Demander des preuves pendant les audits

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 6 minutes de lecture

    • Demandez des preuves à n’importe quelle étape d’un audit. Les détails sur les éléments pour lesquels des preuves sont demandées sont également fournis à la personne responsable de la fourniture des preuves.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_audit.user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Une preuve peut être demandée de trois façons :
    Mes preuves
    En créant un enregistrement de preuve à partir du module Mes preuves .
    Demander des preuves
    Depuis les listes connexes Entité, Contrôle, Tâche d’audit, Problème de test de contrôle et Autres problèmes dans un enregistrement d’engagement. Pour demander des preuves à ces sources, accédez à Audit > Engagements > Mes engagements. Ouvrez l’enregistrement de l’engagement et sélectionnez la liste connexe à partir de laquelle vous souhaitez demander des preuves. Dans la liste Action sur les lignes sélectionnées , sélectionnez Demander des preuves. Ici, vous pouvez soit créer une nouvelle demande de preuves, soit ajouter d’autres demandes à une demande de preuves existante. La demande de preuves est créée, mais pas les tâches de demande de preuves. Pour plus d’informations sur l’ajout de preuves existantes, consultez Réutiliser des preuves existantes à partir des éléments connexes d’un engagement.
    Tables Entité, Contrôle, Objectif de contrôle, Test de contrôle, Engagement, Problèmes
    À partir de tables telles que Entité, Contrôle, Objectif de contrôle, Test de contrôle, Engagement, Problème. Toutefois, lorsque les utilisateurs demandent des preuves à partir de ces tables, c’est la demande de preuves qui est créée, et non la tâche de demande de preuves proprement dite. Les utilisateurs doivent accéder à l’enregistrement de demande de preuves généré, puis ajouter des tâches de demande de preuves.

    Dans cette procédure, la méthode pour demander des preuves à partir du module Mes preuves est décrite.

    Procédure

    1. Accédez à la Audit > Ma demande de preuves.
    2. Cliquez sur Nouveau.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de demande de preuves
      Champ Description
      Numéro Numéro unique de la demande de preuves.
      Demandeur Utilisateur demandant des preuves. Ce champ est automatiquement renseigné.
      Demandé au nom de Utilisateur pour lequel des preuves sont demandées.
      Groupe d'affectation Groupe affecté pour fournir des preuves.
      Affecté à Utilisateur gestionnaire de fournir les preuves.
      État État de la demande. L'état par défaut est Brouillon.
      Type Type de preuve créée. Il peut s’agir d’un audit ou d’une conformité.
      Motif de la demande Motif de la demande de preuves.
      Liste de surveillance Utilisateurs intéressés par la visualisation des preuves collectées. Si une personne est ajoutée à la liste de surveillance, elle peut accéder à Audit > Demande de preuves > Demandes de preuves observées pour afficher les demandes.
      Nom Nom de la demande de preuves.
      Description Description détaillée de la demande de preuves.
      Calendrier
      Date d'échéance Date prévue de soumission des preuves.
      Ouverts Date d’ouverture de la demande. Cette date est automatiquement mise à jour.
      Fermé Date à laquelle la demande est fermée. Cette date est automatiquement mise à jour.
      Activité
      Notes de travail Saisissez les notes qui pourraient être requises.
      Activités Journal d’activité pour la demande.
    4. Enregistrez le formulaire.
      La liste connexe Détails de la collecte de preuves s’affiche. Cette liste connexe est utilisée pour répertorier les éléments pour lesquels des preuves sont demandées.
    5. Cliquez sur Nouveau.
    6. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 2. Formulaire de détails de la collecte de preuves
      Champ Description
      Demande de preuves Numéro unique de la tâche de demande de preuves.
      Preuve pour Enregistrement pour lequel des preuves sont demandées.

      Répertorie toutes les tables auxquelles la preuve est appliquée.
      Nom Nom du détail de la collecte de preuves.
      Groupe d'affectation Groupe affecté pour fournir des preuves. Les utilisateurs de ce groupe doivent disposer des rôles sn_grc.business_user.
      Affecté à Utilisateur gestionnaire de la fourniture de preuves.
      Instructions relatives à la collecte de preuves Instructions pour fournir des preuves. Par exemple, liste des documents justificatifs, des fichiers, etc.
    7. Cliquez sur OK.
    8. Cliquez sur Envoyer.
    9. Cliquez sur Demander des preuves.
      Lorsqu’une demande de preuves est déjà à l’état Travail en cours et qu’un nouveau détail de collecte de preuves est ajouté, la tâche de demande de preuves est immédiatement envoyée au délégataire.
      La liste connexe des preuves s’affiche avec la liste des preuves et la personne à qui la demande est affectée reçoit une notification par e-mail pour fournir les preuves demandées. En outre, l’état de la demande passe à Travail en cours.
    10. Accédez à la Audit > Demande de preuves > Mes tâches de demande de preuves.
    11. Ouvrez l’enregistrement pour lequel vous souhaitez fournir des preuves.
    12. Cliquez sur Accepter le travail.
    13. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 3. Formulaire de preuve
      Champ Description
      Numéro Numéro de la demande de preuves. Cette valeur est générée par défaut.
      Demandeur Utilisateur demandant des preuves. Cette valeur est générée par défaut.

      Si vous êtes l’approbateur, le demandeur, le membre de la liste de surveillance ou l’utilisateur dans le champ Affecté à, vous pouvez modifier les détails dans les champs Liste de surveillance, Nom et Description lorsque la preuve est à l’état Nouveau ou Travail en cours .
      Demandé au nom de Utilisateur pour lequel des preuves sont demandées. Cette valeur est générée par défaut.
      Groupe d'affectation Groupe affecté pour fournir des preuves. Les utilisateurs de ce groupe doivent disposer des rôles sn_grc.business_user.
      Affecté à Utilisateur gestionnaire de fournir les preuves. Cette valeur est générée par défaut.
      État État de la demande.
      Sous-état Aucun. Cette valeur est générée par défaut.
      Motif de la demande Motif de la demande de preuves.
      Approbateurs Utilisateurs devant approuver la preuve avant qu’elle soit renvoyée au demandeur pour examen. Habituellement, un approbateur est le gestionnaire de la personne qui fournit la preuve.
      Liste de surveillance Utilisateurs intéressés par la visualisation des preuves collectées.
      Nom Nom de la demande de preuves. Le nom par défaut est Nom des détails de la collecte de preuves.
      Description Description détaillée de la demande de preuves. La description par défaut est celle donnée dans le formulaire de demande de preuves.
      Détails de la demande
      Demande de preuves ID unique de la demande de preuves associée à la tâche. Cette valeur est générée par défaut et est extraite de l’enregistrement qui a été créé pour demander des preuves.
      Preuve pour Enregistrement pour lequel les preuves sont demandées.
      Preuve pour la description Description de l'enregistrement pour lequel la preuve est demandée. Cette valeur est générée par défaut et est extraite de l’enregistrement qui a été créé pour demander des preuves.
      Instructions relatives à la collecte de preuves Instructions pour recueillir les preuves.

      Si vous êtes le gestionnaire ou le demandeur, vous pouvez modifier ce champ lorsque l’état de la tâche de demande de preuves est Travail en cours.
    14. Pour demander l’approbation des preuves jointes, cliquez sur Demander l’approbation.
    15. Si aucun approbateur n’est requis, cliquez sur Demander une révision.
    16. Accédez à la Audit > Demande de preuves > Mes approbations.
    17. Ouvrez l’enregistrement pour lequel vous souhaitez approuver la preuve.
    18. Examinez les preuves jointes sur le formulaire et cliquez sur l’une des options suivantes :
      Option Description
      Approuver Approuvez les preuves jointes. Le demandeur obtient les preuves fournies.
      Demander une révision Demandez que les preuves jointes soient examinées. Saisissez des commentaires lorsque vous demandez une révision. Le délégataire reçoit une notification l’invitant à examiner les preuves jointes.
      Demander des informations Cherchez plus d’informations et de détails sur les preuves jointes. Le délégataire reçoit une notification l’invitant à fournir plus d’informations sur les preuves jointes.
    19. Accédez à la Audit > Demande de preuves > Mes vérifications en attente.
    20. Sur le formulaire de preuves, examinez les preuves jointes et cliquez sur l’une des options suivantes :
      Option Description
      Accepter la preuve Acceptez les preuves fournies.
      Demander une révision Demandez l’examen des preuves, si elles ne sont pas appropriées, ou si elles sont modifiées.
      Abolir Annulez la tâche de demande de preuves.
      Supprimer Supprimez la tâche de demande de preuves.
    21. Accédez au formulaire pour lequel vous souhaitez afficher la liste connexe Demande de preuves .
    22. Cliquez avec le bouton droit dans l’en-tête du formulaire, puis cliquez sur Configurer > Listes connexes.
    23. Localisez l’élément de preuve connexe dans la zone Disponible et déplacez-le vers la zone Sélectionné .
    24. Cliquez sur Enregistrer.