のドキュメントテンプレートの作成 ライセンスと許可プレイブック

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：6分

    • ServiceNow ドキュメントテンプレートアプリケーションを使用すると、HTML および PDF ドキュメントテンプレートを作成して、標準のレターまたはドキュメントを生成できます。ドキュメントをオンラインで入力、署名、およびレビューするプロセスを自動化および簡素化できます。ドキュメントテンプレートアプリケーションを使用して、 ライセンスと許可プレイブックを通じて発行されたさまざまなタイプのライセンスと許可のテンプレートを生成します。

    始める前に

    必要なロール：admin

    手順

    1. 次のように移動する。 All (すべて) > ドキュメントテンプレート > すべてのドキュメントテンプレート.
    2. [New (新規)] を選択します。
    3. [PDF Document Template (PDF ドキュメントテンプレート)] を選択します。
    4. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 1. PDF テンプレートフォーム
      フィールド 説明
      名前 PDF ドキュメントテンプレートの名前。
      テーブル ドキュメントの添付先を決定します。ライセンスと許可ケース [sn_gsm_license_permit_case] を選択して、生成された PDF をケースにマッピングします。ライセンスと許可のインストールベースアイテム [sn_gsm_license_permit_install_base_item] を選択して、生成された PDF フィールドを受領したアイテムにマッピングします。
      カテゴリ テンプレートが追加されるドキュメントカテゴリ。[ ライセンスと許可プレイブック] で [ライセンスと許可] を選択します。
      アプリケーション ドキュメントテンプレートが作成されるアプリケーションのスコープ。
      状況 ドキュメントテンプレートの現在のステータス。
      • ドラフト：ドキュメントテンプレートがまだ公開されていないことを示します。
      • 編集中：公開された後にドキュメントテンプレートが編集されていることを示します。
      • 公開済み：サービスおよびケースでドキュメントテンプレートを使用できることを示します。
      ユーザー基準 このドキュメントの対象者基準。たとえば、カナダ居住者のみを対象とした許可を作成できます。
      注:
      大文字と小文字の区別や null 値などの条件を定義する場合は、「GlideFilter - スコープ付き、グローバル」を参照してください。
      開始日 PDF ドキュメントテンプレートが有効になる開始日。[開始日] は、同じテンプレートの複数のバージョンを維持するのに役立ちます。
      注:
      開始日は終了日よりも前でなければなりません。
      終了日 PDF ドキュメントテンプレートが有効である最後の日付。[終了日] は、同じテンプレートの複数のバージョンを維持するのに役立ちます。

      デフォルトでは、[ 開始日 ] と [終了日 ] の値が空白の場合、テンプレートは常に有効であることが暗黙的に示されます。

      終了日を指定する場合は、開始日も指定する必要があります。
      テンプレートの日付形式 エージェントがドキュメントをプレビューするとき、添付ファイルを生成するとき、または参加者のドキュメントタスクを開始するときに日付を表示する形式。
      注:
      • ServiceNow アプリケーションまたは AdobeSign アプリケーションを使用して署名する場合：[テンプレートの日付形式 (Template date format)] で値が選択されていない場合は、template_date_format システムプロパティで指定された値が考慮されます。[テンプレートの日付形式 (Template date format)] とシステムプロパティ template_date_format の両方が空の場合、エージェントのユーザープロファイルの [日付形式] フィールドの値が考慮されます。
      • DocuSign アプリケーションを使用して署名する場合：DocuSign アプリケーションの署名設定で選択された日付形式が、ServiceNow インスタンスで構成された PDF テンプレートの [テンプレートの日付形式 (Template date format)] よりも優先されます。
      テンプレート言語 エージェントがドキュメントをプレビューするとき、添付ファイルを生成するとき、または参加者のドキュメントタスクを開始するときに翻訳される動的トークンの言語。
      注:
      • [テンプレート言語] は必須フィールドです。デフォルトの言語は [なし] です。
      • 翻訳機能は、言語プラグインがインスタンスにインストールされている場合にのみ使用できます。
      署名タイプ ドキュメントの署名または入力に使用するアプリケーションを指定するオプション。たとえば、ServiceNow Sign、DocuSign、AdobeSign などです。
      注:
      署名タイプは、それぞれの統合プラグインがインストールされている場合にのみ使用できます。
      添付ファイルタイプ 新しいドキュメントをアップロードするか、ServiceNow ドキュメント管理からドキュメントを選択するオプション。
      ドキュメント さらにカスタマイズするために、入力可能な PDF の添付ファイルをアップロードするオプション。
      注:
      このフィールドは、[添付ファイルタイプ] で [新規ドキュメントをアップロード] が選択されている場合に表示されます。
      ドキュメントリビジョン ServiceNow ドキュメント管理からドキュメントを選択するオプション。
      注:
      このフィールドは、[添付ファイルタイプ] で [ドキュメントリビジョンから選択] が選択されている場合に表示されます。
      [Active (アクティブ)] PDF ドキュメントテンプレートを使用できるように有効化するオプション。
      応答確認テキスト 入力したドキュメントを送信するときに、ユーザーにチェックボックスを選択するように求めるテキスト。
      ソーステンプレート 現在のテンプレートのコピー作成元のテンプレート。
    5. オプション: [ PDF を解析 ] 関連リンクを選択すると、PDF の情報とフィールドが自動的に解析され、その情報が PDF マッピングテーブルに保存されて再利用されます。
      各 PDF フィールドを、ライセンスと許可のインストールベーステーブルの対応するマッピングフィールドにマッピングできるようになりました。
    6. オプション: [ PDF テンプレートマッピング] 関連リストで、追加の PDF フィールドマッピングを定義します。
      詳細については、「Define a PDF field mapping」を参照してください。
    7. [Update (更新)] を選択します。

      生成に使用するドキュメントテンプレートを決定するには、作成したドキュメントテンプレートを対応するインストールベースアイテム/受領済みアイテム拡張テーブルにマップする必要があります。これは、ディシジョンテーブルでドキュメントテンプレートマッピングを使用して実現されます。

    8. 次のように移動する。 ディシジョン管理 > ディシジョンビルダー.
    9. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 2. PDF テンプレートフォーム
      フィールド 説明
      ドキュメントテンプレートカテゴリ 単一のインストールベースアイテムテーブルに複数のテンプレートを含めるには、このフィールドを使用します。
      テーブル名 このフィールドを使用して、ドキュメントテンプレートにマッピングするテーブルを指定します。
      ドキュメントテンプレート このフィールドを使用して、特定のドキュメントテンプレートカテゴリとテーブル名に使用するドキュメントテンプレートを指定します。
      isPdfTemplate このフィールドを使用して、選択したドキュメントテンプレートが PDF テンプレート (値 = true) か HTML テンプレート (値 = false) かを示します
    10. 意思決定行を追加して、追加のドキュメントテンプレートを構成します。

    タスクの結果

    ドキュメントテンプレートによって生成された PDF は、 提案決定 アクティビティが許可/承認された後に作成されます。[決定] ステージの [ライセンス/許可を作成 ] アクティビティで受信した対応するインストールベースアイテム/アイテムに添付されている生成済み PDF を表示できます。

    次のタスク

    [ 参加者] 関連リストで、参加者を追加します。詳細については、「Create participants for a PDF document template」を参照してください。