Erstellen und ordnen Sie ein Richtlinientextdokument in zu Google Drive

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Erstellen Sie ein Richtlinientextdokument in Google Drive, und aktivieren Sie die Dokumentbearbeitung mit den Genehmigern, Überprüfern und Beitragenden. Sie können das Dokument für Ihre Stakeholder freigeben und bei der Dokumentbearbeitung in Echtzeit zusammenarbeiten.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst; mp_document_user

    Wichtig:
    Die Unterstützung für die DokumenterstellungGoogle wird ab Version 19.1.1 der Anwendung Richtlinien- und Compliance-Management aktiviert

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Richtlinien und Compliance > Compliance-Arbeitsbereich.
    2. Wählen Sie in Compliance Workspacedas Listensymbol ( Listensymbol.).
    3. Navigieren zu Compliance-Bibliothek > Meine Richtlinien.
      Sie können eine neue Richtlinie erstellen oder einen Datensatz öffnen, um die Redlining-Funktion zu aktivieren.
    4. Wählen Sie die zu öffnende Richtlinie aus.
    5. Wählen Sie für Google Driveeine zugehörige Liste mit Richtlinientext aus, um den Inhalt des Richtlinientexts anzuzeigen.
      1. Wählen Sie die Schaltfläche Dokumentbearbeitung aktivieren.
        Wenn sich die Richtlinie im Status Entwurf befindet, kann der Richtlinienbesitzer allein ein Dokument erstellen oder ein Dokument aus Google Drive zuordnen, um den Richtlinientext für die Bearbeitung durch Genehmiger, Überprüfer und Beitragende zu aktivieren.
      2. Um ein Dokument als Richtlinienbesitzer zu erstellen, wählen Sie Neues Dokument erstellen in der Liste Dokumentbearbeitung aktivieren.
      3. Kopieren Sie den Link zum freigebbaren Ordner aus Google Drive, und fügen Sie ihn in das Feld Ordnerlink im Popup-Fenster „Dokument erstellen“ ein.
        Um den Ordnerlink abzurufen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner in Google Drive, und wählen Sie das Symbol „Weitere Aktionen“ aus. Wählen Sie den Link Freigeben und Kopieren aus.
      4. Geben Sie den Namen des Dokuments in das Feld Dokumentname ein.
      5. Wählen Sie im Feld Typ den Typ des Dokuments aus, das Sie erstellen möchten.
        Die Optionen sind:
        • Google-Dokumente: Sie können ein Google -Dokument in Google Drive erstellen, wenn Sie diese Option auswählen.
        • Word: Sie können ein Microsoft Word -Dokument in Google Drive erstellen, auf das Sie über einen Browser zugreifen und in Google Drive speichern können.
      6. Wählen Sie Erstellen aus.
        Wenn Sie „Erstellen“ auswählen, wird das Dokument im Ordner des von Ihnen angegebenen Accounts Google Drive erstellt. Wenn Sie einen Link zu einem freigegebenen Ordner bereitstellen, müssen Sie über Bearbeitungszugriff verfügen, um eine Datei in diesem Ordner zu erstellen.
      7. Um das erstellte Dokument anzuzeigen, wählen Sie die Schaltfläche In Google Docs öffnen.
    6. Um die Benutzer anzuzeigen, die Lese- oder Schreibzugriff auf das Dokumenthaben, navigieren Sie zur zugehörigen Liste Dokumentzugriff.
    7. Um ein weiteres Dokument zu erstellen oder eine Verbindung zu einem anderen Dokument für eine Redlining-fähige Richtlinie herzustellen, wählen Sie die Schaltfläche Dokumentbearbeitung aktivieren.
      • Um ein weiteres zuerstellen, wählen Sie Neues Dokument erstellen, wodurch das Popup-Fenster erstellen“ geöffnet wird.
      • Um eine Verbindung zu einem anderen herzustellen, wählen Sie Vorhandenes Dokument verbinden, wodurch ein Popup-Fenster „Vorhandenes Dokument verbinden“ geöffnet wird.
    8. Um den Inhalt des Dokuments im Feld Richtlinientext zu aktualisieren, wählen Sie den Link Aktualisieren unter dem Dokumentlink.
    9. Wenn die Richtlinie entworfen wurde und vollständig ist, kann der Richtlinienbesitzer eine Überprüfung anfordern, indem er die Schaltfläche Überprüfung anfordern auswählt.
    10. Geben Sie im Popup-Fenster Überprüfung anfordern eine Nachricht für die Überprüfer ein.
    11. Wählen Sie Anforderungaus.
      Als Überprüfer können Sie die Richtlinie anzeigen, wenn sie zur Überprüfung bereit ist, indem Sie sich in der Ansicht Aufgaben bei Meine ausstehenden Aufgaben anmelden.
    12. Wählen Sie die Schaltfläche Zur Überprüfung senden aus.
      Sie können den Richtlinientext lesen, im Popup-Fenster Überprüfung senden einen Kommentar hinzufügen und die Richtlinie absenden.
    13. Um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen und die neueste Aktualisierung zu erhalten, nachdem Ihre Mitarbeitenden sie bearbeitet haben, wählen Sie den Link Aktualisieren auf der Registerkarte Richtlinientext.
      Als Richtlinienbesitzer können Sie den Inhalt des Dokuments in Google Drive bearbeiten, um eine Synchronisierung zwischen dem Dokument in Cloud und dem Richtlinientext der Richtlinie zu gewährleisten.

      Alle Aktivitäten zwischen dem Richtlinienbesitzer und den Überprüfern werden auf der Registerkarte Aktivität der zugehörigen Liste Details erfasst. Wenn alle Überprüfer die Überprüfung abgeschlossen haben, kann der Richtlinienbesitzer die Veröffentlichungsprüfliste abschließen.

    14. Wählen Sie die Schaltfläche Veröffentlichungsprüfliste abschließen aus.
      Wenn alle Überprüfungen abgeschlossen sind, können Sie als Richtlinienbesitzer den Veröffentlichungsprozess abschließen. Mit dieser Aktion wird ein Playbook erstellt. Der Richtlinienbesitzer muss die Veröffentlichungsprüfliste durchlaufen, bevor er die Genehmigung anfordert. Siehe Veröffentlichungsprüfliste für die Richtlinie abschließen und Genehmigung anfordern.
    15. Um den Verlauf der Richtlinie anzuzeigen, wählen Sie die zugehörige Liste Richtlinienverlauf aus.
      Weitere Informationen finden Sie unter Verlauf einer Redlining-fähigen Richtlinie anzeigen.