Verwalten Sie Ihre Dokumente und Arbeitspapiere mit Audit Management als Cloud-Dateien
Sie können Ihre Dokumente und Arbeitspapiere mit Audit Management als Cloud-Dateien verwalten. Mit der Funktion „Dokumentintegration mit Cloud-Dateianbieter“ können Sie eine Verbindung zwischen Cloud-Dateianbietern wie Microsoft OneDrive und ServiceNow®herstellen. Sie können Dokumente und Arbeitspapiere dann als Cloud-Dateien in Microsoft OneDrive verwalten, anstatt sie an den Datensatz anzuhängen.
Ab dem Release Washington DC wird die Dokumentintegrationsfunktion für die Interaktions- und Audit-Aufgabendatensätze unterstützt. Diese Fähigkeit befasst sich mit bestimmten Anwendungsfällen für die Interaktions- und Audit-Aufgabendatensätze in Audit Workspace.
Hauptvorteile von Arbeitspapieren und Dokumentverwaltung mit Microsoft OneDrive
Die Dokumentintegrationsfunktionalität bietet den Benutzern die folgenden Vorteile:
- Stellen Sie eine Verbindung zu den vorhandenen Dokumenten in Microsoft OneDrive her, z. B. Excel, Microsoft PowerPoint -Präsentationen und Microsoft Word -Dokumente usw.
- Markieren Sie ein Dokument als vertraulich.
- Geben Sie die nicht vertraulichen Dokumente für verschiedene GRC Datensätze frei.
- Steuern Sie den Lese- und Schreibzugriff auf die Cloud-Dateien basierend auf den konfigurierbaren Berechtigungen
- Arbeiten Sie mithilfe der Funktion Microsoft OneDrive an den Arbeitspapieren zusammen.
Anwendungsfälle für die Verwaltung der Cloud-Dateien
Die Dokumentintegrationsfunktionalität adressiert die folgenden Anwendungsfälle für die Kunden:
- Bearbeiten und lesen Sie die Dokumente und Arbeitspapiere mit Microsoft OneDrive basierend auf dem konfigurierten Zugriff.
- Stellen Sie eine Verbindung zu den vorhandenen Dokumenten und Arbeitspapieren auf Microsoft OneDriveher.
- Verweisen und verknüpfen Sie die Cloud-Dateien, die bereits mit anderen GRC -Datensätzen verbunden sind.
- Konfigurieren Sie die Cloud-Dateibedingungen im Cloud-Dateikonfigurationsdatensatz. Basierend auf den konfigurierten Bedingungen werden die Aktionsschaltflächen zum Hinzufügen, Entfernen, Referenzieren und Verknüpfen der Datei in der zugehörigen Liste „ Cloud-Dateien “ angezeigt.
- Markieren Sie eine Datei, die nicht von den Datensätzen gemeinsam genutzt werden kann, als vertraulich, oder die entsprechende Cloud-Datei auf Microsoft OneDrive kann mit keinem Datensatz verbunden werden.
- Konfigurieren Sie den Cloud-Dateizugriff, um den Benutzern basierend auf den definierten Bedingungen Lese- und Schreibzugriff zu gewähren.
Rollen, die zum Verwalten der Dokumentintegrationsaufgaben erforderlich sind
Die folgenden Rollen sind erforderlich, um die Dokumentintegrationsaufgaben zu verwalten.
| Rollen | Aufgaben |
|---|---|
| Auditor (sn_audit_ws.auditor) und Audit-Supervisor (sn_audit_ws.Supervisor) | Kann die folgenden Aufgaben ausführen:
|
| Workspace-Administrator (sn_grc_workspace.admin) | Kann den Cloud-Dateizugriff so konfigurieren, dass er den Benutzern basierend auf den definierten Bedingungen Lese- und Schreibzugriff gewährt. |
Hinweis:
Allgemeine Richtlinien zum Verwalten von Dokumenten mit Microsoft Office 365finden Sie unter KB1587297.