Gérer les demandes de subvention à l’aide du playbook de demande de subvention

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 12 mars 2026
  • 14 minutes de lecture

    • Vous pouvez utiliser le playbook de proposition de subvention pour examiner les informations fournies par le candidat ainsi que d’autres documents pertinents. Créez et affectez des tâches d’évaluation du mérite, allouez des budgets et proposez des financements.

    Remarque :
    Vérifiez que l’application Gestion des subventions , qui est distincte de l’application Services digitaux pour le secteur public principale, a été installée et configurée. Pour obtenir des instructions, consultez Installer Gestion des subventions pour Services digitaux pour le secteur public.
    Le workflow de demande de subvention fournit un processus structuré pour gérer les demandes de subvention depuis la soumission pour la phase de pré-attribution. Cela commence par la réception des propositions, où les candidats soumettent les formulaires requis et où l’éligibilité est vérifiée. La phase d’examen et d’évaluation comprend une sélection initiale, des évaluations techniques et une notation pour déterminer les recommandations de financement. Une fois les sélections effectuées, les agences procèdent aux décisions d’attribution et aux notifications. Par défaut, les étapes suivantes sont disponibles dans le Gestion des subventionsEspace de travail configurable de CSM.
    • Admission
    • Filtrer
    • Évaluation
    • Décision

    Étapes d’un playbook de demande de subvention

    L’expérience de playbook de proposition de subvention commence par l’étape d’admission. Cette étape est l’étape par défaut du playbook pour un nouveau ticket de demande de programme de subvention. Utilisez cette étape du playbook pour recueillir des informations clés sur le demandeur, le projet, le budget et le financement demandés, ainsi que d’autres documents pertinents pour le projet. Vous pouvez également demander au demandeur des renseignements supplémentaires sur le projet proposé ou d’autres données liées à la conformité.

    Le playbook se poursuit avec l’étape Écran. À ce stade, en tant que gestionnaire ou directeur du programme de subventions, vous pouvez examiner les détails de la proposition et les documents requis de la proposition. Après avoir vérifié les documents, vous pouvez vous attribuer la proposition et soit la rejeter, soit la faire passer à l’étape d’évaluation.

    Le playbook se poursuit avec l’étape d’évaluation. À cette étape, le gestionnaire du programme de subventions sélectionne un groupe d’examen et crée des tâches d’examen du mérite pour chaque personne du groupe. Le gestionnaire du programme de subventions suit les examens de la proposition, en surveillant l’état, le marqueur de score et le temps restant pour terminer la tâche d’examen. Lorsque l’évaluation du mérite est terminée et que la proposition de subvention est notée et classée, l’activité d’évaluation du mérite se termine automatiquement et passe à l’activité Construire la proposition de financement . Les renseignements sur le financement sont mis à jour en fonction des commentaires et des soumissions des évaluateurs du mérite. Les demandes de subvention sont comparées, les budgets sont alloués et le gestionnaire du programme de subventions soumet des propositions de financement au directeur du programme de subventions pour approbation supplémentaire ou refuse la proposition avec les raisons. L’état des propositions est mis à jour pour refléter les décisions du directeur du programme de subventions et les candidats sont informés du résultat.

    La dernière étape est l’étape de décision. À ce stade, vous pouvez créer des documents de résultats qui sont utilisés pour rédiger des lettres informant les candidats des résultats, avec des options de modèle pour l’attribution, le rejet (non éligible) et le rejet (refus). Le candidat peut choisir de reconnaître le prix ou de le refuser. Le résultat est ensuite enregistré et l’affaire est classée.

    Terminer l’étape d’admission dans Gestion des subventions

    Terminez l’étape d’admission comme première étape dans la gestion d’une proposition de subvention à l’aide du Gestion des subventions.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    À cette étape, un candidat initie un dossier pour une proposition dans le cadre d’un programme de subvention spécifique. Chaque programme est configuré par le gestionnaire du programme de subventions, qui définit un ensemble de règles d’admissibilité. Les candidats sont tenus de répondre à ces questions dans le cadre du processus de candidature.

    Procédure

    1. Dans le portail de gestion des subventions, accédez à Afficher les opportunités > Tous, puis sélectionnez le programme de subventions auquel le demandeur souhaite présenter une demande.
    2. Sélectionnez Appliquer maintenant.
    3. Confirmez l’éligibilité du demandeur en répondant aux questions d’admissibilité.

      Si le demandeur n’est pas admissible, un message indiquant « Vous pourriez ne pas être admissible » s’affiche. Les candidats ont la possibilité de revoir et de mettre à jour leurs réponses.

    4. Sélectionnez Commencer la demande pour créer un dossier pour la proposition de subvention.
    5. Entrez les détails du demandeur et de l’organisation qui soumet la proposition, puis sélectionnez Marquer comme terminé.
    6. Facultatif : Ajoutez un représentant autorisé pour agir en tant que signataire pour votre organisation.

      Le contact professionnel peut ajouter un contact existant dans le champ Individuel . Les contacts professionnels existants ne peuvent être ajoutés que s’ils sont déjà associés à l’entreprise/à l’organisation. Vous pouvez créer de nouveaux contacts en ajoutant leurs détails dans le formulaire. Cela créera un nouveau contact professionnel, qui pourra être approuvé par un administrateur à une étape ultérieure de la demande. Vous pouvez ajouter plusieurs représentants à la demande ou laisser cette section vide.

    7. Entrez les informations de la proposition et sélectionnez Marquer comme terminé.
      Champ Description
      Titre du projet Entrez le titre du projet proposé.
      Résumé du projet Fournir un résumé du résumé du projet.
      Date de début de financement proposée Sélectionnez la date de début prévue pour le financement dans l’entrée du calendrier.
      Date de fin de financement proposée Sélectionnez la date de fin prévue de la période de financement. Cette date doit être chronologiquement postérieure à la date de début.
    8. Ajoutez au moins un objectif de projet.
      Un récit détaillé peut être saisi dans le texte ou fourni via un téléchargement de fichier.
    9. Créez un livrable.
    10. Ajoutez le personnel clé requis à la candidature.
    11. Fournissez des informations sur le budget qui sera utilisé pour votre projet, y compris les allocations et les documents pertinents.
      Saisissez le budget total requis dans le champ Total du budget demandé. Le montant saisi ne peut pas dépasser la limite fixée par le gestionnaire du programme de subventions. Allouez un budget pour chaque catégorie sous Totaux budgétaires cumulés. La somme des montants de la catégorie doit correspondre au total du budget demandé. Une fois que les montants cumulés des catégories correspondent au total du budget demandé, le budget total alloué apparaît en vert.
    12. Chargez tout autre document requis.
    13. Téléchargez toutes les lettres d’intention, protocoles d’entente ou autres documents pertinents qui démontrent des partenariats ou des collaborations pour votre projet.
    14. Ajoutez des pièces jointes facultatives pour fournir un contexte supplémentaire du projet proposé, telles que des annexes, des images et des données étendues.
      Vous pouvez laisser cette section vide.
    15. Examinez la demande dans son intégralité et corrigez toute erreur avant de la soumettre.
      Vous pouvez modifier les informations des activités précédentes en sélectionnant l’icône en forme de crayon en regard de chaque activité. Vous pouvez exporter les détails de l’application au format PDF à l’aide du bouton Exporter .
    16. Signez la proposition de subvention.
      La signature du demandeur peut être dactylographiée ou dessinée. Les termes et conditions peuvent également être modifiés et ajustés.
    17. Sélectionnez Soumettre pour l’acheminer vers l’agent et le faire passer à l’étape de filtrage .
      Le ticket passe à l’étape Examen et l’étape d’admission est marquée comme terminée.

    Terminer l’étape Écran dans Gestion des subventions

    Terminez l’étape Écran en tant que deuxième étape de la gestion d’une proposition de subvention à l’aide du Gestion des subventions.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    À ce stade, en tant que gestionnaire ou directeur du programme de subventions, vous pouvez examiner les détails de la proposition et les documents requis de la proposition. Après avoir vérifié les documents, vous pouvez vous attribuer la proposition et soit la rejeter, soit la faire passer à l’étape d’évaluation. Les détails du ticket saisis par le membre à l’étape d’admission sont affichés à l’agent dans une vue en accordéon pour une expérience d’examen complète.

    Procédure

    1. Examinez les renseignements recueillis à l’étape de réception et confirmez qu’ils sont complets et exacts.

      Si l’agent sélectionne le ticket à partir d’une file d’attente non affectée, il voit l’option Me l’affecter, qui met à jour l’état du ticket de Nouveau à Filtrage. Si le ticket est affecté automatiquement, il voit l’option Marquer comme terminé.

    2. Corrigez toutes les erreurs avant de soumettre la demande et sélectionnez Marquer comme terminé.
      Sélectionnez l’icône en forme de crayon pour revenir à une activité de l’étape d’admission qui doit être corrigée. Si la proposition doit être rejetée, sélectionnez Rejeter la demande pour mettre à jour l’état du ticket de Nouveau à Échec du filtrage, en le déplaçant directement vers Décision.
    3. Examinez les résultats de la vérification de l’admissibilité et sélectionnez Marquer comme terminé s’il n’y a aucun changement à apporter.
      En fonction des réponses fournies, le système détermine si le demandeur répond aux critères d’admissibilité et le classe comme admissible ou non admissible. Les résultats sont consolidés et affichés dans cette étape pour que l’agent les examine.
    4. Passez en revue la liste des contacts saisis dans l’activité Ajouter des représentants autorisés .
      La liste des contacts s’affichera uniquement si le contact n’existe pas déjà dans le système et qu’une demande d’approbation de contact est maintenant acheminée vers l’administrateur, qui peut accepter ou refuser via l’espace de Gestion des subventions travail. Le ticket se poursuit une fois que l’administrateur a répondu à la demande. Cette activité est automatiquement ignorée s’il n’y a pas de nouveaux contacts à approuver. Pour en savoir plus sur l’approbation d’une demande d’enregistrement d’un contact, reportez-vous à la section Approuver l’inscription d’un nouveau contact professionnel ou d’une nouvelle organisation dans le portail de gestion des subventions.
    5. Facultatif : Si la demande d’approbation est rejetée, vous pouvez examiner les motifs qui sous-tendent le rejet, et soit :
      • Fermez le ticket en sélectionnant Rejeter la demande, en déplaçant l’état du ticket sur Échec du filtrage et l’étape sur Décision. L’état de la tâche de ticket pour l’activité Approuver les nouveaux contacts est déplacé vers Fermé.
      • Apportez des modifications et demandez de nouvelles approbations. Des modifications peuvent être apportées à l’activité Ajouter un représentant autorisé , et la nouvelle demande d’approbation sera envoyée.
    6. Facultatif : Si la demande d’approbation est approuvée, sélectionnez Marquer comme terminé pour fermer la tâche de ticket ou Rejeter l’application pour rejeter l’application et fermer le ticket.
    7. Examinez et vérifiez les fichiers et les pièces justificatives joints à la demande.
      Ici, vous pouvez marquer des documents pour une vérification plus approfondie, demander des documents supplémentaires ou fermer le ticket en le déplaçant directement vers Décision.
    8. Sélectionnez Marquer comme terminé une fois que tous les documents ont été vérifiés et que tous les documents marqués ont été résolus.
    9. Sélectionnez Passer à l’évaluation une fois la sélection terminée.

    Résultats

    Le ticket est maintenant passé à l’étape d’évaluation .

    Terminer l’étape d’évaluation

    Terminez l’étape d’évaluation comme votre troisième étape dans la gestion d’une demande de subvention à l’aide du Gestion des subventions.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    L’évaluation comprend deux tâches : Effectuer les évaluations du mérite et Construire la proposition de financement, À l’étape de l’évaluation, le gestionnaire du programme de subventions supervise, suit et gère les évaluations de la proposition.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Espace de travail configurable CSM.
    2. Accédez à la Listes > Propositions de subventions et sélectionnez Mes propositions de subvention.
    3. Sélectionnez la proposition de subvention et accédez à Évaluation.
    4. Dans la tâche Effectuer un ou plusieurs examens du mérite , sélectionnez le groupe d’examinateurs dans la liste déroulante et sélectionnez Créer des tâches.
      Une tâche de révision est créée pour chacun des réviseurs du groupe de révision sélectionné. Les groupes d’examinateurs sont créés par le gestionnaire du programme de subventions à l’étape de la configuration de la subvention.
    5. Examinez ou modifiez les réviseurs et sélectionnez Mettre à jour les tâches de révision.
      Le gestionnaire du programme de subventions peut modifier le groupe d’examinateurs à tout moment avant la fin d’une tâche d’examen.
    6. Affectez les tâches de révision et informez les réviseurs sélectionnés en sélectionnant les tâches de révision et en sélectionnant Tâches de mise en production.
      L’état des tâches de révision sélectionnées est maintenant En cours et les réviseurs reçoivent des notifications sur le Portail de services de réviseur.
    7. Examinez et gérez les tâches d’évaluation du mérite dans les propositions de subvention en sélectionnant Afficher tous les évaluateurs de ce programme et passez à la vue de l’espace de travail en sélectionnant l’icône Détails de l’enregistrement Icône Détails de l’enregistrement..
    8. Repassez toutes les tâches de révision sélectionnées à l’état Brouillon en sélectionnant État de réinitialisation.
      Si l’un des évaluateurs du groupe refuse l’évaluation, le gestionnaire du programme de subventions en est informé et peut soit annuler cette évaluation, soit déplacer la tâche d’évaluation à l’étape suivante. Le gestionnaire du programme de subventions attribue également un nouveau groupe d’examen, ce qui redémarre le processus d’examen.

      Lorsque toutes les tâches de révision sont terminées, le playbook passe automatiquement à la tâche Générer une recommandation de financement .

      Le gestionnaire du programme de subventions peut suivre l’évolution de l’état du financement et consulter le budget demandé, le budget alloué et le classement en fonction de la notation de l’évaluation du mérite.
    9. Dans la tâche Créer une proposition de financement , examinez et gérez les propositions de financement en sélectionnant Afficher la proposition de financement.
      Toutes les propositions notées apparaissent dans l’onglet Proposition de financement , ainsi que les classements et les détails budgétaires.
    10. Dans la liste des propositions notées, sélectionnez une ou plusieurs propositions pour effectuer l’une de ces actions :
      • Refuser le financement et fournir une raison en sélectionnant Proposer un refus.
      • Consultez la page de proposition de financement à partir de laquelle vous pouvez allouer un budget, soumettre les propositions et informer le directeur du programme de subvention pour approbation supplémentaire en sélectionnant Ajouter à la proposition
    11. En tant que directeur du programme de subventions, consultez les propositions de financement dans le Espace de travail configurable de CSM Liste > Mes approbations.
    12. Dans la liste des propositions de financement disponibles, en tant que directeur du programme de subventions, sélectionnez une ou plusieurs propositions pour effectuer l’une ou l’autre de ces actions :
      • Refusez le financement et indiquez un motif en sélectionnant Rejeter.
      • Attribuez la subvention en sélectionnant Approuver.

    Résultats

    Lorsque le directeur du programme de subventions approuve la demande de financement, l’étape de l’évaluation est terminée et la demande de subvention passe à l’étape de la décision.

    Terminer l’étape Décision dans Gestion des subventions

    Terminez l’étape Décision comme dernière étape dans la gestion d’une demande de subvention à l’aide du Gestion des subventions.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    La décision se compose de deux tâches : créer des documents de résultats et enregistrer le résultat. À l’étape de la décision, le gestionnaire du programme de subventions crée des lettres ou des modèles de documents qui sont utilisés pour informer les candidats de l’état de leur proposition, et les candidats peuvent consulter leurs résultats et reconnaître ou refuser la subvention accordée.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Espace de travail configurable CSM.
    2. Accédez à la Listes > Propositions de subventions et sélectionnez Mes propositions de subvention.
    3. Sélectionnez la proposition de subvention et accédez à Décision.
    4. Dans la tâche Créer une lettre de résultats , sélectionnez l’onglet Lettre de résultats et saisissez les détails tels que les dates, le délai de réponse et le motif de la décision.
      Les lettres de résultats sélectionnées par le gestionnaire du programme de subventions pendant l’étape de configuration sont mises à jour et prêtes à être envoyées.
    5. Mettez à jour le résumé de l’examen du mérite en sélectionnant l’onglet Résumé de l’examen du mérite .
      Ce n’est que si une proposition est refusée ou attribuée que le résumé de l’évaluation du mérite est disponible.
    6. Mettez à jour les modèles de documents sélectionnés en sélectionnant Mettre à jour le document.
    7. Sélectionnez Marquer comme terminé.
      Les lettres de résultats sont créées et complétées, et le playbook passe automatiquement à la tâche Enregistrer le résultat . La proposition de subvention passe de l’état Brouillon à l’état Prêt pour la publication.
    8. Dans la tâche Enregistrer le résultat , affichez la liste de toutes les propositions pour le programme de subvention ainsi que les numéros de tâche pour chacun des enregistrements de proposition de subvention dans l’onglet Avis de résultat en sélectionnant Afficher l’enregistrement du programme.
    9. Sélectionnez Résultats de mise en production.
      Vous ne pouvez publier les résultats que si toutes les propositions de subvention sont à l’état Prêt pour la publication. Les tâches passent de l’état Prêt pour la mise en production à l’état Fermé, et un e-mail est envoyé au demandeur au sujet des résultats. Le candidat peut consulter les résultats en se connectant au portail des candidats et en reconnaissant ou en refusant le prix avant la date limite.
      Dans la tâche Résultat de l’enregistrement , le code de résolution est rempli automatiquement en fonction de l’état de l’attribution, par exemple :
      • Inéligible
      • Refusé par une agence
      • Aucune réponse du candidat
      • Attribution authentifiée
      • Attribution refusée par un candidat
      Le résultat de la demande de subvention est enregistré et fermé.
    10. Saisissez les notes de résolution et sélectionnez Fermer.