Configurer des contacts de tiers

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Configurez vos contacts de tiers afin de pouvoir envoyer des évaluations, résoudre des problèmes et communiquer toute information supplémentaire requise à ces contacts à l’aide de Gestion des risques liés aux tiers.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager et administrateur pour les étapes 4 et 5

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les contacts de tiers sont des utilisateurs externes de l’organisation tierce. Ils utilisent le portail du tiers pour organiser, classer par ordre de priorité et effectuer des tâches en toute sécurité, comme répondre à des questionnaires pour les évaluations, effectuer des tâches et communiquer avec votre personnel d’évaluation des risques concernant les problèmes. Vous autorisez l’accès au portail du tiers et spécifiez les autorisations pour les contacts tiers. Le gestionnaire des risques tiers (TPR) doit contacter un membre de l’équipe ayant le rôle administrateur pour effectuer les étapes 4 et 5.
    Important :
    Le rôle de contact de tiers ne doit être utilisé que pour les contacts externes. Le rôle interdit l’accès à votre Now Platform instance et n’accorde l’accès qu’au portail du tiers.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Gestion des risques liés aux tiers > Tiers > Contacts de tiers pour déterminer si un contact de tiers a déjà été affecté.

      Le nombre de contacts est répertorié pour chaque tiers sur la page Contacts de tiers.

    2. Sur la page Contacts de tiers, sélectionnez un tiers pour afficher la liste des contacts associés.
      • Pour gérer les contacts existants :
        • Sélectionnez chaque contact pour vérifier qu’il est associé au tiers approprié, qu’il est actif et, le cas échéant, qu’il est spécifié comme contact primaire.
          Remarque :
          Les questionnaires, les demandes de documents et les problèmes actuellement affectés au contact sont répertoriés dans l’onglet associé.
        • Si vous n’avez pas le rôle administrateur, demandez à un utilisateur qui l’a de vérifier que le rôle vendor_contact apparaît pour l’utilisateur dans la liste connexe Rôles. Si l’utilisateur disposant du rôle administrateur ne peut pas voir la liste connexe Rôles, il doit passer à l’étape 4. Si l’utilisateur disposant du rôle administrateur ne peut pas voir le rôle vendor_contact répertorié pour l’utilisateur, il doit passer à l’étape 5.
        Remarque :
        Pour plus d’informations sur la gestion des contacts de tiers, reportez-vous à la section Gérer l’accès de vos contacts de tiers.
      • Pour ajouter un contact, sélectionnez Nouveau et procédez comme suit.
      Remarque :
      Il est normal qu’un contact ait le rôle snc_external car le rôle vendor_contact l’inclut.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de contact de tiers
      Champ Description
      Prénom, Nom, E-mail, Titre, Département Informations de contact standard de l’utilisateur de l’organisation tierce.
      ID d'utilisateur ID utilisé pour se connecter à l’instance de portail du tiers.
      Tiers Organisation tierce du contact.
      Langue, fuseau horaire Langue et fuseau horaire préférés de l’utilisateur de l’organisation tierce.
      Actif Option permettant d’activer le contact pour qu’il soit éligible à travailler dans le portail du tiers.
      Contact principal

      Contact de tiers qui peut répondre directement aux questions d’évaluation ou affecter un autre contact du tiers pour répondre aux questions. Ils peuvent également gérer d’autres contacts pour le tiers.
      Remarque :
      Une notification par e-mail est envoyée au nouveau contact de tiers une fois le formulaire envoyé. L’e-mail contient un lien vers le portail du tiers et des informations d’identification de connexion.
    4. Facultatif : Validez le fait que chaque contact a le rôle de contact du fournisseur en ajoutant la valeur Rôles à la page Contact du fournisseur.
      1. Ajoutez la liste connexe Rôles en sélectionnant l’icône d’actions et en sélectionnant Configurer > Listes connexes.
        Ajout d’une liste connexe au formulaire.
      2. Déplacez la liste connexe Rôles vers la liste Sélectionné, puis sélectionnez Enregistrer.

        Ajout de l’en-tête Rôles à la liste connexe.

    5. Facultatif : Accordez aux contacts de tiers l’accès au portail du tiers en sélectionnant Modifier et en ajoutant vendor_contact à la liste des rôles.

      Affectation du rôle vendor_contact à un contact de tiers.

      Avertissement :
      Si l’utilisateur dispose d’autres rôles, tels que snc_internal, il peut également se connecter à votre plateforme et avoir une visibilité sur les enregistrements critiques.