Créer des modèles de documents pour Playbook pour les licences et les autorisations

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 12 mars 2026
  • 7 minutes de lecture

    • L’application Modèles de ServiceNow documents vous permet de créer des modèles de documents HTML et PDF pour générer des lettres ou des documents standard. Vous pouvez automatiser et simplifier le processus de remplissage, de signature et de révision d’un document en ligne. Utilisez l’application Modèles de documents pour générer des modèles pour différents types de licences et d’autorisations qui seront délivrées aux demandeurs via le Playbook pour les licences et les autorisations.

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Par défaut, il Playbook pour les licences et les autorisations est fourni avec un modèle de document de licence et d’autorisation standard, utilisé pour générer des documents de licence ou d’autorisation standard à délivrer au demandeur via le Portail des services publics. Suivez les étapes suivantes pour générer des modèles de documents supplémentaires pour les types de classes de licences et d’autorisations personnalisés qui ne correspondent pas au modèle standard par défaut.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Modèles de documents > Tous les modèles de documents.
    2. Sélectionnez Nouveau.
    3. Sélectionnez Modèle de document PDF.
    4. Renseignez les champs suivants du formulaire :
      Tableau 1. Formulaire de modèle PDF
      Champ Description
      Nom Nom du modèle de document PDF.
      Table Détermine où les documents sont joints. Sélectionnez Ticket de licence et d’autorisation [sn_gsm_license_permit_case] pour mapper le PDF généré au ticket. Sélectionnez Élément de base d’installation de licences et autorisations [sn_gsm_license_permit_install_base_item] pour mapper les champs PDF générés à l’élément reçu.
      Catégorie Catégorie de document dans laquelle le modèle est ajouté. Pour Playbook pour les licences et les autorisations, sélectionnez Licence et autorisation.
      Application Périmètre de l’application dans laquelle le modèle de document est créé.
      État État actuel du modèle de document.
      • Brouillon : indique que le modèle de document n’est pas encore publié.
      • Modification : indique que le modèle de document est en cours de modification après sa publication.
      • Publié : indique que le modèle de document peut être utilisé par des services et des tickets.
      Critères d'utilisateur Critères d’audience pour ce document. Par exemple, vous pouvez créer un permis destiné uniquement aux résidents canadiens.
      Remarque :
      Lors de la définition de conditions telles que la sensibilité à la casse ou les valeurs nulles, consultez API GlideFilter - Scoped, Global.
      Date de début Date à partir de laquelle le modèle de document PDF est valide. La date de début permet de gérer plusieurs versions du même modèle.
      Remarque :
      La date de début doit être antérieure à la date de fin.
      Date de fin Date jusqu’à laquelle le modèle de document PDF est valide. La date de fin permet de gérer plusieurs versions du même modèle.

      Par défaut, si les valeurs dans Date de début et Date de fin sont vides, cela implique que le modèle sera toujours valide.

      Si vous spécifiez une date de fin, vous devez également spécifier une date de début.
      Format de date du modèle Format dans lequel vous souhaitez que la date apparaisse lorsqu’un agent prévisualise le document, génère la pièce jointe ou lance des tâches de document pour les participants.
      Remarque :
      • Lors de la signature à l’aide d’une application ServiceNow ou de l’application Adobe Sign : Si aucune valeur n’est sélectionnée dans le format de date du modèle, la valeur spécifiée dans la propriété système template_date_format est prise en compte. Si le format de date du modèle et template_date_format propriété système sont vides, la valeur du champ Format de date du profil d’utilisateur de l’agent est prise en compte.
      • Lors de la signature à l’aide de l’application DocuSign : le format de date sélectionné dans les paramètres de signature de l’application DocuSign est pris en compte par rapport au format de date du modèle dans le modèle PDF configuré dans une instance ServiceNow.
      Langue du modèle Langue dans laquelle les jetons dynamiques sont traduits lorsqu’un agent prévisualise le document, génère la pièce jointe ou lance des tâches de document pour les participants.
      Remarque :
      • La langue du modèle est un champ obligatoire. La langue par défaut est aucune.
      • La fonctionnalité de traduction n’est disponible que lorsque les modules d’extension de langue sont installés sur l’instance.
      Type de signature Option permettant de spécifier l’application utilisée pour signer ou remplir le document. Par exemple, ServiceNow Sign, DocuSign ou AdobeSign.
      Remarque :
      Les types de signature ne sont disponibles que lorsque les modules d’extension d’intégration respectifs sont installés.
      Type de pièce jointe Option permettant de charger un nouveau document ou de sélectionner un document dans Documents ServiceNow gérés.
      Document Option permettant de charger la pièce jointe d’un PDF remplissable pour une personnalisation ultérieure.
      Remarque :
      Ce champ s’affiche lorsque Charger un nouveau document est sélectionné dans Type de pièce jointe.
      Révision de document Option permettant de sélectionner un document dans Documents ServiceNow gérés.
      Remarque :
      Ce champ s’affiche lorsque l’option Sélectionner à partir d’une révision de document est sélectionnée dans Type de pièce jointe.
      Actives Option permettant d’activer l’utilisation du modèle de document PDF.
      Texte de confirmation Texte qui invite l’utilisateur à cocher une case lors de la soumission d’un document rempli.
      Modèle source Modèle source à partir duquel vous avez créé une copie du modèle actuel.
    5. Sélectionnez Mettre à jour.

      Vous devez mapper le modèle de document nouvellement créé à la table d’extension Élément de base d’installation correspondante/Éléments reçus dans laquelle vous souhaitez générer la licence/l’autorisation. Pour ce faire, utilisez le mappage de modèle de document dans les tables de décision. Par défaut, le modèle de document de licence et d’autorisation par défaut, mappé à la table de base d’installation de licences et d’autorisations, est utilisé pour générer un document PDF de licence/autorisation standard.

    6. Facultatif : Sélectionnez le lien connexe Analyser le PDF pour analyser automatiquement les informations et les champs du PDF et stocker ces informations dans la table de mappage PDF en vue de leur réutilisation.
      Remarque :
      L’analyse PDF s’affiche uniquement pour un PDF modifiable.
      L’utilisation de l’analyse PDF permet de mapper chaque champ PDF à son champ de mappage correspondant dans la table de base d’installation de licences et d’autorisations.
    7. Facultatif : Dans la liste connexe à Mappages de modèles PDF , définissez des mappages de champs PDF supplémentaires.
      Remarque :
      La liste connexe des mappages de modèles PDF n’est disponible que pour un PDF modifiable. Consultez Define a PDF field mapping pour plus d'informations.
    8. Accédez à la Gestion des décisions > Générateur de décision.
    9. Ouvrez la table Mappage de modèle de document .
    10. Renseignez les champs du formulaire pour ajouter des lignes de décision supplémentaires afin de configurer des modèles de documents supplémentaires.
      Tableau 2. Formulaire Mappage de modèle de document
      Champ Description
      Catégorie de Modèle de document Utilisez ce champ pour disposer de plusieurs modèles pour une seule table d’éléments de base d’installation. Par exemple, vous pouvez entrer Licence et autorisation comme catégorie de modèle de document pour mapper des modèles de documents différents du modèle par défaut à la catégorie Licence et autorisation.
      Nom de la table Sélectionnez la table qui doit être mappée au modèle de document. Pour une licence/autorisation qui doit être délivrée à un demandeur à l’issue du processus de demande, sélectionnez la table d’élément de base d’installation de licence et autorisation (sn_gsm_license_permit_install_base_item).
      Modèle de document Indiquez quel modèle de document sera utilisé pour la catégorie de modèle de document et le nom de table. Sélectionnez le modèle de document créé aux étapes 3 à 5.
      isPdfTemplate Sélectionnez (valeur = vrai) si le modèle de document sélectionné est un modèle PDF. Sélectionnez (valeur = faux) si le modèle de document sélectionné est un modèle HTML.
    11. Sélectionnez Soumettre ou Envoyer.
    12. Facultatif : Ouvrez la table de mappage de la table d’éléments de base d’installation .
    13. Facultatif : Renseignez les champs du formulaire pour configurer la table dans laquelle un élément de base d’installation (la licence/l’autorisation qui doit être délivrée à un demandeur à l’issue du processus de demande) doit être créé.

      Par défaut, il s’agit de la table de ticket de licence et d’autorisation (sn_gsm_license_permit_case).

      Tableau 3. Formulaire Mappage de la table d’élément de base d’installation
      Champ Description
      Nom de la table Sélectionnez la table de ticket dans laquelle la demande de licence et d’autorisation sera créée. Par défaut, il s’agit de la table de ticket de licence et d’autorisation (sn_gsm_license_permit_case).
      Modèle de document Indiquez quel modèle de document sera utilisé pour la catégorie de modèle de document et le nom de table. Sélectionnez le modèle de document créé aux étapes 3 à 5.
    14. Facultatif : Sélectionnez Soumettre ou Envoyer.

    Résultats

    Une fois que l’agent a pris une décision dans l’activité Proposer une décision du , le PDF généré par le modèle de Playbook pour les licences et les autorisations document est créé. Un agent peut afficher le PDFgénéré dans l’activité Créer une licence/autorisation à l’étape Décision , et le demandeur peut afficher le PDF dans le portail.