Gestion du processus de demande de diligence raisonnable

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 6 minutes de lecture

    • Dans l’onglet Détails, vous pouvez afficher et ajuster les informations de la demande de diligence raisonnable. Vous pouvez également consigner des commentaires externes et des notes de travail privées, joindre des fichiers et suivre les mises à jour des demandes dans le flux d’activité.

    L’onglet Détails d’une demande de diligence raisonnable affiche des informations dans les sections suivantes :

    Demande de diligence raisonnable d'un tiers

    Tableau 1. Demande de diligence raisonnable d'un tiers
    Champ Description
    Numéro

    Pour chaque demande de diligence raisonnable, le système attribue automatiquement un numéro d’identification unique qui commence par le texte DDR.
    État État actuel dans le processus de diligence raisonnable : IRQ, diligence raisonnable externe, approbation, risque de contrat ou clôturé.
    Type de demande
    • Intégrez un nouvel engagement. Démarrez le processus d’intégration pour un nouvel engagement avec un tiers existant.
    • Réévaluez un engagement existant. Réévaluez un engagement existant lorsque les conditions changent. Par exemple, supposons que vous entendiez des nouvelles défavorables ou que vous ayez des changements dans les lignes d’approvisionnement de votre tiers. Vous voudrez peut-être réévaluer le risque en effectuant une diligence raisonnable supplémentaire.
    • Réévaluez un engagement existant pour le renouvellement du contrat. Réévaluez le risque avant que votre organisation ne renouvelle le contrat avec un tiers actuel ou un engagement en effectuant une diligence raisonnable.
    • Séparation d’un engagement avec diligence raisonnable. Déterminez si la séparation (résiliation de la relation) avec un engagement est le meilleur plan d’action en effectuant une diligence raisonnable. Par exemple, il peut être trop risqué de changer de tiers ou d’engagements, même si leurs performances actuelles ne répondent pas aux attentes.
    • Séparation d’un engagement sans diligence raisonnable. Demandez qu’un engagement soit définitivement résilié à la fin d’un engagement ou que vous souhaitez passer à un autre tiers pour d’autres raisons. Dans ce cas, vous n’avez généralement pas besoin de faire preuve de diligence raisonnable supplémentaire. Le processus comprend toutefois le processus normal de questionnaire sur les risques inhérents (QIR) pour confirmer que les services fournis dans le cadre de la mission ne se poursuivront plus.
    Priorité Priorité de la demande.
    • 1 - Critique
    • 2- Élevé
    • 3 – Modéré
    • 4 – Faible
    • 5 - En préparation
    Tiers Tiers auquel la demande est associée.
    Dépense annuelle Argent dépensé auprès de l’organisation tierce au cours d’une année.
    Engagement

    Engagement auquel la demande est associée.

    Remarque :
    Une fois la demande de diligence raisonnable soumise par le demandeur, le gestionnaire TPR ou le propriétaire de la demande de diligence raisonnable peut mettre à jour ce champ sur un engagement existant en sélectionnant l’icône de loupe. Cela permet d’éviter d’intégrer des engagements existants.
    Ignorer le processus de risque du contrat Option permettant d’ignorer le processus de gestion des risques contractuels.
    Lorsque vous cochez la case, vous contournez l’état de négociation du contrat . Les champs Date de début du contrat et Date d’expiration du contrat sont remplacés par Date de début de l’engagement et Date d’expiration de l’engagement. Consultez Processus de risque du contrat.
    Remarque :
    Une fois la demande approuvée par le gestionnaire des risques tiers (TPR), celle-ci n’est pas envoyée aux négociateurs du contrat et la demande est fermée.
    Ouvert par Créateur de la demande.
    Ouverts Date d’ouverture de la demande.
    Date de début du contrat, date d’expiration Dates préférées pour le début et la fin des interactions avec l’engagement.
    Date de début de l’engagement, date d’expiration de l’engagement Dates préférées pour le début et la fin des interactions avec l’engagement.
    Évaluateur IRQ Utilisateur de votre organisation qui répond à l’IRQ. Consultez Gestion des processus IRQ.
    Négociateur de contrat Utilisateur de votre organisation qui prépare, négocie et approuve le contrat.
    Groupe d'affectation

    Groupe qualifié de personnes disponibles pour travailler sur la demande.

    Pour les nouvelles demandes, le groupe d’affectation est défini sur les assignateurs de demandes de diligence raisonnable. Le système envoie une notification par e-mail à tous les utilisateurs du groupe spécifié dans le groupe d’affectation. Le message indique que la demande a été reçue et qu’elle se trouve dans l’état Nouveau . Le message inclut également un lien vers la page de détails de la demande.

    Sur le formulaire de demande de diligence raisonnable :

    • N’importe quel membre du groupe peut sélectionner M’affecter ou définir le champ Propriétaire sur n’importe quel autre membre du groupe.
    • Un gestionnaire TPR ou un évaluateur TPR peut effacer le champ Groupe d’affectation ou modifier la valeur pour la sélectionner parmi différents évaluateurs TPR dans la liste de sélection du propriétaire .
    Propriétaire

    Il incombe aux propriétaires de confirmer que l’évaluation est effectuée en temps opportun par le tiers, d’examiner ses réponses et de créer et de résoudre les problèmes. Pour mener l’évaluation jusqu’à son terme, les propriétaires sont informés lorsqu’une évaluation atteint un jalon particulier. Le propriétaire doit avoir le rôle de gestionnaire ou d’évaluateur TPR.
    Description brève, Description Description de la demande afin d’aider d’autres personnes à comprendre l’intention et les exigences du créateur.

    Informations de base sur un tiers

    Tableau 2. Informations de base sur un tiers
    Champ Description
    Nom du tiers Nom du tiers auquel la demande est associée.
    Numéro DUNS Identificateur numérique unique pour l’entité commerciale unique. Un numéro DUNS n’est pas légalement requis pour une entreprise.
    Rue, Ville, État/Province, Code postal, Pays, Téléphone, Fax Coordonnées standard de l’organisation tierce.
    Site web URL pour le tiers.
    Type Type de tiers.
    Secteur Secteur dans lequel le tiers est impliqué.
    Prénom, Nom, Titre, E-mail, Téléphone Coordonnées standard du contact du tiers.

    Informations de base sur un engagement

    Tableau 3. Informations de base sur un engagement
    Champ Description
    Nom de l'engagement Nom de l’engagement auquel la demande est associée.
    Type Type de produit ou de service pour cet engagement.
    Utiliser l'adresse de l'entreprise Option permettant d’utiliser la même adresse d’entreprise que le tiers.

    Lorsque vous cochez la case, remplissez automatiquement les champs connexes avec les coordonnées de l’organisation tierce.
    Rue, Ville, État/Province, Code postal, Pays, Téléphone, Fax Informations de contact standard de l’organisation responsable de l’engagement.
    Utiliser le même contact Option permettant d’utiliser les mêmes informations de contact que le tiers.

    Lorsque vous cochez la case, les champs connexes sont remplis automatiquement avec les informations de contact du tiers.
    Prénom, Nom, Titre, E-mail, Téléphone Coordonnées standard du contact d’engagement qui répondra aux questionnaires.

    Cotes de risque

    Les champs sont renseignés automatiquement en fonction de l’étape actuelle du processus IRQ de la demande.

    Champ Description
    Cote d'évaluation inhérente Évaluation déterminée par le processus IRQ.
    Cote des renseignements sur les risques Évaluation déterminée par les données provenant d’un fournisseur de services de renseignements sur les risques.
    Cote d'évaluation de tiers Notation déterminée par les réponses au cours du processus d’évaluation externe.
    Cote de l'engagement Évaluation déterminée pour l’engagement.

    Résumé de l'avancement

    État des processus de diligence raisonnable. Les champs sont renseignés automatiquement en fonction de l’étape actuelle de chaque évaluation pour la demande de diligence raisonnable.
    • Évaluation des risques inhérente
    • Évaluation de risque de tiers
    • Évaluation des risques de l’engagement

    Composer, Activité, Pièces jointes

    La section Composer de l’onglet Détails vous permet d’ajouter définitivement du texte à l’enregistrement. La section Activité est mise à jour avec toutes les actions sur les problèmes et les tâches, les soumissions aux contacts TP, ainsi que les notes de travail et les commentaires que les utilisateurs ajoutent à l’enregistrement. Ajoutez du texte dans les champs suivants selon vos besoins :
    • Notes de travail (privées) : informations sur l’évaluation des risques de tiers. Les notes de travail ne sont visibles que par les utilisateurs internes affectés au processus.
    • Commentaires : les commentaires sur l’évaluation des risques de tiers sont visibles à la fois par les utilisateurs internes et par les contacts de tiers.