Anforderungen für Coupa über die Anwendung Procurement erstellen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Erstellen Sie Softwareanforderungen direkt in Coupa über die Anwendung ServiceNow ServiceNow, um Software zu erwerben.

    Vorbereitungen

    Um eine Anforderung für Coupa über die Anwendung ServiceNow ServiceNow zu erstellen, müssen Sie folgende Aufgaben ausführen:

    • Ein Coupa-Integrationsprofil erstellen und veröffentlichen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Coupa-Integrationsprofile erstellen.
    • Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen erstellte Bestellung über mindestens eine Bestellposition verfügt und dass alle Bestellpositionen für Softwareprodukte sind.
    • Synchronisieren Sie die Referenzdatentypen in ServiceNow ServiceNow und Coupa. Weitere Informationen finden Sie unter Referenzdatensynchronisierung.

    Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, können Sie in Coupa eine Anforderung erstellen.

    Wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind, werden in Coupa keine Anforderungen erstellt, und der veraltete Procurement-Flow wird in der Anwendung Procurement fortgesetzt.

    Erforderliche Rolle: sam_admin und procurement_integrator
    Hinweis:
    Die Rolle procurement_integrator wird der Rolle sam_admin hinzugefügt. Die Rolle procurement_integrator gestattet es dem SAM-Administrator, Verbindungen und Aliasse einzusehen.

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Es gibt folgende Optionen, um eine Anforderung für Coupa zu erstellen:
    • Wenn ein Benutzer Software über Servicekatalog anfordert. Weitere Informationen finden Sie unter Katalogelement vom Serviceportal anfordern.
    • Wenn eine Rolle der Typen procurement_user oder sam_admin eine Bestellung direkt in der Anwendung Procurement erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter Bestellungen erstellen.
    • Wenn ein Rolle des Typs sam_user eine Bestellung direkt über das Formular für Korrekturoptionen erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter View software model results.
    Es gibt folgende Anforderungstypen:
    • Kataloganforderung: Eine Anforderung, die für einen Artikel erstellt wurde, der bereits in der externen Einkaufsanwendung vorhanden ist.
    • Nicht-Kataloganforderung: Eine Anforderung, die für einen Artikel erstellt wurde, der nicht im Produktkatalog des Unternehmens vorhanden ist.
    Weitere Informationen zum Erstellen von Bestellungen finden Sie unter Bestellungen erstellen.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Procurement > Aufträge > Bestellungen.
    2. Wählen Sie Neu.
    3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Bestellung – Felder
      Feld Beschreibung
      Nummer Die eindeutige Nummer zur Identifizierung der Bestellung.
      Fällig am Das Datum, bis zu dem die Gesamtkosten der Bestellung bezahlt werden müssen.
      Lieferant Der Lieferant, bei dem die Bestellung aufgegeben wurde.
      Versenden an Das Lager, an das die Artikel in der Bestellung versendet werden sollen.
      Hinweis:
      Dieses Feld ist erforderlich, wirkt sich jedoch nicht auf die Erstellung von Anforderungen für Software auf Coupa aus.
      Auftragsdatum Das Datum, an dem die Bestellung erstellt wurde.
      Status Der Status der Bestellung: Abgebrochen, Bestellt, Empfangen, Angefordert oder Angehalten.
      Zugewiesen an Der Benutzer, dem die Bestellung zugewiesen ist.
      Rechnung an Der Standort, der für die Zahlung der Gesamtkosten der Bestellung verantwortlich ist.
      Kurzbeschreibung Eine kurze Beschreibung der Bestellung.
      Abschnitt „Allgemein“
      Versand Die Liefermethode, die beim Versenden der Artikel in der Bestellung verwendet werden soll.
      Bedingungen Die Zahlungsbedingungen der Bestellung: Kredit, Netto 30 Tage oder Netto 90 Tage.
      Versandkosten Der Betrag, der für die im Feld Versand angegebene Liefermethode bezahlt werden muss.
      Gesamtkosten Die Summe aller Artikelkosten in der Bestellung und die Versandkosten.
      Beschreibung Eine vollständige Beschreibung des Inhalts der Bestellung.
      Abschnitt „Details“
      Anfängliche Anforderung Die Datensatznummer der Anforderung, für die die Artikel in der Bestellung erforderlich sind.
      Angefordert von Der Benutzer, der die Artikel in der Bestellung anfordert.
      Hinweis:

      Die E-Mail-Adresse des Benutzers, der die Artikel in der Bestellung anfordert, muss in den Anwendungen Coupa und ServiceNow ServiceNow identisch sein.
      Angefordert Das Datum, an dem der Benutzer im Feld Angefordert von die Artikel in der Bestellung angefordert hat.
      Bestellt Zeitpunkt, zu dem auf die Schaltfläche Bestellen im Bestellformular geklickt wurde.
      Erwartete Lieferung Das Datum, an dem die der Bestellung zugeordneten Artikel voraussichtlich in dem im Feld Versenden an angegebenen Lager ankommen. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden, wenn der Status der Bestellung Empfangen oder Abgebrochen lautet. (Weitere Informationen zu diesem Feld finden Sie unter Purchase order expected delivery date.)
      Empfangen Zeitpunkt, zu dem der Bestellstatus in Empfangen geändert wurde.
      Vertrag Die Datensatznummer des Vertrags mit dem Lieferanten, bei dem die Artikel in der Bestellung bestellt werden.
      Abteilung Die Abteilung, die für die Bezahlung der Bestellung verantwortlich ist.
      Budget-Nummer Die der Bestellung zugeordnete Budget-Nummer.
      Lieferantenaccount Der mit der Bestellung verknüpfte Lieferantenaccount.
    4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular, und wählen Sie Speichern.
      Sie können Bestellpositionen hinzufügen, um anzugeben, was Sie bei diesem Lieferanten bestellen. Weitere Informationen zum Erstellen einer Bestellung finden Sie unter Bestellpositionselemente erstellen. Eine Anforderungsposition mit einer eindeutigen ID wird in Coupa erstellt.
    5. Nachdem Sie mindestens eine Bestellposition hinzugefügt haben, wählen Sie Bestellung aus.
      Eine Anforderungs-ID wird in Ihrer Bestellung angezeigt, und die entsprechenden Anforderungspositions-IDs werden in Ihren Bestellpositionen angezeigt.
      Hinweis:
      Warten Sie etwas und laden Sie dann das Bestellformular erneut, um die generierten IDs oder Fehler einsehen zu können.

    Ergebnisse

    Nachdem der Status der Bestellung in Coupa auf Empfangen gesetzt wurde, werden folgende Aktivitäten durchgeführt:
    • Assets und Wareneingangsscheine werden erstellt, und Sie finden die Bestellnummer im Bestellformular.
    • Die Anwendung Asset-Management – Procurement Integration generiert automatisch Berechtigungen.
    • Bei Erhalt der Assets erstellt die geplante Aufgabe ITAM - Sync Coupa purchase orders einen Wareneingangsschein und Belegzeilen desselben in der Anwendung ServiceNow Procurement. Dieser Auftrag ruft auch die Coupa-Felder wie Teilenummer des Herstellers, Status und Eingangsmenge ab. Die von Coupa über die Empfangstransaktionen zurückgegebenen Werte werden zum Füllen der erstellten Berechtigungen verwendet. Wenn diese Werte jedoch nicht in den Wareneingangsscheinen verfügbar sind, verwendet die Anwendung Asset-Management – Procurement Integration die in der Bestellung der Anwendung Procurement ausgefüllten Werte.
    • Wenn in der Bestellung eine Diskrepanz besteht, gibt Asset-Management – Procurement Integration Fehler für den Import von Berechtigungen aus. Sie können die Fehler einsehen, indem Sie die Registerkarte Berechtigungsimportfehler unter einer Bestellung, einer Bestellposition und einer Wareneingangsbelegzeile auswählen.