Bestätigen Sie eine Richtlinie

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 6 Minuten Lesedauer

    • Nachdem eine Richtlinie veröffentlicht wurde, können Sie eine Bestätigungskampagne erstellen, um eine Gruppe von Mitarbeitern zu definieren, die bestätigen müssen, dass eine bestimmte Richtlinie konform ist. Wenn die Kampagne definiert wurde, können Sie die Anforderung an die Zielgruppe senden.

    Richten Sie eine Kampagne zur Richtlinienbestätigung ein

    Eine Richtlinienkampagne ist der Datensatz, der zur Vorbereitung einer Richtlinienbestätigungsanforderung verwendet wird. Sie definiert die Zielgruppe, die bestätigen muss, dass eine bestimmte Richtlinie konform ist. Eine Richtlinienkampagne wird nur angefordert, wenn der Compliance-Benutzer entscheidet, dass sie erforderlich ist.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: Compliance-Benutzer

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Richtlinien und Compliance > Richtlinien und Vorgehensweisen > Richtlinien.
    2. Öffnen Sie den Richtliniendatensatz in dem Status Veröffentlicht, den Sie bestätigen möchten.
      Veröffentlichte Richtlinie
    3. Scrollen Sie nach unten, und klicken Sie auf die zugehörige Liste Bestätigungseinrichtung.
      Zugehörige Liste „Bestätigungseinrichtung“.
    4. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Feld Beschreibung
      Zielgruppe

      Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die für die Bestätigung der Richtlinie verantwortlich sind. Sie definieren die Zielgruppe mit dem Zielgruppenmodul.
      Referenzmaterial-URL Klicken Sie auf das Sperrsymbol, und fügen Sie eine URL hinzu, um auf Materialien für die Richtlinie zu verweisen, die von der Zielgruppe überprüft werden können. Wenn Sie Ihre Eingabe abgeschlossen haben, klicken Sie erneut auf das Schlosssymbol.
      Zulassen, dass Anwender Richtlinie ablehnen Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie möchten, dass Mitglieder der Zielgruppe die Richtlinie ablehnen können.
      Zulassen, dass Anwender eine Ausnahme anfordern Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie möchten, dass Mitglieder der Zielgruppe eine Richtlinienausnahme anfordernkönnen.
    5. Speichern Sie den Datensatz.
    6. Scrollen Sie nach unten, und klicken Sie auf die zugehörige Liste Bestätigungskampagnen.
      Registerkarte „Bestätigungskampagnen“.
    7. Klicken Sie auf Neu.
      Neue Kampagne
      Hinweis:
      Beachten Sie, dass die meisten Felder bereits mit Daten aus dem Richtliniendatensatz ausgefüllt sind.
    8. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Hinweis:
      Hier werden nur Feldbeschreibungen bereitgestellt, die zuvor nicht beschrieben wurden.
      Feld Beschreibung
      Nummer Eine automatisch generierte Datensatznummer für die Bestätigung.
      Status Aktueller Status der Bestätigungskampagne. Der Standardstatus ist Neu.
      Gültig von/bis Wählen Sie den Zeitraum aus, für den die Bestätigung gültig ist. Die Bestätigung ist vom Beginn des Gültig-ab- Datums bis zum Ende des Gültig-bis- Datums gültig.
      Hinweis:
      Das Gültig ab -Datum darf nicht vor dem aktuellen Datum liegen. Das Gültig-bis- Datum darf nicht nach dem in der Richtlinie definierten Gültig-bis- Datum liegen.
      Anzahl der Tage bis zur Antwort Die Anzahl der Tage, bis zu denen Mitglieder der Zielgruppe antworten müssen.
      Kurzbeschreibung Eine kurze Beschreibung der Richtlinie.
      Registerkarte„Bestätigungsdetails “. Diese Registerkarte zeigt Details und Anforderungen aus der Richtlinie sowie die Referenzmaterial-URL, die während der Bestätigungseinrichtung definiert wurde.
    9. Klicken Sie auf Absenden.
      Die Bestätigungsanforderung kann jetzt an die definierte Zielgruppe gesendet werden.

    Erstellen Sie eine Zielgruppe

    Wenn Sie eine Richtlinienbestätigungsanforderung einrichten, müssen Sie eine Zielgruppe identifizieren, die für die Bereitstellung der Bestätigung verantwortlich ist.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_compliance_admin oder sn_compliance_manager

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Richtlinien und Compliance > Richtlinienbestätigung > Zielgruppe.

      Definieren Sie Zielgruppen für Bestätigungen
    2. Klicken Sie auf Neu.
      Definieren einer neuen Zielgruppe
    3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die neue Zielgruppe ein, und speichern Sie den Datensatz.
    4. Zusätzliche Registerkarten werden angezeigt.

      Definieren von Benutzern und Gruppen in Zielgruppen
    5. Verwenden Sie die drei Registerkarten, um Mitglieder für diese Zielgruppe zu identifizieren.
      OptionBezeichnung
      Benutzer Klicken Sie auf Bearbeiten, und fügen Sie der Zielgruppe einen oder mehrere einzelne Benutzer hinzu.
      Gruppen Klicken Sie auf Bearbeiten, und fügen Sie der Zielgruppe eine oder mehrere vordefinierte Benutzergruppen hinzu.
      Benutzerfilter Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Filter für den Einschluss von Zielgruppenmitgliedern zu definieren. Klicken Sie auf Bearbeiten, um einen vorhandenen Benutzerfilter zu ändern. Sie können Filter zur späteren Verwendung speichern.
    6. Wenn die Zielgruppe definiert wurde, können Sie die Benutzer, Gruppen oder Benutzerfilter einerBestätigungsanforderunghinzufügen.

    Senden Sie eine Bestätigungsanforderung

    Nachdem Sie eine Bestätigungskampagne erstellt haben, können Sie die Bestätigungsanforderung an die definierte Zielgruppe senden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_compliance.user

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Richtlinien und Compliance > Richtlinien und Vorgehensweisen > Meine Bestätigungskampagnen.
    2. Öffnen Sie den Datensatz der Kampagne zur Richtlinienbestätigung (PAC), den Sie an die definierte Zielgruppe übermitteln möchten.
    3. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Bestätigung in der zugehörigen Liste „Bestätigungseinrichtung“ eingerichtet und gespeichert haben.
    4. Klicken Sie auf die zugehörige Liste Bestätigungskampagnen.
    5. Klicken Sie auf Neu.
      Hinweis:
      Die meisten Felder sind vorab mit Daten aus dem Richtliniendatensatz ausgefüllt.
    6. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Hinweis:
      Hier werden nur Feldbeschreibungen bereitgestellt, die zuvor nicht beschrieben wurden.
      Tabelle : 1. Formular „Bestätigungskampagne“.
      Feld Beschreibung
      Nummer Eine automatisch generierte Datensatznummer für die Bestätigung.
      Status
      Gültig von/bis Wählen Sie den Zeitraum aus, für den die Bestätigung gültig ist. Die Bestätigung ist vom Beginn des Gültig-ab- Datums bis zum Ende des Gültig-bis- Datums gültig.
      Hinweis:
      Das Gültig-bis- Datum darf nicht nach dem in der Richtlinie definierten Gültig-bis- Datum liegen.
      Anzahl der Tage bis zur Antwort Die Anzahl der Tage, bis zu denen Mitglieder der Zielgruppe antworten müssen.
      Kurzbeschreibung Eine kurze Beschreibung der Richtlinie.
      Registerkarte„Bestätigungsdetails “. Diese Registerkarte zeigt Details und Anforderungen aus der Richtlinie sowie die Referenzmaterial-URL, die während der Bestätigungseinrichtung definiert wurde.
    7. Klicken Sie auf Absenden.
      Die Schaltfläche Bestätigung anfordern wird angezeigt.
    8. Klicken Sie auf Bestätigung anfordern.
    9. Beachten Sie, dass die folgenden Änderungen auftreten.
      • Der Status der Bestätigungskampagne ändert sich in Bestätigung ausstehend.
      • Bestätigungsdatensätze (ACK) für jedes Mitglied der Zielgruppe werden am unteren Rand des Bildschirms angezeigt.
      • Die Registerkarte Bestätigungsergebnisse zeigt den Fortschritt des Bestätigungsprozesses an. Das heißt, es wird die Gesamtzahl der gesendeten Bestätigungen gemeldet und die Anzahl und Typen der empfangenen Antworten werden laufend erfasst (z. B. Anzahl der akzeptierten, abgelehnten, befreiten usw.).

      Bestätigungsergebnisse
      Hinweis:
      Die Registerkarte Aktivität zeigt Bestätigungsaktivitäten an, wenn sie ausgeführt werden. Der Compliance-Benutzer kann auf das Kontrollkästchen Arbeitsnotizen klicken und Arbeitsnotizen veröffentlichen, um Änderungen nachzuverfolgen. Das Feld Zusätzliche Anmerkungen kann zur Kommunikation mit der Zielgruppe verwendet werden.
      Außerdem erhält jedes Mitglied der Zielgruppe eine E-Mail-Benachrichtigung ähnlich dem folgenden Beispiel.
      Zeigen Sie eine Vorschau der E-Mail an
    10. Nach Ablauf des Bestätigungszeitraums können Sie den Fortschritt der Antworten überwachen, indem Sie zu navigieren Richtlinien und Compliance > Richtlinienbestätigung > Ausstehende Bestätigungen.
    11. Sie können auch alle Zielgruppenmitglieder identifizieren, die die Bestätigungszeitleiste überschritten haben, indem Sie zu navigieren Richtlinien und Compliance > Richtlinienbestätigung > Überfällige Bestätigungen.

    Antworten Sie auf eine Bestätigungsanforderung

    Nachdem Sie als Mitglied einer Zielgruppe identifiziert wurden, um eine Richtlinienbestätigung bereitzustellen, müssen Sie den Datensatz öffnen und überprüfen und ihn dann bestätigen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_grc.business_user, sn_grc.business_user_lite

    Prozedur

    1. Nachdem Sie eine Benachrichtigung erhalten haben, dass Sie eine Richtlinie bestätigen müssen, navigieren Sie zu Richtlinien und Compliance > Richtlinienbestätigung > Meine Bestätigungen.
      Meine Bestätigung
    2. Um die Bestätigung bereitzustellen, öffnen Sie den Datensatz, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus.

      Die verfügbaren Optionen hängen davon ab, wie die Bestätigungsanforderung konfiguriert wurde.

      Die verfügbaren Optionen hängen davon ab, wie die Bestätigungsanforderung konfiguriert wurde.
      • Der Standardstatus der Richtlinienbestätigung ist Neu.
      • Die Richtlinienbestätigung wird in folgenden Fällen auf „ Bestätigung ausstehend“ festgelegt:
        • Die Richtlinienbestätigung hat die als Häufigkeitfestgelegte Zeit erreicht.
        • Die Richtlinienbestätigung hat das Gültig ab-Datum erreicht, wenn es sich um die Ad-hoc-Bestätigung handelt
        • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigung ausstehend, um den Status manuell zu ändern.
      • Die Richtlinienbestätigung befindet sich im Status Geschlossen, wenn:
        • wenn Sie sie manuell in den Status „ Geschlossen “ verschieben
        • er das Gültig-bis- Datum erreicht
      • Der Status wird in folgenden Fällen in „Abbrechen“ geändert :
        • Sie müssen manuell auf die Schaltfläche Abbrechen klicken
        • Wenn die Richtlinienausnahme abgelehnt wird, wird die Bestätigung auf „Abbrechen“ zurückgesetzt

      Die folgenden Optionen sind verfügbar, wenn die Richtlinienbestätigungsinstanz auf andere Status festgelegt ist:

      Akzeptieren
      Wenn die Richtlinie konform ist, klicken Sie auf Akzeptieren.
      Ablehnen
      Wenn die Richtlinie nicht konform ist und die Anforderung so konfiguriert ist, dass Sie die Anforderung ablehnen dürfen, klicken Sie auf Ablehnen.
      Ausnahme anfordern
      Wenn Sie aus irgendeinem Grund nicht antworten möchten und die Anforderung so konfiguriert ist, dass Sie sie abwählen können, klicken Sie auf Ausnahme anfordern.
      Außertariflich
      Ob die Richtlinie genehmigt wird

    Arbeiten Sie mit Bestätigungen über das Service Portal

    Nachdem Sie eine Anforderung zur Bestätigung für eine Richtlinie erhalten haben, haben Sie die Möglichkeit, die Anforderung in Now Platformzu bearbeiten, oder Sie können Ihre Aktionen in ServiceNow Serviceportalausführen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_grc.business_user, sn_grc.business_user_lite

    Prozedur

    1. Navigieren Sie zu ServiceNow Serviceportal.
    2. Navigieren Sie in der Kopfzeile zu GRC > Richtlinienempfangsbestätigungen.
      Serviceportal

      Alle ausstehenden Richtlinienbestätigungsanforderungen, die Ihnen zugewiesen sind, werden angezeigt.

      Meine Richtlinienbestätigungen im Service Portal
    3. Um Details der Anforderung anzuzeigen, klicken Sie auf Ansicht.
      Zeigen Sie eine Anforderung zur Richtlinienbestätigung im Service Portal an
      Hinweis:
      Die Aktionen, die Sie für die Richtlinienbestätigung ausführen können, hängen wie folgt davon ab, wie die Bestätigungskampagne konfiguriert wurde.
      OptionBezeichnung
      Ob die Richtlinie konform ist Klicken Sie auf Akzeptieren.
      Wenn die Richtlinie nicht konform ist und Sie die Anforderung ablehnen dürfen Klicken Sie auf Ablehnen.
      Wenn Sie nicht antworten möchten und sich abmelden möchten Klicken Sie auf Ausnahme anfordern.