Demander une diligence raisonnable pour un engagement de tiers

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Demandez une diligence raisonnable pour évaluer le risque associé à la gestion des activités avec un engagement. En faisant preuve de diligence raisonnable, vous avez accès aux informations les plus récentes, les plus complètes et les plus précises avant de prendre une décision sur l’établissement d’une relation d’affaires.

    Avant de commencer

    Rôle requis : snc_internal

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Étant donné que votre organisation évalue le risque associé aux relations d’affaires avec des tiers, elle effectue une diligence raisonnable pour tout engagement avec un tiers. Lorsque vous demandez une diligence raisonnable, vous spécifiez le nom du tiers et la raison de votre demande. Par exemple, commencez un nouvel engagement avec un tiers que vous avez déjà engagé ou faites preuve de diligence raisonnable en vue du renouvellement d’un contrat. Vous spécifiez ensuite les détails qui aident les gestionnaires des risques liés aux tiers (TPR) et les évaluateurs TPR de votre organisation à procéder aux processus de diligence raisonnable. Si une demande est acceptée, elle passe d’abord par le processus IRQ. Après le processus IRQ, dans le cadre du processus de diligence raisonnable, deux évaluations des risques de tiers commencent. Une évaluation est pour le tiers et une autre évaluation est pour l’engagement. Pour plus d'informations, consultez Workflow de diligence raisonnable.

    Remarque :
    Cette fonctionnalité n’est disponible que si l’application Gestion des risques liés aux tiers a été activée. Après avoir installé la fonctionnalité de carte de concentration de risques, vous devez installer une Google licence pour activer la fonctionnalité. Pour activer la fonctionnalité de carte de concentration de risques, reportez-vous à la section Activer la carte de concentration de risque TPRM.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Libre-service > Centre des employés pour ouvrir votre Centre des employés , puis sélectionnez Risque et conformité.
    2. Sélectionnez la carte Demander une diligence raisonnable pour le risque de tiers .
    3. Sur le formulaire de demande, spécifiez l’objet de votre demande.
      • Intégration d’un nouvel engagement
      • Réévaluer un engagement existant
      • Réévaluer un engagement existant pour le renouvellement du contrat
      • Séparation d'un engagement avec diligence raisonnable
      • Séparation d’un engagement sans diligence raisonnable

        Pour plus d'informations, consultez Séparation d’un engagement sans diligence raisonnable.

      Pour obtenir une description de chaque type de demande de diligence raisonnable, reportez-vous à la section Demande d’un devoir de diligence pour la gestion des risques liés aux tiers.
    4. Facultatif : Sélectionnez Ajouter des pièces jointes pour joindre un document à la demande.
    5. Indiquez le tiers pour l’engagement.

      Vous pouvez demander une diligence raisonnable soit pour un engagement avec un tiers avec lequel vous êtes déjà engagé, soit pour un engagement avec un nouveau tiers.

      Remarque :
      Vous pouvez réactiver un tiers qui a l’état Résilié . Les tiers dont l’exécution a pris fin apparaissent dans la liste des demandes du type Nouvel engagement d’intégration . Si une telle demande est acceptée et fermée, l’état du tiers passe à Actif.
      • Pour un engagement avec un tiers existant ou avec un département, un partenaire, une filiale ou un quatrième tiers du tiers :
        1. Sélectionnez le tiers dans la liste.
        2. Le formulaire se développe et le système remplit automatiquement les informations clés pour le tiers, y compris l’adresse et les coordonnées.
        3. À l’étape suivante, saisissez les informations clés telles que l’adresse et les coordonnées de l’engagement.
      • Pour un nouveau tiers :
        1. Cochez la case Un tiers n’est pas répertorié .
        2. Entrez le nom du nouveau tiers.
        3. Le formulaire s’agrandit. À l’étape suivante, vous saisissez les informations clés telles que l’adresse et les coordonnées du tiers et de l’engagement.
      Si vous avez choisi un tiers existant, la plupart des informations sont automatiquement renseignées. Pour obtenir une description de ces champs, reportez-vous à la section Formulaire de demande de diligence raisonnable pour la gestion des risques liés aux tiers.
    6. Sélectionnez Soumettre.
      • Le système s’ouvre à l’onglet Activité de la page Ma demande. Pour chaque demande de diligence raisonnable, le système attribue automatiquement un numéro d’identification unique qui commence par le texte DDR. Utilisez l’ID pour suivre votre demande. Vous pouvez publier un message à l’intention des réviseurs et ajouter des pièces jointes à partir de la page.
      • Le système vous envoie un e-mail de confirmation indiquant que votre demande a été envoyée. Le message inclut un lien vers les détails de la demande sur l’application Gestion des risques liés aux tiers .
      • Le système envoie une notification par e-mail à tous les utilisateurs du groupe spécifié dans le groupe d’affectation. Le message indique que la demande a été reçue et qu’elle se trouve dans l’état Nouveau . Le message inclut également un lien vers la page de détails de la demande.
      Remarque :
      Pour les nouvelles demandes de diligence raisonnable, le groupe d’affectation est défini sur Assignateurs de demandes de diligence raisonnable. Le gestionnaire ou le propriétaire TPR peut spécifier quel groupe est le groupe d’affectation dans l’onglet Détails d’une demande de diligence raisonnable. Pour plus d'informations, consultez Gestion du processus de demande de diligence raisonnable et Ajouter des utilisateurs aux groupes en fonction des responsabilités.