Gestion du processus de risque contractuel

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 8 minutes de lecture

    • Protégez les intérêts de votre organisation, en tant que négociateur du contrat de tiers de risque, souvent le conseiller juridique de l’entreprise, en incorporant des dispositions contractuelles spécifiques afin que vous puissiez faire face aux risques identifiés à l’aide de l’application Gestion des risques liés aux tiers .

    Si un contrat est en cours de négociation avec l’engagement ou un tiers, la demande de diligence raisonnable entre dans l’état du processus de risque du contrat une fois que toutes les approbations ont été traitées. Si vous êtes le négociateur du contrat désigné, vous recevez une notification par e-mail automatisé lorsque toutes les approbations ont été traitées.
    Remarque :
    Le rôle [sn_vdr_risk_asmt.contract_negotiator] est requis et votre négociateur de contrat effectue toutes les actions à l’aide de l’interface Espace de travail de gestion des fournisseurs utilisateur ou VRM classique.
    Vous pouvez afficher toutes les demandes de diligence raisonnable en attente pour le négociateur, les tâches et les problèmes en accédant à la page Tâche.

    Pour afficher la page Tâche, sélectionnez Espaces de travail > Vendor Management Workspace, puis sélectionnez l’icône de tâche Icône de tâche..

    Pour afficher vos demandes affectées, sélectionnez Demandes de diligence raisonnable pour le négociateur.

    Pour afficher les demandes de diligence raisonnable pour Négociateur dans l’interface VRM utilisateur classique, sélectionnez Tout > Libre-service > Gestion des risques liés aux tiers > Demandes de diligence raisonnable > Mes demandes dans le processus de contrat

    À partir de cette vue, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
    • Passez en revue les réponses au questionnaire interne.

      Accédez à la page d’enregistrement de demande de diligence raisonnable en sélectionnant le numéro DDR . Vous pouvez consulter les réponses au questionnaire interne connexes en sélectionnant le numéro INA dans l’onglet Évaluation des risques inhérents . Pour plus d'informations, consultez Gestion des processus IRQ.

    • Passez en revue les scores des renseignements sur les risques.

      Accédez à la page d’enregistrement de demande de diligence raisonnable en sélectionnant le numéro DDR . Vous pouvez afficher les scores d’intelligence sur les risques connexes en sélectionnant l’onglet Scores d’intelligence sur les risques . Pour plus d'informations, consultez Affichage des scores des renseignements sur les risques.

    • Examinez les réponses au questionnaire externe et les documents justificatifs.

      Accédez à la page d’enregistrement de demande de diligence raisonnable en sélectionnant le numéro DDR . Affichez les réponses au questionnaire externe connexes et les documents justificatifs en sélectionnant le numéro VRA dans l’onglet Évaluation des risques de tiers . Pour plus d'informations, consultez Gestion de l’évaluation des risques de tiers (externe).

    Remarque :
    Pour en savoir plus sur les processus du workflow de diligence raisonnable, reportez-vous à la rubrique Workflow de diligence raisonnable pour plus d’informations.
    Processus de risque du contrat (uniquement si l’engagement est contractuel)

    Si l’engagement comprend un contrat, en tant que négociateur du contrat, vous préparez le contrat et effectuez les actions suivantes :

    1. Accédez à toutes les données générées au cours des processus de demande, d’IRQ, de diligence raisonnable et d’approbation pour concevoir et régler le contrat, et évaluez les éléments suivants :
      • Réponses et commentaires initiaux au questionnaire sur les risques inhérents (IRQ) par l’évaluateur des risques du tiers. Pour plus d'informations, consultez Gestion des processus IRQ.
      • Données sur les risques provenant des fournisseurs de renseignements sur les risques. Pour plus d'informations, consultez Affichage des scores des renseignements sur les risques.
      • Réponses aux questionnaires de tiers et aux questionnaires d’engagement. Pour plus d'informations, consultez Gestion de l’évaluation des risques de tiers (externe).
      • Problèmes et tâches pour les contacts de tiers qui vous ont été affectés par le gestionnaire des risques du tiers. Les problèmes et les tâches affectés sont répertoriés sur la page des tâches.
    2. Une fois le contrat entièrement signé par toutes les parties (exécuté), joignez le contrat et activez l’engagement en sélectionnant Contrat exécuté , puis effectuez les actions suivantes dans l’onglet Détails de la page d’enregistrement de demande de diligence raisonnable :
      1. Définissez la date de début du contrat pour l’engagement.
      2. Définissez la date de début du contrat pour le tiers si elle n’a pas été définie précédemment.
      3. Définissez la date d’expiration du contrat de l’engagement à la date de fin demandée.
      4. Mettre à jour l’état de la demande de diligence raisonnable de Processus de risque du contrat à Contrat d’engagement exécuté

    Une fois le contrat exécuté, les champs Date de début du contrat et Date d’expiration du contrat sont en lecture seule et peuvent être consultés à partir de l’onglet Détails pour le tiers et l’engagement dans le .Espace de travail de gestion des fournisseurs

    Remarque :
    Après avoir ouvert une tâche affectée, sélectionnez Parcourir dans la section Pièces jointes pour sélectionner et ajouter un contrat.

    Suivez le même processus à l’étape 2 pour activer un engagement pour les demandes de diligence raisonnable, intégrer un engagement et réévaluer un engagement pour le renouvellement du contrat.

    Processus de risque du contrat (le contrat est ignoré)

    Si l’engagement ne nécessite pas de contrat, vous pouvez ignorer le contrat en sélectionnant Ignorer le contrat dans l’onglet Détails de la page d’enregistrement de la demande de diligence raisonnable.

    Les modifications suivantes ont lieu :
    1. La date de début du contrat est changée en date de début de l’engagement.
    2. La date de fin du contrat est remplacée par la date d’expiration de l’engagement.
    3. Un champ Justification obligatoire s’affiche. Entrez une explication pour ignorer le contrat.
    4. L’état de la demande de diligence raisonnable est mis à jour de Processus de risque du contrat vers Processus de risque du contrat ignoré.
    5. Une fois que le propriétaire ferme la demande, l’engagement est actif.
    Remarque :
    Dans ce contexte, ignorer est une façon de ne pas participer intentionnellement au processus de risque du contrat qui était initialement planifié ou attendu.

    Les exemples suivants montrent la date de début et d’expiration du contrat avant et après avoir sélectionné le processus Ignorer le risque du contrat.

    Figure 1. Exemple de la vue avant de sélectionner le processus Ignorer le risque du contrat
    Date de début et d’expiration du contrat avant que vous ne sélectionniez le processus Ignorer le risque du contrat.
    Figure 2. Exemple de vue après avoir sélectionné le processus Ignorer le risque du contrat
    Date de début et d’expiration de l’engagement une fois que vous avez sélectionné le processus Ignorer le risque du contrat.
    Remarque :
    Si le gestionnaire ou le propriétaire des risques tiers sélectionne l’option Ignorer le processus de risque du contrat au cours du processus de diligence raisonnable, le négociateur du contrat affecté n’en est pas informé et l’état du processus de risque du contrat est ignoré. Un approbateur et un propriétaire peuvent mettre à jour la sélection du processus Ignorer le risque du contrat jusqu’à ce que le processus d’approbation soit terminé. Pour plus d’informations sur ce processus, reportez-vous à la section Gestion du processus de demande de diligence raisonnable.

    L’exemple suivant montre les sélections disponibles et l’emplacement où apparaît la zone de justification requise.

    Figure 3. Exemple de sélections disponibles et justification requise
    Champs Sélections et justification requise.
    Processus de risque du contrat (non contractuel, l’engagement d’intégration est rejeté)

    Si un problème ne peut pas être résolu ou si la demande de diligence raisonnable est annulée, vous pouvez rejeter l’engagement en sélectionnant Non contracté dans l’onglet Détails de la page d’enregistrement de la demande de diligence raisonnable.

    Les actions suivantes ont lieu :
    1. Un champ Justification obligatoire s’affiche. Vous devez saisir une explication pour rejeter l’engagement.
    2. L’état de la demande de diligence raisonnable est mis à jour de Processus de risque du contrat à Sans contrat.
    3. Une fois que le propriétaire ferme la demande, la demande de diligence raisonnable passe de Non contractuelle à Rejetée.
    4. Toutes les personnes concernées sont informées que l’engagement n’est pas contractuel et que l’intégration est rejetée.

    Le propriétaire peut rouvrir la demande et l’état de la demande de diligence raisonnable est mis à jour vers l’état Prêt pour l’approbation TPRM .

    Processus de risque du contrat (contrat résilié)
    Lorsque l’engagement est en cours de séparation et qu’un contrat n’est plus nécessaire, vous pouvez approuver la résiliation du contrat en sélectionnant Contrat terminé. Les actions suivantes ont alors lieu :
    1. L’état de la demande de diligence raisonnable est mis à jour de Processus de risque du contrat à Contrat terminé.
    2. La date d’arrêt est mise à jour avec la date actuelle.
    Processus de risque du contrat (contrat non résilié)

    Si l’engagement est en cours de séparation (relation terminée) et que le contrat ne peut pas être résilié, vous pouvez rejeter la demande en sélectionnant Contrat non résilié dans l’onglet Détails de la page d’enregistrement de la demande de diligence raisonnable.

    Les actions suivantes ont alors lieu :
    1. Un champ Justification obligatoire s’affiche. Vous devez saisir une explication pour rejeter la demande.
    2. L’état de la demande de diligence raisonnable est mis à jour de Processus de risque du contrat à Contrat non terminé.
    3. Une fois que le propriétaire a fermé la demande, l’engagement est rejeté et toutes les parties prenantes sont informées que le contrat n’est pas résilié.
    Processus de risque du contrat (contrat non renouvelé)

    Si l’engagement est en cours d’examen en vue d’un renouvellement et que le contrat ne peut pas être renouvelé, vous pouvez rejeter l’engagement en sélectionnant Contrat non renouvelé.

    Les actions suivantes ont alors lieu :
    1. Un champ Justification obligatoire s’affiche. Vous saisissez une explication pour rejeter l’engagement.
    2. L’état de la demande de diligence raisonnable est mis à jour de Processus de risque du contrat à Contrat non renouvelé.
    3. Une fois que le propriétaire ferme la demande, l’engagement est rejeté et toutes les parties prenantes sont informées que le contrat n’est pas renouvelé.
    Processus de risque contractuel (demande de diligence raisonnable supplémentaire)

    Si vous avez besoin d’une diligence raisonnable supplémentaire, vous pouvez refuser l’engagement en sélectionnant Demander une diligence raisonnable supplémentaire dans l’onglet Détails de la page d’enregistrement de la demande de diligence raisonnable.

    Les actions suivantes ont alors lieu :
    1. Un champ Justification obligatoire s’affiche. Vous devez saisir une explication pour demander une diligence raisonnable supplémentaire.
    2. L’état de la demande de diligence raisonnable est mis à jour de Processus de risque du contrat à Diligence raisonnable.
    3. Une fois que le propriétaire a fermé la demande, elle est mise à jour vers l’état du processus de diligence raisonnable et toutes les parties prenantes sont informées que l’engagement nécessite une diligence raisonnable supplémentaire.
    4. Vous, en tant que négociateur du contrat, ou le propriétaire pouvez rouvrir l’évaluation et joindre un nouveau questionnaire pour relancer le processus.

    Une fois le processus de gestion des risques du contrat terminé, le propriétaire reçoit une notification par e-mail. Seul le gestionnaire ou le propriétaire des risques liés au tiers peut fermer une demande de diligence raisonnable.

    Remarque :
    Pour plus d’informations sur l’affichage des contrats associés aux demandes de diligence raisonnable, reportez-vous à la section Accès aux demandes DD qui sont dans le processus de risque du contrat.