Konfigurieren Sie die dynamische Genehmigungskonfiguration für eine Richtlinie mit aktiviertem Redlining

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Richten Sie die dynamische Genehmigungskonfiguration für eine Richtlinie ein, für die Redlining aktiviert ist.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_compliance_ws.corporate_compliance_manager, sn_compliance_ws.corporate_compliance_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Benutzer mit der Rolle „sn_compliance_ws.corporate_compliance_manager“ können dynamische Genehmigungskonfigurationen erstellen, und Benutzer mit der Rolle „sn_compliance_ws.corporate_compliance_user“ verfügen über Leseberechtigung für den Richtliniendatensatz.

    Um die dynamische Genehmigung für das Redlining von Richtlinien zu verwenden, stellen Sie sicher, dass das Redlining-Setup abgeschlossen ist und die Benutzer in der Genehmigerregel über die erforderlichen Rollen für den Dokumentzugriff verfügen. Wenn Redlining aktiviert ist, sollte ein Benutzer die Rolle mp_document_user mit der Rolle sn_grc.business_user oder sn_grc.business_user_lite haben, um auf die Dokumente zuzugreifen.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Richtlinien und Compliance > Compliance-Arbeitsbereich.
    2. Wählen Sie in Compliance Workspacedas Listensymbol aus.
    3. Navigieren zu Compliance-Bibliothek > Meine Richtlinien und öffnen Sie einen Richtliniendatensatz.
      Sie können eine neue Richtlinie erstellen oder einen Richtliniendatensatz öffnen, um die Redlining-Funktion zu aktivieren.
    4. Wählen Sie die zugehörige Liste Richtlinientext aus, um den Inhalt des Richtlinientexts anzuzeigen.
      1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Word-Bearbeitung aktivieren.
      2. Um ein Dokument als Richtlinienbesitzer zu erstellen, wählen Sie in der Liste Word-Bearbeitung aktivieren die Option Neues Dokument erstellen aus.
      3. Geben Sie im Popup Dokument erstellen den Pfad zum Ordner einschließlich des Ordnernamens in das Feld Ordnerlink ein.
      4. Geben Sie den Namen des Dokuments in das Feld Dokumentname ein.
      5. Wählen Sie Erstellen aus.
    5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Überprüfung anfordern.
    6. Wählen Sie Anforderung aus.
    7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfliste für Veröffentlichung abschließen.
      Sie können die Aufgaben in der Veröffentlichungsprüfliste abschließen. Weitere Informationen zu Redlining finden Sie unter Richtlinienerstellung und Redlining in Compliance Workspace.
    8. Wählen Sie Speichern.
    9. Wählen Sie Genehmigung anfordern aus.

      Wenn einer aktiven dynamischen Genehmigungskonfiguration keine Benutzer zugeordnet sind, wird sie nicht als gültige Konfiguration betrachtet. In solchen Fällen gibt die Auswahl von Genehmigung anfordern eine Fehlermeldung zurück: Genehmigungen konnten nicht angefordert werden, da keine übereinstimmende Genehmigungsregel gefunden wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechende Genehmigungsregel für diese Richtlinie hier konfigurieren. Um den Fehler zu beheben, bearbeiten Sie die Konfiguration, und fordern Sie die Genehmigung erneut an.

      Auf der Registerkarte Dokumentzugriff wird die überarbeitete Liste der Benutzer angezeigt, die wie im folgenden Beispiel auf die Richtlinie zugreifen können:
      1. Wenn die Richtlinie zuerst in den Status Genehmigung ausstehend verschoben wird, wird die Genehmigungskonfiguration auf den Richtliniendatensatz angewendet. Wenn die Richtlinie über zwei Genehmigungsebenen verfügt, wird der Dokumentzugriff standardmäßig nur für Benutzer der Ebene 1 bereitgestellt. Gruppenbenutzer der Ebene 1 können über die UI-Aktion Dokumentzugriff anfordern Zugriff erhalten.
      2. Sobald Benutzer der Ebene 1 die Richtlinie genehmigt haben, wird der Dokumentzugriff für Benutzer der Ebene 2 hinzugefügt. Wenn ein Benutzer die Richtlinie auf Ebene 1 ablehnt, wird sie in den Status „ Entwurf “ versetzt.
      3. Wenn die Richtlinie erneut in den Status „ Warten auf Genehmigung “ verschoben wird, wird die nächste Stufe der Genehmigungskonfiguration (z. B. Genehmigungskonfiguration 2) auf den Richtliniendatensatz angewendet. In diesem Fall können alle Benutzer, die zwischen den beiden Ebenen gemeinsam sind und Zugriff auf das Dokument haben, auf die Richtlinie zugreifen, und der Dokumentzugriff wird für die restlichen Benutzer entfernt.

      Die UI-Aktion „Zugriff auf Anforderungsdokument “ ist für Benutzer mit der Rolle „Geschäftsbenutzer“ und „Geschäftsbenutzer Lite“ sichtbar. Wenn Benutzergruppen nicht über diese Benutzerrollen verfügen, können sie nicht auf das Dokument zugreifen. Die Genehmiger haben im Genehmigungsstatus Ansichts- oder Kommentarzugriff.

      Hinweis:
      In der Genehmigungsregel wird der Zugriff nur den einzelnen Benutzern und nicht den Gruppenbenutzern gewährt. Wenn Sie vielen Benutzern in der Gruppe Zugriff gewähren, kann dies zu Leistungsproblemen führen.

      Wenn Sie ein Gruppenbenutzer sind, müssen Sie Dokumentzugriff anfordernauswählen. Die Gruppenbenutzer können sich als einer der Benutzer in der Gruppe anmelden und Request document access(Dokumentzugriff anfordern) auswählen. Den Gruppenbenutzern wird dann der Dokumentzugriff gewährt, und eine Meldung wird angezeigt: Dokumentzugriffsanforderung wurde ausgelöst. Aktualisieren Sie das Dokument, oder versuchen Sie, in einigen Minuten auf das Dokument zuzugreifen.

      Wenn im Genehmigungskonfigurations-Workflow ein Genehmiger die Richtlinie auf einer beliebigen Ebene ablehnt, wird sie in den Status „ Entwurf “ versetzt. Die Registerkarte Dokumentzugriff im Formular zeigt eine Liste der Benutzer an, die Zugriff auf die Richtlinie mit den angezeigten Rollen und Status haben. Nur Benutzer der Ebene 1 können auf den Datensatz zugreifen und ihn überprüfen. Wenn Benutzer der Ebene 1 den Datensatz genehmigen, wird der Dokumentzugriff Benutzern der Ebene 2 gewährt usw.

      Wenn alle Ebenen genehmigt sind, wird die Richtlinie in den Status Veröffentlicht verschoben.
    10. Wählen Sie auf der Registerkarte Richtlinientext die Option In Word öffnen aus.

      Das Word-Dokument wird auf der Registerkarte geöffnet. Auf der Registerkarte Zugriff verwalten des Dokuments können Sie auch die Benutzer anzeigen, die zum Anzeigen des Dokuments berechtigt sind. Die konfigurierte Richtliniengenehmigungsregel wird im Feld Genehmigungsregel angezeigt. Die zugehörige Liste Genehmigungsebenen zeigt Informationen zu Genehmigungsebenen, Benutzern und Status der Genehmigung für den Richtliniendatensatz an.

      Wenn die Richtlinie in einem beliebigen Status abgelehnt wird, wird sie auf den Status „ Entwurf “ zurückgesetzt. Sobald die Richtlinie von den Genehmigern genehmigt wurde, wird sie in den Status Veröffentlicht verschoben.