Créer et associer un document de texte de politique dans Microsoft OneDrive et Google Drive

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Créez et activez la politique avec la fonctionnalité d’annotation. Lorsque vous créez une telle stratégie, un autre enregistrement est créé dans une table interne qui enregistre l’historique des versions de la stratégie.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst ; mp_document_user

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Politique et Conformité > Espace de travail Compliance.
    2. Dans le Conformité de l'espace de travail, sélectionnez l’icône Liste (icône Listes).
    3. Accédez à la Bibliothèque de conformité > Mes politiques.
      Vous pouvez créer une nouvelle politique ou ouvrir un enregistrement pour activer la fonctionnalité d’annotation.
    4. Sélectionnez une politique à ouvrir.
    5. Pour Microsoft OneDrive, sélectionnez la liste connexe Texte de politique pour afficher le contenu du texte de politique.
      1. Sélectionnez le bouton Activer la modification de documents .
        Si la politique est à l’état Brouillon, le propriétaire de la politique peut seul créer un document ou associer un à partir de pour permettre au texte de Microsoft OneDrive la politique d’être modifié par les approbateurs, les réviseurs et les contributeurs.
      2. Pour créer un document en tant que propriétaire de politique, sélectionnez Créer un document dans la liste Activer la modification de document .
      3. Entrez le chemin d’accès au dossier dans lequel se trouve le document dans le champ Emplacement du dossier .
        Par exemple, GRC/Folder.
      4. Saisissez le nom du document dans le champ Nom du document .
      5. Sélectionnez Créer.
      6. Actualisez la page pour que le texte de politique s’affiche.
      7. Pour afficher le document créé, Accédez au document résidant dans le Google Drive dossier du compte.
    6. Pour Google Drive, sélectionnez une liste connexe Texte de politique pour afficher le contenu du texte de politique.
      1. Sélectionnez le bouton Activer la modification de documents .
        Si la politique est à l’état Brouillon , le propriétaire de la politique peut seul créer un document ou associer un document à partir de afin d’activer la modification du texte de Google Drive politique par les approbateurs, les réviseurs et les contributeurs.
      2. Pour créer un document en tant que propriétaire de politique, sélectionnez Créer un document dans la liste Activer la modification de document .
      3. Copiez le lien du dossier partageable à partir de Google Drive et collez-le dans le champ Lien du dossier de la fenêtre contextuelle Créer un document.
        Pour obtenir le lien du dossier, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document dans Google Drive, sélectionnez l’icône Actions supplémentaires . Sélectionnez Partager et copier le lien.
      4. Saisissez le nom du document dans le champ Nom du document .
      5. Sélectionnez Créer.
        Lorsque vous sélectionnez Créer, le document est créé dans le dossier du Google Drive compte que vous avez fourni. Si vous fournissez un lien vers un dossier partagé, vous devez disposer d’un accès en modification pour créer un fichier dans ce dossier.
      6. Pour afficher le document créé,
    7. Pour afficher les utilisateurs qui disposent d’un accès en lecture ou en écriture au , accédez à la liste connexe Accès au document.
    8. Pour créer un autre ou vous connecter à un autre pour une politique activée pour l’annotation, cliquez sur le bouton Modifier le document.
      • Pour créer un autre , sélectionnez Créer un document qui ouvre la fenêtre contextuelle Créer un .
      • Pour vous connecter à un , sélectionnezConnecter un document existant qui ouvre une fenêtre contextuelle Connecter un existant.
    9. Pour mettre à jour le contenu du dans le champ de texte Politique, cliquez sur le lien Mettre à jour sous le lien du document.
    10. Si la politique a été rédigée et est terminée, le propriétaire de la politique peut demander une révision en cliquant sur le bouton Demander une révision .
    11. Saisissez un message pour les réviseurs dans la fenêtre contextuelle Demander une révision.
    12. Sélectionnez Demander.
      En tant que réviseur, vous pouvez consulter la politique, si elle est prête à être examinée, lorsque vous vous connectez à Mes tâches en attente dans la vue Tâches.
    13. Cliquez sur le bouton Soumettre la révision .
      Vous pouvez examiner le texte de politique, ajouter un commentaire dans la fenêtre contextuelle Soumettre la révision et l’envoyer.
    14. Pour prévisualiser le et obtenir la dernière mise à jour une fois que vos collaborateurs l’ont modifiée, cliquez sur le lien Mettre à jour dans l’onglet Texte de la politique.
      En tant que propriétaire de politique, vous pouvez modifier le contenu du document dans Microsoft OneDrive l’un Google Drive ou l’autre ou pour maintenir une synchronisation entre le document dans le cloud et le champ de texte de politique de la politique.

      Toutes les activités entre le propriétaire de la politique et les réviseurs sont capturées dans l’onglet Activité de la liste connexe Détails . Si tous les réviseurs ont terminé la révision, le propriétaire de la politique peut remplir la liste de vérification de publication.

    15. Sélectionnez le bouton Terminer la liste de vérification de publication .
      Si toutes les révisions sont terminées, en tant que propriétaire de la police, vous pouvez terminer le processus de publication. Cette action crée un playbook. Le propriétaire de la politique doit consulter la liste de vérification de publication avant de demander l’approbation. Consultez Remplir la liste de vérification de publication pour la politique et demander l’approbation.
    16. Pour afficher l’historique de la politique, sélectionnez la liste connexe Historique de la politique.
      Pour plus d’informations, consultez Afficher l’historique d’une politique activée par l’annotation.