Demander des preuves pendant les audits à l’aide de l' Conformité de l'espace de travail

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 6 minutes de lecture

    • Demandez des preuves à n’importe quelle étape d’un audit à l’aide de .Conformité de l'espace de travail Les détails sur les éléments pour lesquels des preuves sont demandées sont également fournis à la personne responsable de la fourniture des preuves.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_audit.user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les preuves peuvent être demandées de trois façons :
    Mes preuves
    En créant un enregistrement de preuve à partir du module Mes preuves .
    Demander des preuves
    Depuis les listes connexes Entité, Contrôle, Tâche d’audit, Problème de test de contrôle et Autres problèmes dans un enregistrement d’engagement. Pour demander des preuves à ces sources, accédez à Tout > Politique et Conformité > Espace de travail Compliance. Dans la vue de liste de l’espace de travail, sélectionnez Engagements dans la liste Test de contrôle. Ouvrez l’enregistrement de l’engagement et sélectionnez la liste connexe à partir de laquelle vous souhaitez demander des preuves. Cliquez sur le bouton Demander des preuves . Ici, vous pouvez créer une demande de preuves ou ajouter d’autres demandes à une demande de preuves existante. La demande de preuves est créée, mais pas les tâches de demande de preuves.
    Vous pouvez informer l’utilisateur des enregistrements de preuves qui existent déjà pour l’une des tables d’éléments connexes de l’engagement, afin qu’il puisse les réutiliser.
    1. Pour créer une nouvelle demande de preuves, sélectionnez Créer une nouvelle demande de preuves dans la liste Sélectionner une méthode de la fenêtre contextuelle Demander des preuves. Entrez les détails et cliquez sur le bouton Demander .
    2. Pour afficher les informations relatives aux preuves connexes existantes, cliquez sur le lien Afficher dans la fenêtre contextuelle Demander des preuves.
      Remarque :
      S’il n’existe aucune preuve, le message ne s’affiche pas dans la fenêtre contextuelle Demander des preuves.
      Figure 1. Afficher le lien dans la fenêtre contextuelle Demander des preuves
      Afficher le lien dans la fenêtre contextuelle Demander des preuves.
    3. Pour afficher toutes les preuves existantes créées sur les éléments connexes, sélectionnez la liste connexe Preuve.

      Lorsque la preuve est à l’état Fermé terminé , les boutons d’action d’interface utilisateur tels que Nouveau, Ajouter une preuve existante, Supprimer et Supprimer sont désactivés. Vous pouvez effectuer ces actions d’interface utilisateur uniquement lorsque l’engagement ou tout autre objet d’audit et de conformité est à l’état actif.

    4. Pour ajouter des preuves existantes, cliquez sur le bouton Ajouter une preuve existante et sélectionnez la preuve.
      Remarque :
      Le bouton Ajouter des preuves existantes est disponible dans l’élément connexe aux preuves de tous les objets de conformité et d’audit tels que l’engagement, la tâche d’audit, le problème, la politique, l’entité, le contrôle, l’objectif de contrôle, le document de référence, les citations et la Conformité de l'espace de travail demande de preuves.
    5. Pour supprimer l’association des preuves liées à l’engagement, sélectionnez les preuves dans la liste connexe des preuves, puis cliquez sur le bouton Supprimer .
      Remarque :
      L’action supprime uniquement l’association des enregistrements de preuves existants de l’engagement et ne supprime pas l’enregistrement de preuves de la base de données.
    Remarque :
    L’utilisateur connecté doit également avoir accès à l’engagement pour lequel des enregistrements de preuves existent ou doit être l’utilisateur ayant accès à l’enregistrement pour les afficher et les ajouter. Si l’utilisateur connecté n’a pas accès à ces enregistrements, bien qu’il existe des preuves de l’existence de ces éléments connexes, ils ne s’affichent pas pour que l’utilisateur les ajoute.
    Tables Entité, Contrôle, Objectif de contrôle, Test de contrôle, Engagement, Problèmes
    À partir de tables telles que Entité, Contrôle, Objectif de contrôle, Test de contrôle, Engagement, Problème. Toutefois, lorsque les utilisateurs demandent des preuves à partir de ces tables, c’est la demande de preuves qui est créée, et non la tâche de demande de preuves proprement dite. Les utilisateurs doivent accéder à l’enregistrement de demande de preuves généré, puis ajouter des tâches de demande de preuves.
    Dans cette procédure, la méthode pour demander des preuves à partir du module Mes preuves est décrite.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Politique et Conformité > Espace de travail Compliance.
    2. Dans le Conformité de l'espace de travail, sélectionnez l’icône Liste ( Liste).
    3. Accédez à la Demandes de preuves > Ma demande.
    4. Sélectionnez Nouveau.
    5. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de demande de preuves
      Champ Description
      Numéro Numéro unique de la demande de preuves.
      Nom Un nom pour cette demande.
      Demandeur Utilisateur demandant des preuves. Ce champ est automatiquement renseigné.
      Demandé au nom de Utilisateur pour lequel des preuves sont demandées.
      Type Type de preuve créée. Il peut s’agir d’un audit ou d’une conformité.
      Motif de la demande Motif de la demande de preuves.
      État État de la demande. L'état par défaut est Brouillon.
      Sous-état Un état supplémentaire pour la demande.
      Description Description détaillée de la demande de preuves.
      Affectation
      Groupe d'affectation Groupe affecté pour fournir des preuves.
      Affecté à Utilisateur gestionnaire de fournir les preuves.
      Liste de surveillance Utilisateurs intéressés par la visualisation des preuves collectées. Si une personne est ajoutée à la liste de surveillance, elle peut accéder à Audit > Demande de preuves > Demandes de preuves observées pour afficher les demandes.
      Calendrier
      Date d'échéance Date prévue de soumission des preuves.
      Ouverts Date d’ouverture de la demande. Cette date est automatiquement mise à jour.
      Fermé Date à laquelle la demande est fermée. Cette date est automatiquement mise à jour.
      Activité
      Notes de travail Saisissez les notes qui pourraient être requises.
      Activités Journal d’activité pour la demande.
      Confidentialité
      Confidentiel Option permettant d’activer la confidentialité de l’enregistrement. Seuls les utilisateurs confidentiels affectés ou les groupes d’utilisateurs confidentiels peuvent accéder à l’enregistrement.

      Pour plus d’informations sur l’option Confidentiel, consultez Marqueur de confidentialité pour les enregistrements d’audit et de conformité.
    6. Enregistrez le formulaire.

      La liste connexe Détails de la collecte de preuves s’affiche. Cette liste connexe est utilisée pour répertorier les éléments pour lesquels des preuves sont demandées.

    7. Sélectionnez Nouveau.
    8. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 2. Formulaire de détails de la collecte de preuves
      Champ Description
      Numéro Numéro unique pour le détail de la collecte de preuves.
      Nom Un nom pour cette demande.
      Type de collecte de preuves Enregistrement pour lequel des preuves sont demandées.
      Si la demande a été saisie par un utilisateur disposant du rôle d’utilisateur de conformité, les options disponibles sont les suivantes :
      • Document de référence
      • Contenu source d'autorité
      • Contrôle
      • Objectif du contrôle
      • Test de contrôle
      • Entité
      • Problème
      • Politique
      Si la demande a été saisie par un utilisateur disposant du rôle d’utilisateur d’audit, les options disponibles sont les suivantes :
      • Tâche d'audit
      • Contrôle
      • Objectif du contrôle
      • Test de contrôle
      • Engagement
      • Entité
      • Problèmes
      Preuve pour

      Répertorie toutes les tables auxquelles la preuve est appliquée.
      Demande de preuves Numéro unique de la tâche de demande de preuves.
      Affectation
      Groupe d'affectation Groupe affecté pour fournir des preuves. Les utilisateurs de ce groupe doivent disposer des rôles sn_grc.business_user.
      Affecté à Utilisateur gestionnaire de la fourniture de preuves.
      Instructions
      Instructions relatives à la collecte de preuves Instructions pour fournir des preuves. Par exemple, liste des documents justificatifs, des fichiers, etc.
    9. Sélectionnez Enregistrer.
    10. Sélectionnez Demander des preuves.
      Lorsqu’une demande de preuves est déjà à l’état Travail en cours et qu’un nouveau détail de collecte de preuves est ajouté, la tâche de demande de preuves est immédiatement envoyée au délégataire.
      La liste connexe des preuves s’affiche avec la liste des preuves et la personne à qui la demande est affectée reçoit une notification par e-mail pour fournir les preuves demandées. En outre, l’état de la demande passe à Travail en cours.