Nachweise während Audits mit anfordern Compliance Workspace

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Mit Compliance Workspacekönnen Sie während eines Audits jederzeit Nachweise anfordern. Die Details zu den Elementen, für die Nachweise angefordert werden, werden auch der Person zur Verfügung gestellt, die für die Bereitstellung der Nachweise verantwortlich ist.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_audit.user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Nachweise können auf drei Arten angefordert werden:
    Mein Nachweis
    Durch Erstellen eines Nachweisdatensatzes im Modul „Mein Nachweis “
    Beweise anfordern
    Über die zugehörigen Listen „Entität“, „Steuerung“, „Audit-Aufgabe“, „Steuerungstestproblem“ und „Andere Probleme“ in einem Interaktionsdatensatz. Um Nachweise aus diesen Quellen anzufordern, navigieren Sie zu Alle > Richtlinien und Compliance > Compliance-Arbeitsbereich. Wählen Sie in der Listenansicht des -Arbeitsbereichs in der Liste Kontrolltests die Option Interaktionen aus. Öffnen Sie den Interaktionsdatensatz, und wählen Sie die zugehörige Liste aus, aus der Sie Nachweise anfordern möchten. Wählen Sie die Schaltfläche Beweise anfordern aus. Hier können Sie entweder eine Beweisanforderung erstellen oder einer vorhandenen Beweisanforderung weitere Anforderungen hinzufügen. Die Nachweisanforderung wird erstellt, nicht jedoch die Nachweisanforderungsaufgaben.
    Sie können den Benutzer über die Nachweisdatensätze informieren, die bereits für eine der zugehörigen Elementtabellen der Interaktion vorhanden sind und wiederverwendet werden können.
    1. Um eine neue Nachweisanforderung zu erstellen, wählen Sie Neue Nachweisanforderung erstellen in der Liste Methode auswählen im Popup-Fenster „Nachweis anfordern“ aus. Geben Sie die Details ein, und wählen Sie die Schaltfläche Anfordern.
    2. Um die Informationen zu vorhandenen zugehörigen Nachweisen anzuzeigen, wählen Sie im Popup-Fenster „Nachweis anfordern“ den Link Anzeigen.
      Hinweis:
      Wenn kein Nachweis vorhanden ist, wird die Nachricht nicht im Popup-Fenster „Nachweis anfordern“ angezeigt.
      Abbildung : 1. Link im Popup-Fenster „Nachweis anfordern“ anzeigen
      Link im Popup-Fenster „Nachweis anfordern“ anzeigen.
    3. Um alle vorhandenen Nachweise anzuzeigen, die für die zugehörigen Elemente erstellt wurden, wählen Sie die zugehörige Liste Nachweis aus.

      Wenn sich der Nachweis im Status Geschlossen befindet, sind die UI-Aktionsschaltflächen wie Neu, Vorhandenen Nachweis hinzufügen, Entfernenund Löschen deaktiviert. Sie können diese UI-Aktionen nur ausführen, wenn sich die Interaktion oder ein anderes Audit- und Compliance-Objekt im Status „Aktiv“ befindet.

    4. Um einen vorhandenen Nachweis hinzuzufügen, wählen Sie die Schaltfläche „Vorhandenen Nachweis hinzufügen“ und anschließend den Nachweis aus.
      Hinweis:
      Die Schaltfläche Vorhandenen Nachweis hinzufügen ist im zugehörigen Nachweiselement aller Compliance- und Audit-Objekte in Compliance Workspace verfügbar, z. B. Interaktion, Audit-Aufgabe, Problem, Richtlinie, Entität, Kontrolle, Kontrollziel, regulatorisches Dokument, Zitate und Nachweisanforderung.
    5. Um die Zuordnung der mit der Interaktion verknüpften Nachweise zu entfernen, wählen Sie die Nachweise in der zugehörigen Liste „Nachweis“ aus, und wählen Sie die Schaltfläche Entfernen aus.
      Hinweis:
      Die Aktion entfernt nur die Zuordnung der vorhandenen Nachweisdatensätze aus der Interaktion und nicht den Nachweisdatensatz aus der Datenbank.
    Hinweis:
    Der angemeldete Benutzer muss auch Zugriff auf die Interaktion haben, für die Nachweisdatensätze vorhanden sind, oder er muss der Benutzer sein, der Zugriff auf den Datensatz hat, um ihn anzuzeigen und hinzuzufügen. Wenn der angemeldete Benutzer keinen Zugriff auf diese Datensätze hat, werden sie dem Benutzer nicht angezeigt, obwohl nachgewiesen ist, dass sie zu diesen zugehörigen Elementen vorhanden sind.
    Entität, Kontrolle, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problemtabellen
    Aus Tabellen wie Entität, Kontrolle, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problem. Wenn die Benutzer jedoch Nachweise aus diesen Tabellen anfordern, wird die Nachweisanforderung erstellt und nicht die tatsächliche Nachweisanforderungsaufgabe. Die Benutzer müssen zu dem generierten Nachweisanforderungsdatensatz navigieren und dann Nachweisanforderungsaufgaben hinzufügen.
    In diesem Verfahren wird die Methode zum Anfordern von Nachweisen aus dem Modul „Meine Nachweise“ beschrieben.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Richtlinien und Compliance > Compliance-Arbeitsbereich.
    2. Wählen Sie in Compliance Workspacedas Listensymbol ( Liste).
    3. Navigieren zu Nachweisanforderungen > Meine Anforderung.
    4. Wählen Sie Neu.
    5. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular zur Nachweisanforderung
      Feld Beschreibung
      Nummer Eindeutige Nummer der Nachweisanforderung.
      Name Ein Name für diese Anforderung.
      Anfordernde Person Anwender, der einen Nachweis anfordert. Dieses Feld wird automatisch gefüllt.
      Angefordert im Namen von Anwender, für den Nachweise angefordert werden.
      Typ Typ des Nachweises, der erstellt wird. Kann entweder „Audit“ oder „Compliance“ sein.
      Anforderungsgrund Grund für die Anforderung von Nachweisen.
      Status Status der Anforderung. Der Standardstatus ist Entwurf.
      Substatus Ein zusätzlicher Status für die Anforderung.
      Beschreibung Detaillierte Beschreibung der Nachweisanforderung.
      Zuweisung
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist.
      Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung des Nachweises verantwortlich ist.
      Beobachtungsliste Benutzer, die daran interessiert sind, die gesammelten Nachweise anzuzeigen. Wenn eine Person auf der Beobachtungsliste hinzugefügt wird, kann sie zu navigieren Audit > Nachweisanforderung > Überwachte Nachweisanforderungen um die Anforderungen anzuzeigen.
      Zeitplan
      Fälligkeitsdatum Erwartetes Datum der Nachweisübermittlung.
      Geöffnet Datum, an dem die Anforderung geöffnet wird. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
      Geschlossen Datum, an dem die Anforderung geschlossen wird. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
      Aktivität
      Arbeitsnotizen Geben Sie die ggf. erforderlichen Notizen ein.
      Aktivitäten Aktivitätsprotokoll für die Anforderung.
      Vertraulichkeit
      Vertraulich Option zum Aktivieren der Vertraulichkeit des Datensatzes. Nur die zugewiesenen vertraulichen Anwender oder vertraulichen Gruppen von Anwendern können auf den Datensatz zugreifen.

      Weitere Informationen zur Option „Vertraulich“ finden Sie unter Vertraulichkeitskennzeichnung für Audit- und Compliance-Datensätze.
    6. Speichern Sie das Formular.
      Überwachen Sie den Status des Nachweises im Stepper der Übersichtsseite. Der Datensatz durchläuft eine Reihe logischer Schritte, wenn Sie Nachweise akzeptieren, eine Überarbeitung des Nachweises anfordern und Informationen anfordern.

      Die zugehörige Liste Nachweissammlungsdetails wird angezeigt. Diese zugehörige Liste wird verwendet, um die Elemente aufzulisten, für die Nachweise angefordert werden.

    7. Wählen Sie Neu.
    8. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 2. Formular für Nachweissammlungsdetails
      Feld Beschreibung
      Nummer Eindeutige Nummer für das Nachweissammlungsdetail.
      Name Ein Name für diese Anforderung.
      Nachweissammlungstyp Datensatz, für den Nachweise angefordert werden.
      Wenn die Anforderung von einem Benutzer mit der Compliance-Benutzerrolle eingegeben wurde, stehen folgende Optionen zur Verfügung:
      • Regulatorisches Dokument
      • Bezugsvermerk
      • Kontrolle
      • Kontrollziel
      • Steuerungstest
      • Entität
      • Problem
      • Richtlinie
      Wenn die Anforderung von einem Benutzer mit der Audit-Benutzerrolle eingegeben wurde, stehen folgende Optionen zur Verfügung:
      • Audit-Aufgabe
      • Kontrolle
      • Kontrollziel
      • Steuerungstest
      • Interaktion
      • Entität
      • Probleme
      Nachweis für

      Listet alle Tabellen auf, auf die der Nachweis angewendet wird.
      Nachweisanforderung Eindeutige Nummer der Nachweisanforderungsaufgabe.
      Zuweisung
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist. Die Benutzer dieser Gruppe müssen über die Rollen sn_grc.business_user verfügen.
      Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung von Nachweisen verantwortlich ist.
      Anweisungen
      Anweisungen zur Nachweissammlung Anweisungen für die Bereitstellung von Nachweisen. Beispiel: Liste der unterstützenden Dokumente, Dateien usw.
    9. Wählen Sie Speichern.
    10. Wählen Sie Beweise anfordernaus.
      Wenn sich eine Nachweisanforderung bereits im Status „In Bearbeitung“ befindet und ein neues Nachweissammlungsdetail hinzugefügt wird, wird die Aufgabe zur Nachweisanforderung sofort an den Beauftragten gesendet.
      Die zugehörige Liste Nachweis wird mit der Liste der Nachweise angezeigt, und die Person, der die Anforderung zugewiesen ist, wird per E-Mail aufgefordert, den angeforderten Nachweis bereitzustellen. Außerdem ändert sich der Status der Anforderung in In Arbeit.Sie können die Beschreibung anzeigen und den Status der Nachweisanforderung im Stepper auf der Übersichtsseite überwachen, während sie den Prozess-Flow zur Nachweisanforderung durchläuft.