger kann der Genehmigungsprozess optimiert und der Verwaltungsaufwand reduziert werden, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden.
Anwendungsfälle zum Anfordern mehrerer Genehmigungsebenen
Die Genehmigungskonfiguration kann beim Erstellen komplexer Genehmigungsebenen helfen, ohne Genehmiger für jede Richtlinie manuell hinzuzufügen. In einigen Fällen möchte ein Richtlinieninhaber möglicherweise mehrere Genehmigungsebenen für eine Richtlinie durchführen. Beispielsweise bezieht sich eine Richtlinie auf die HR-Domäne. Das Compliance-Team, das Team der Rechtsabteilung und das HR-Team möchten dies überprüfen und genehmigen. Der Richtlinienbesitzer kann das HR-Team als Genehmiger der Ebene 1 für die Richtlinie zuweisen.
Wenn das HR-Team die Richtlinie genehmigt, wird sie dem Compliance-Team zur Genehmigung auf Ebene 2 zugewiesen. Sie wird dann dem Team der Rechtsabteilung zur Genehmigung der Richtlinie auf Ebene 3 zugewiesen. Außerdem möchte der Richtlinienbesitzer die Genehmiger möglicherweise dynamisch basierend auf bestimmten Regeln auswählen, die der Richtlinie entsprechen.
Dieser Anwendungsfall verdeutlicht, wie wichtig es ist, die dynamische Genehmigungskonfiguration in eine Richtlinie zu integrieren und die Richtliniengenehmigungsregeln mit dem Genehmigungskonfigurator zu konfigurieren.
Genehmigungskonfigurator
Um die Genehmigungskonfiguration zu verwenden, muss die Genehmigungsmethode für die Richtlinie als Genehmigungsregel verwenden ausgewählt werden, wie im folgenden Beispiel gezeigt.
Für die Richtlinie muss eine Genehmigungskonfiguration erstellt werden, und es müssen gültige Genehmigungsregeln für die Benutzer konfiguriert werden.
In Compliance Workspacekönnen Sie zu Policy and Compliance > Richtlinien und Verfahren >Richtliniengenehmigungsregeln navigieren, um die Genehmigungsregeln zu konfigurieren.
Richtlinienfreigaberegeln mit dem Genehmigungskonfigurator konfigurieren
- Richten Sie mehrstufige Genehmigungsregeln basierend auf dynamischen Bedingungen ein.
- Senden Sie Genehmigungen an einen Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern, die aus einem Feld im Quelldatensatz ausgewählt werden, oder wählen Sie den Benutzer oder die Gruppen manuell aus.
- Richten Sie nur eine Genehmigung oder alle Genehmigungen als erforderliche Genehmigungen ein.
- Informationen zum Einrichten eines Genehmigungskonfigurationsdatensatzes finden Sie unter Richten Sie einen Genehmigungskonfigurationsdatensatz ein.
- Informationen zum Zuweisen einer Genehmigungsebene für den Genehmigungskonfigurationsdatensatz finden Sie unter Weisen Sie eine Genehmigungsebene für den Genehmigungskonfigurationsdatensatz zu.
- Informationen zum Einrichten einer Genehmigungsregel für die Genehmigungsebene im Genehmigungskonfigurationsdatensatz finden Sie unter Richten Sie eine Genehmigungsregel für die Genehmigungsebene ein.
Weitere Informationen zu den Rollen in der Anwendung GRC: Approver Configurator finden Sie unter Mit GRC: Approver Configurator installierte Rollen.
Rollen, die für die Erstellung von Richtliniengenehmigungsregeln erforderlich sind
- Benutzer mit der Rolle „sn_compliance.manager“ können Richtliniengenehmigungsregeln mit der Rolle „sn_grc_appr.admin“ erstellen.
- Benutzer mit den Rollen sn_grc.business_user und sn_grc.business_user_lite und höher können eine Richtlinie anzeigen.
- Ein Benutzer muss mp_document_user mit der Rolle sn_grc.business_user oder sn_grc.business_user_lite haben, um auf das Dokument zuzugreifen, wenn Redlining aktiviert ist.
Workflow zum Einrichten der Genehmigungskonfiguration
Wenn Sie die Genehmigungskonfiguration für einen Richtliniendatensatz einrichten, enthält der Workflow die folgenden Schritte.
- Wenn eine Genehmigung für einen Richtliniendatensatz angefordert wird, ändert sich der Status der Richtlinie in den Status Genehmigung ausstehend.
- Wenn die Genehmigungsmethode Genehmiger verwenden ausgewählt ist, werden die im Richtliniendatensatz genannten Genehmigerverwendet.
- Wenn die Genehmigungsmethode Genehmigungsregel verwendenausgewählt ist, wird nach einer gültigen Konfiguration gesucht, die zum Richtliniendatensatz passt. Die dynamische Genehmigungskonfiguration sucht nach dem Genehmigungskonfigurationsdatensatz, der sich auf die Richtlinie bezieht.
- Die dynamische Genehmigungskonfiguration ruft dann die Genehmiger aus jedem Genehmigungsebenen-Datensatz ab und sendet eine Genehmigungsanforderung für jede Ebene.
- Wenn keine gültige Konfiguration gefunden wird, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die besagt, dass keine gültige Konfiguration für die Richtlinie vorhanden ist.
Die Workflow-Schritte werden im folgenden Beispiel gezeigt.
Wenn Sie der Richtlinienbesitzer sind, können Sie die Genehmiger für die Richtlinie im Feld Genehmiger des Richtlinienformulars auswählen. Die Genehmiger sind in der Regel die Benutzer mit der Rolle „Compliance-Benutzer“. Wenn Sie nicht über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen, können Sie nicht auf den Richtliniendatensatz zugreifen. Um Zugriff auf den Richtliniendatensatz anzufordern, müssen Sie sich an den Compliance-Administrator wenden.
Integration der dynamischen Genehmigungskonfiguration mit einer Richtlinie
Um die dynamische Genehmigungskonfiguration in einen Richtliniendatensatz zu integrieren, können Sie mehrere Genehmigungsebenen einrichten und für jede Ebene die Genehmigungsregeln einrichten. Basierend auf den eingerichteten Genehmigungsebenen und -regeln werden die Genehmigungen automatisch ausgelöst. Wenn eine Ebene genehmigt wird, wird der Richtliniendatensatz zur nächsten Genehmigungsebene übermittelt.
Der Workflow für die Integration der dynamischen Genehmigungskonfiguration mit einer Richtlinie wird im folgenden Beispiel und in den Schritten gezeigt.
- Wenn eine Genehmigung für die Richtlinie angefordert wird, ändert sich der Status der Richtlinie in den Status Genehmigung ausstehend.
- Die dynamische Genehmigungskonfiguration sucht nach dem Genehmigungskonfigurationsdatensatz, der für die aktuelle Richtlinie geeignet ist.
- Wenn die dynamische Genehmigungskonfiguration für einen Richtliniendatensatz nicht eingerichtet ist oder sie, obwohl sie eingerichtet ist, nicht auf diesen bestimmten Richtliniendatensatz anwendbar ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt, dass keine gültige Konfiguration für den Richtliniendatensatz gefunden wurde, und der Datensatz wird abgebrochen . Benutzer müssen zu Ihrem Richtliniendatensatz zurückkehren und die Genehmiger auswählen oder eine gültige Konfiguration für den Richtliniendatensatz erstellen.
- Wenn die dynamische Genehmigungskonfiguration eingerichtet ist, werden die Genehmiger, Genehmigungsebenen und Regeln basierend auf der Konfiguration des Genehmigungskonfigurationsdatensatzes hinzugefügt.
Der vollständige Workflow wird im folgenden Beispiel gezeigt.
Komponenten, die für die dynamische Genehmigungskonfiguration verwendet werden
- Das Modul „Richtliniengenehmigungsregeln“ erstellt oder überprüft die Genehmigungskonfigurationen mit der Quelltabelle als Richtlinie.
- In der Tabelle „Richtliniengenehmigung“ werden die Genehmiger jeder Ebene der Genehmigungskonfiguration gespeichert. Sie kann zur Nachverfolgung des Status der Genehmigungsebenen verwendet werden.
- Basierend auf der aktuellen Entscheidung auf Ebene wird die Richtlinie entweder an die nächste Genehmigungsebene weitergeleitet oder bei Ablehnung in den Status „ Entwurf “ zurückgesetzt. Wenn alle Ebenen genehmigt sind, wird die Richtlinie in den Status Veröffentlicht verschoben.