Generieren Sie einen Audit-Bericht für eine Interaktion mit der Vorlage Microsoft Word .

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Generieren Sie einen Audit-Bericht für einen Interaktionsdatensatz mithilfe der Vorlage Microsoft Word im Status „Validieren“ oder in nachfolgenden Status. Sie können den generierten Bericht entweder in der Cloud (Microsoft SharePoint) auf der Registerkarte Cloud-Dateien oder als sys_attachment für die Interaktion verwalten.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_audit.manager, sn_audit_ws.supervisor, sn_irm_shared_cmn.word_template_reader

    1. Um die Word-Vorlage im Interaktionsdatensatz anzuwenden und den Bericht in Audit Workspacezu generieren, benötigen Sie die Rolle Audit-Manager (sn_audit.manager) und die Rolle Word-Vorlagenleser (sn_irm_shared_cmn.word_template_reader). Noch wichtiger ist, dass Sie Zugriff auf Audit Workspacehaben müssen.
    2. Um den Bericht für die Interaktion zu generieren, muss sich der Datensatz im Status „Validieren“, „Feldarbeit“ oder „Nachverfolgung“ befinden.
    3. Um die Schaltfläche „Bericht generieren“ im Interaktionsdatensatz anzuzeigen, müssen Sie beim Erstellen des Datensatzes im Feld Vorlagentyp die Option Word-Berichtsvorlage ausgewählt haben.
    Wichtig:
    Sie müssen das Plugin „Dokument-Designer ServiceNow für Word einrichten, bevor Sie eine Vorlage Microsoft Word erstellen und den Audit-Bericht für einen Interaktionsdatensatz generieren.

    Weitere Informationen finden Sie unter Inhaltskonfiguration und Word-Vorlagendatensatz für Audit-Interaktion erstellen.

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Um einen Audit-Bericht in Word zu generieren, müssen Sie zu navigieren Alle > Audit > Audit-Bericht und richten Sie die folgenden administrativen Schritte für eine Word-Vorlage ein:
    • Wenn Sie beim Erstellen des Interaktionsdatensatzes im Feld Vorlagentyp die Option Klassische Berichtsvorlage ausgewählt hatten, werden die Berichte als Knowledge Basegeneriert, während die Eingabevorlage im HTML-, Skript- oder XML-Format vorliegt. Weitere Informationen finden Sie unter Audit-Berichtsvorlage erstellen.
    • Wenn Sie beim Erstellen der Interaktion die Option Word-Berichtsvorlage im Feld Vorlagentyp als Eingabevorlage ausgewählt hatten, ist der generierte Word-Vorlagenbericht eine Word-Datei.

    Sie können die Vorlage Microsoft Word auf einen oder mehrere Audit-Interaktionsdatensätze anwenden und den Audit-Bericht im Word-Format generieren. Sie können das Word-Dokument für die Zusammenarbeit mit anderen Stakeholdern bei der Bearbeitung von Berichten verwenden.

    Dieser Prozess umfasst zwei Schritte:
    1. Als Audit-Administrator können Sie zum Word-Vorlagenmodul navigieren und den Datensatz für eine bestimmte Tabelle oder ein bestimmtes Dokument konfigurieren.
    2. Als Audit-Manager, Audit-Supervisor oder Auditor können Sie dann die Word-Berichtsvorlage dem Interaktionsdatensatz zuordnen und den Audit-Bericht generieren, sofern Sie auch über die Rolle „Vorlagenleser“ (sn_irm_shared_cmn.word_template_reader) verfügen.

    Sie haben auch die Möglichkeit, den generierten Bericht entweder als sys_attachment oder in der Cloud in Audit Workspacezu verwalten.

    Der generierte Bericht kann zur Zusammenarbeit bei Berichten auf der Website Microsoft SharePoint oder Google Drive gespeichert werden.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Audit > Audit-Arbeitsbereich.
    2. Wählen Sie das Listensymbol ( Listensymbol.).
    3. Wählen Sie in der Liste Ausführung die Option Alle Interaktionen aus.
    4. Wählen Sie einen Interaktionsdatensatz aus, für den Sie einen Bericht generieren möchten.
      Hinweis:
      Der Datensatz muss bereichsbezogen sein. Er muss sich im Status „Validieren“, „Feldarbeit“ oder „Nachverfolgung“ befinden.
    5. Wählen Sie die Schaltfläche Bericht generieren aus.
      Das Plugin „Dokument-Designer ServiceNow für Word muss aktiviert sein. Erst dann ist die Schaltfläche Bericht generieren verfügbar.
    6. Wählen Sie im Feld Berichtsvorlage des Pop-ups „Bericht generieren“ den Namen des Audit-Berichts aus.
      • Alle Word-Vorlagen, die für die Interaktion relevant und aktiv sind und sich im Status Veröffentlicht befinden, werden zur Auswahl angezeigt.

        Popup „Bericht generieren“.

        Wenn für diesen Datensatz keine Word-Vorlagen erstellt wurden, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

      • Wenn die Word-Vorlage cloudfähig ist, wird eine Nachricht mit dem Ziel angezeigt, an dem der generierte Bericht gespeichert wird, nachdem er generiert wurde.
      • Wenn Sie die Cloud-Dateikonfiguration für den Interaktionsdatensatz nicht eingerichtet haben, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Informationen zum Aktivieren der Cloud-Dateikonfiguration finden Sie unter Verwalten Sie Ihre Dokumente und Arbeitspapiere mit Audit-Management als Cloud-Dateien.
    7. Geben Sie im Feld Name des Berichts einen eindeutigen Namen für den Bericht ein.
    8. Wählen Sie Generierenaus.
      Es wird eine Meldung angezeigt, dass die Berichterstellung initiiert wurde.
    9. Wenn Sie die Option Cloudfähig unter Word-Vorlagenformularnicht ausgewählt hatten, wählen Sie das Anhangsymbol ( Anhangsymbol.), um den Bericht herunterzuladen.
      Es erscheint eine Meldung, die bestätigt, dass der Bericht als Anhang generiert wird.
      1. Wählen Sie das Aktionensymbol ( Aktionssymbol.), und klicken Sie auf die Option Herunterladen.
      2. Wählen Sie die heruntergeladene Word-Datei aus, um den Audit-Bericht anzuzeigen.
    10. Wenn Sie in der Word-Vorlage die Option Cloud-fähig ausgewählt hatten, wählen Sie für den cloudbasierten Bericht die Registerkarte Cloud-Dateien.
      1. Wählen Sie den URL-Link für den Cloud-Ordnerpfad, um das Word-Dokument auf der Website Microsoft SharePoint zu öffnen.
      2. Zeigen Sie den Inhalt des Audit-Interaktionsberichts in der Cloud an, und geben Sie den Bericht für Ihre Mitarbeiter frei.
        Sie können Ihren aktuellen Bericht auch als URL oder als Anhang im Feld Bericht des Abschnitts Bericht im Interaktionsformular überprüfen.

        Weitere Informationen zur Verwaltung von Cloud-Dokumenten finden Sie unter Verwalten Sie Ihre Dokumente und Arbeitspapiere mit Audit-Management als Cloud-Dateien.

      Bei jeder Generierung des Berichts wird ein Word-Berichtsanhang erstellt. Standardmäßig wird nur der aktuelle Word-Bericht an den Datensatz angehängt. Sie können jedoch eine Systemeigenschaft festlegen, um die vorherigen Anhänge auch dann beizubehalten, wenn ein neuer Bericht mit dem aktuellen Anhang generiert wird.

      Standardmäßig ist diese Eigenschaft auf „false“ festgelegt. Dies bedeutet, dass der vorherige Word-Bericht als Systemanhang aus dem Interaktionsdatensatz gelöscht wird, wenn der Bericht erneut generiert wird. Die Interaktion verfügt daher über den neuesten Bericht, der an den Datensatz angehängt ist.

      Als Audit-Administrator können Sie die Eigenschaft auf true festlegen, um die vorherigen Anhänge mit dem Interaktionsdatensatz beizubehalten. Alle vorherigen Anhänge können im Abschnitt „Anhänge“ angezeigt werden. Wenn Sie die vorherigen Anhänge beibehalten, können Sie einen Audit-Pfad für die Interaktion nachverfolgen.

      Um die Eigenschaft zurückzusetzen, navigieren Sie zu Alle > Audit > Administration > Eigenschaften. Siehe Mit Audit-Management und „Erweitertes Audit“ installierte Eigenschaften.