Fournir l’accès aux documents aux utilisateurs de la politique

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 2 minutes de lecture

    • Accordez l’accès aux utilisateurs auxquels des rôles ont été affectés pour collaborer sur la politique activée par l’annotation.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst ; mp_document_user

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Politique et Conformité > Espace de travail Compliance.
    2. Dans le Conformité de l'espace de travail, sélectionnez l’icône Liste (icône Listes).
    3. Accédez à la Bibliothèque de conformité > Mes politiques.
    4. Sélectionnez une politique à ouvrir.
    5. Pour afficher tous les utilisateurs de cette politique et leurs rôles respectifs qui peuvent accéder au document, sélectionnez la liste connexe Accès au document .
      La liste connexe Accès au document n’est visible que lorsque l’annotation de politique est activée pour la politique. La table Accès au document [sn_irm_shared_cmn_document_access] stocke les informations créées et mises à jour de l’enregistrement de politique chaque fois que des changements correspondants ont été apportés aux rôles d’utilisateur tels que les approbateurs, les contributeurs, les réviseurs ou les propriétaires ayant accès à la politique activée pour l’annotation.

      Les utilisateurs identifiés dans la section Affectation de politique de la liste connexe Détails en tant que propriétaires, approbateurs, réviseurs et contributeurs sont des utilisateurs répertoriés dans la liste connexe Accès au document pour la politique activée pour l’annotation. Un utilisateur peut également avoir plusieurs rôles.

      La colonne État indique l’état de l’accès de chaque utilisateur à la stratégie.

      Une adresse e-mail valide de l’utilisateur, configurée dans la table sys_user, est requise pour accéder au document hébergé dans le cloud à partir de la liste connexe Accès au document.

      En tant que propriétaire de politique, lorsque vous activez l’annotation d’une politique, une notification par e-mail est envoyée à tous les utilisateurs de la politique dont l’état est ID demandé.

      Si vous vous connectez en tant qu’utilisateur particulier, par exemple en tant qu’approbateur de politique, vous recevez une notification indiquant que l’accès au document de politique est en attente. La notification vous invite également à vérifier vos e-mails pour que l’ID soit saisi dans la liste connexe Accès au document.

      Remarque :
      Bien que les utilisateurs disposent d’un Microsoft OneDrive accès en modification, tous ne peuvent pas modifier le document. L’accès en modification dépend de l’état de la politique.
      • Si la politique est à l’état Brouillon, le propriétaire et les contributeurs ont un accès en modification. Les approbateurs et les réviseurs bénéficient d’un accès en lecture seule.
      • Si la politique est à l’état Révision, le propriétaire et les réviseurs ont un accès en modification au document. À cet état, les contributeurs ne contribuent pas à la politique et peuvent uniquement lire le document. Les approbateurs disposent également d’un accès en lecture uniquement.
      • Si la politique est dans les états En attente d’approbation, Publié ou Mis hors service, tous les utilisateurs disposent d’un accès en lecture seule.
    6. Accédez à la liste connexe Accès au document de l’enregistrement de politique.
    7. Cliquez sur le bouton Soumettre l’ID .
    8. Saisissez l’ID dans le champ Microsoft OneDrive ID d’objet de la fenêtre contextuelle Soumettre l’ID.
    9. Sélectionnez Soumettre.
      Votre Microsoft OneDrive ID d’objet est saisi dans le ServiceNow compte.
    10. Sélectionnez l’icône Actualiser. pour afficher l’état mis à jour de l’utilisateur.