Microsoft Exchange Online Vorgefertigtes Meeting Management-Thema für ITSM Virtual Agent

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  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • ITSM Virtual Agent hilft Ihnen, Besprechungen in Microsoft Exchange Onlinezu verwalten. Mit dem EXO-Thema „Meetings verwalten“ können Sie ein Meeting planen, neu planen und absagen.

    Besprechungen verwalten EXO v1.0

    Natural Language Understanding (NLU) wird verwendet, um die Besprechungsaktion zu identifizieren und auszulösen, die ein Benutzer ausführen möchte. Benutzer können ein -Meeting planen, neu planen oder absagen.

    Anforderungen:
    Hinweis:
    Wenn dieses Thema in einem anderen Bereich als ITSM Virtual Agent Conversations dupliziert wird, kann die Skriptlogik beeinträchtigt werden und Fehler verursachen. Dieses Thema muss im Konversationsbereich ITSM Virtual Agent dupliziert werden.
    Standard-Flow für die Planung einer Besprechung:
    1. Der Benutzer gibt die E-Mail-Adressen für alle Teilnehmer, die Besprechungszeit und die Besprechungsdauer ein.
    2. Virtual Agent bietet eine Liste der verfügbaren Besprechungszeiten basierend auf den Kalendern der eingeladenen Personen.
    3. Der Benutzer gibt den Betreff und die Beschreibung der Besprechung ein.
    4. Benutzer können die Art der Besprechung auswählen: virtuell/online, Konferenzraum oder Hybrid.

      Wenn die Spokes in der Instanz aktiviert sind, kann der Benutzer einen -Besprechungslink für Microsoft Teams, Webexoder Zoomhinzufügen.

    5. Virtual Agent gibt den Besprechungslink (falls zutreffend) und die Besprechungsdetails zurück.
    6. Benutzer bestätigt, dass Virtual Agent die Besprechung planen soll.
    7. Sobald der Benutzer bestätigt hat, sendet Virtual Agent die E-Mail-Einladungen und plant die Besprechung.
    Hinweis:
    Der Benutzer kann eine Besprechung auch über Virtual Agent mit dem Service Microsoft Teams planen.
    Standard-Flow zum Abbrechen einer Besprechung:
    1. Der Benutzer gibt das Start- und Enddatum sowie die Start- und Endzeit der ursprünglichen Besprechung ein.
    2. Virtual Agent gibt eine Liste potenzieller Besprechungen zurück, die abgebrochen werden sollen.
    3. Der Benutzer wählt die gewünschte Besprechung aus oder kann alle Besprechungen während des angegebenen Zeitraums absagen.
    4. Virtual Agent bricht alle angegebenen Besprechungen ab und sendet dem Benutzer eine Bestätigungs-E-Mail.
    Standard-Flow für die Neuplanung einer Besprechung:
    1. Der Benutzer gibt das ursprüngliche Besprechungsdatum ein.
    2. Virtual Agent gibt eine Liste potenzieller Besprechungen zurück, die neu geplant werden können.
    3. Der Benutzer wählt die gewünschte Besprechung aus.
    4. Benutzer gibt eine neue Besprechungszeit ein.
    5. Virtual Agent bestätigt, dass die Besprechung neu geplant wurde.
    6. Der Benutzer kann bei Bedarf zusätzliche Besprechungen neu planen.

    Besprechungen verwalten EXO (veraltet)

    Dieses Thema ist veraltet. Verwenden Sie stattdessen „Besprechungen verwalten EXO v1.0“.

    Anforderungen:
    • Microsoft Exchange Online-Spoke
    • E-Mail-Adressen für Besprechungsteilnehmer müssen in der Benutzertabelle [sys_user] konfiguriert sein, um zu Besprechungseinladungen hinzugefügt zu werden
    • Einige Aktionen können die Zoom-Spoke(com.sn.zoom.spoke) verwenden, um Besprechungslinks hinzuzufügen
    • Einige Aktionen können die Microsoft Teams Communications-Spoke (sn_msteams_com_spk) verwenden, um Besprechungslinks an Microsoft Teamszu senden.
    Hinweis:
    Wenn dieses Thema in einem anderen Bereich als ITSM Virtual Agent Conversations dupliziert wird, kann die Skriptlogik beeinträchtigt werden und Fehler verursachen. Dieses Thema muss im Konversationsbereich ITSM Virtual Agent dupliziert werden.
    Standard-Flow für die Planung einer Besprechung:
    1. Der Benutzer gibt die E-Mail-Adressen für alle Teilnehmer, die Besprechungszeit und die Besprechungsdauer ein.
    2. Virtual Agent bietet eine Liste der verfügbaren Besprechungszeiten basierend auf den Kalendern der eingeladenen Personen.
    3. Der Benutzer gibt den Betreff und die Beschreibung der Besprechung ein.
    4. Wenn der Administrator die Skriptvariable default_collaboration_software konfiguriert hat und die entsprechende Spoke in der Instanz aktiviert ist, kann der Benutzer einen Link Zoom oder einen Link Microsoft Teams hinzufügen.
    5. Virtual Agent gibt den Besprechungslink (falls zutreffend) und die Besprechungsdetails zurück.
    6. Benutzer bestätigt, dass Virtual Agent die Besprechung planen soll.
    7. Sobald der Benutzer bestätigt hat, sendet Virtual Agent die E-Mail-Einladungen und plant die Besprechung.
    Hinweis:
    Der Benutzer kann eine Besprechung auch über Virtual Agent mit dem Service Microsoft Teams planen.
    Standard-Flow zum Abbrechen einer Besprechung:
    1. Der Benutzer gibt das Start- und Enddatum sowie die Start- und Endzeit der ursprünglichen Besprechung ein.
    2. Virtual Agent gibt eine Liste potenzieller Besprechungen zurück, die abgebrochen werden sollen.
    3. Der Benutzer wählt die gewünschte Besprechung aus oder kann alle Besprechungen während des angegebenen Zeitraums absagen.
    4. Virtual Agent bricht alle angegebenen Besprechungen ab und sendet dem Benutzer eine Bestätigungs-E-Mail.
    Standard-Flow für die Neuplanung einer Besprechung:
    1. Der Benutzer gibt das ursprüngliche Besprechungsdatum ein.
    2. Virtual Agent gibt eine Liste potenzieller Besprechungen zurück, die neu geplant werden können.
    3. Der Benutzer wählt die gewünschte Besprechung aus.
    4. Benutzer gibt eine neue Besprechungszeit ein.
    5. Virtual Agent bestätigt, dass die Besprechung neu geplant wurde.
    6. Der Benutzer kann bei Bedarf zusätzliche Besprechungen neu planen.