サプライヤーオンボーディング Playbook を使用したサプライヤーのオンボーディング

Playbook の概要

Playbook は、サプライヤーのオンボーディングのためのステップバイステップのガイダンスを提供します。プレイブックは、ワークフローをシンプルなタスク指向のビューとして視覚化します。プレイブックのワークフローは通常、Process Automation Designer を使用して作成されます。

Playbook はワークフローを実行し、複数のステージに分割します。Playbook の各ステージには、サプライヤーオーナーまたはサプライヤーマネージャーが完了する 1 つ以上のアクティビティまたはステップが含まれています。ステージには、ステージまたはアクティビティが完了したときにサプライヤー連絡先にメールを送信するなど、自動化されたアクティビティを含めることもできます。詳細については、「 Playbook の操作」を参照してください。

Playbook を使用すると、サプライヤーオーナーまたはサプライヤーマネージャーは次のことができます。

Playbook のステージとアクティビティを表示する。
各アクティビティまたはステップの現在のステータスを表示するステータスインジケーターを表示します。
ワークフローの現在のステージを示すチェックボックスを表示します。
アクティビティを選択し、そのアクティビティを完了するために必要な作業を実行する。
アクティビティを完了としてマークし、次のアクティビティまたはステージに移動する。
ケースを完了するために必要なステージとアクティビティを完了する。

サプライヤーオンボーディング Playbook

サプライヤーオンボーディング Playbook を使用して、新しいサプライヤーをオンボーディングできます。サプライヤーオンボーディング Playbook には、サプライヤーオーナーまたはサプライヤーマネージャーがオンボーディングプロセス中に実行できるアクティビティとタスクが記載されています。

サプライヤーオンボーディング Playbook は、[サプライヤーのオンボーディング] ケースタイプを使用して作成されたケースで使用できます。

サプライヤーオンボーディング Playbook は、の Source-to-Pay ワークスペース[ケースの詳細] ページの [Playbook] タブに表示されます。

サプライヤーオンボーディング要求を送信すると、アプリケーションによって [サプライヤーのオンボーディング] タイプの新しいケースが作成され、[ケースの詳細] ページが開きます。[ Playbook ] タブを選択し、Playbook を使用してサプライヤーのオンボーディングプロセスを開始できます。サプライヤの作成の詳細については、次を参照してくださいサプライヤーの追加。

サプライヤーオンボーディング Playbook には、次のステージが含まれています。

表 : 1. サプライヤーオンボーディング Playbook のステージ
ステージ	説明
登録	サプライヤーを登録するアクティビティが含まれます。登録プロセスのアクティビティの 1 つとして、サプライヤーオンボーディング Playbook は [銀行情報の提供] タスクと [サプライヤープロファイルの検証/更新] タスクを作成します。これらのタスクは両方とも、[サプライヤーのオンボーディング] ケースの [ サプライヤータスク ] タブに表示されます。サプライヤー担当者は、これらのタスク Supplier Collaboration Portalをで手動で完了する必要があります。これらのタスクが完了すると、サプライヤーオーナーまたはサプライヤーマネージャーは、サプライヤーオンボーディングプロセスを続行できます。
認定	認定ステージでは、リスクアセスメントを実行するか、アセスメントなしで続行するかの選択肢が表示されます。[リスクアセスメントの決定] アクティビティで、[ リスクアセスメントを実行] を選択した場合。インストールしたプラグインに応じて、Playbook はデューデリジェンスタイプのリスクアセスメントレコードまたはサプライヤーケースを作成します。デューデリジェンスケースは、親の Onboard new supplier ケースの子ケースです。リスク評価またはデューデリジェンスケースレコードを表示するには、リスクアセスメントの完了を待機するアクティビティで、レコードの表示を選択してリスクアセスメントの実行 Playbook を開きます。リスクアセスメントの実行 Playbook を完了します。注: [リスクアセスメントの意思決定] アクティビティで [ アセスメントなしで続行] を選択すると、Playbook は他のすべてのアクティビティをスキップし、[サプライヤーが制限されていないことを確認] アクティビティを表示します。
アクティベーション	オンボーディングされるサプライヤーをアクティブ化するアクティビティが含まれます。 [リスクアセスメントの実行 (Perform risk assessments)] Playbook のすべてのアクティビティを完了したら、サプライヤーオンボーディング Playbook の [アクティベーション] ステージのアクティビティを引き続き実行できます。 [サプライヤーのオンボーディング (Onboard a Supplier)] ケースが調達要求から作成された場合、サプライヤーオンボーディング Playbook によってオンボーディング承認タスクが作成されます。サプライヤーオーナーまたはサプライヤーマネージャーは、サプライヤーオンボーディングプロセスを続行するために、この承認タスクを完了する必要があります。このステージのすべてのアクティビティを正常に完了すると、オンボーディングが正常に完了したことを知らせるウェルカムメールがサプライヤーに送信されます。
却下	サプライヤーを却下するアクティビティが含まれます。サプライヤーオンボーディングプロセス中に [却下 ] を選択すると、[却下] ステージが表示されます。サプライヤーをオンボーディングするプロセスを却下するには、アクティビティを完了する必要があります。サプライヤーを却下する場合は、却下の正当な理由を入力する必要があります。サプライヤーを却下すると、サプライヤーの主要担当者に却下について通知するメールが送信され、[サプライヤーのオンボーディング (Onboard a Supplier)] ケースのステータスが [却下してクローズ] に更新されます。

リスクアセスメント Playbook を実行

リスクアセスメントの実行 Playbook には、オンボーディングするサプライヤーのリスクアセスメントを実施できるようにするアクティビティが含まれています。

リスクアセスメント実行 Playbook でトリガーされるフローのタイプは、インストールしたプラグインによって異なります。


インストール済みプラグイン	Playbook フロー
Supplier Lifecycle Operations のリスクアセスメント統合 [sn_supplier_tprm]	プラグインのみ sn_supplier_tprm をインストールした場合、リスクアセスメント実行 Playbook は、リスクアセスメントを作成してサプライヤーの適格性を検証するアクティビティを含むフローをトリガーします。このフローでは、次の処理が行われます。 Playbook によってリスクアセスメントレコードが作成されます。リスクアセスメントレコードが [リスクアセスメント ] タブに一覧表示されます。サプライヤーオーナーまたはサプライヤーマネージャーは、これらのレコードをサードパーティリスク (TPR) 査定人にアサインします。 TPR 査定人は、サプライヤー連絡先にアセスメントをアサインします。サプライヤー担当者がログイン Supplier Collaboration Portal し、リスクアセスメントと階層アセスメントを完了します。詳細については、「からリスクアセスメントを完了する Supplier Collaboration Portal」を参照してください。サプライヤーマネージャーは、リスクアセスメント結果データを他のデータと組み合わせて使用し、オンボーディングプロセスを続行するかキャンセルするかを決定します。アセスメントが完了したら、[ アクティブ化 ] ステージのアクティビティの完了に進むことができます。
Supplier Lifecycle Operations のリスクアセスメント統合 [sn_supplier_tprm] GRC:サードパーティリスクデューデリジェンス [sn_tprm_dd]	とsn_tprm_ddプラグインの両方sn_supplier_tprmをインストールしている場合、リスクアセスメントの実行 Playbook は、デューデリジェンス要求を作成し、固有のリスクに関するアンケート (IRQ) アセスメントを完了し、サードパーティまたはエンゲージメントのリスクアセスメントを実施するアクティビティを含むフローをトリガーします。このフローでは、次の処理が行われます。 Playbook はデューデリジェンス要求を作成します。このアクティビティのフィールドの詳細については、「」を参照してください Request due diligence for a third-party engagement。サプライヤーマネージャーは、詳細を入力し、デューデリジェンス要求を TPR マネージャーにアサインして、要求を送信する必要があります。注: デューデリジェンス要求ごとに、プリフィックス DDR で始まる一意の ID 番号が自動的に割り当てられます。サプライヤーマネージャーは、TPR マネージャーにアサインされるデューデリジェンス要求を入力して送信します。デューデリジェンス要求が TPR マネージャーによって承認されると、固有リスクアンケート (IRQ) が TPR 査定人 (内部ステークホルダー) に送信されます。 TPR 査定人が完了した IRQ を送信すると、デューデリジェンスプロセスが開始されます。デューデリジェンスプロセスでは、2 つのリスクアセスメントが作成され、それぞれに外部デューデリジェンスアンケートが含まれています。1 つはサードパーティ用、もう 1 つはエンゲージメント用です。サプライヤー担当者が Supplier Collaboration Portal から外部アンケートを完了して送信すると、TPR マネージャーがアンケートに目を通し、デューデリジェンス要求を承認します。契約レコードは承認とともに作成されます。契約レコードが承認されると、リスクレコードが最終評価で更新されます。サプライヤーマネージャーがリスク評価を承認すると、デューデリジェンス要求が正常に処理および承認されたことを伝えるメールが要求者に送信されます。サプライヤーマネージャーがデューデリジェンス要求 (ケース) をクローズします。ケースがクローズされたら、アクティベーションステージのアクティビティの完了に進むことができます。デューデリジェンスワークフローの詳細については、「」を参照してください Due diligence workflow。

プレイブックアクション

サプライヤーオンボーディングプロセスでは、アクティビティごとに異なるユーザー入力が必要です。たとえば、サプライヤーオンボーディングプロセス中に次のオプションを選択できます。

表 : 2. サプライヤーオンボーディング Playbook アクション
アクション	説明
オンボーディングを続行	オンボーディングプロセスを続行します。
新しい要求の作成	新しいデューデリジェンス要求を作成します。
更新	アクティビティに更新を適用します。
完了としてマーク	アクティビティを完了としてマークします。
送信	アクティビティを送信します。
スキップ	現在のアクティビティをスキップして次のアクティビティに移動します。
レコードを表示	レコードを開きます。
データのインポート	任意のサードパーティアプリケーションからサプライヤーデータをインポートします。
再起動	アクティビティを最初から再開します。
承認	現在のアクティビティを承認して、次のアクティビティに進みます。
却下	サプライヤーオンボーディングプロセスを停止し、[却下] ステージを開きます。