Verwaltung des Vertragsrisikoprozesses

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 6 Minuten Lesedauer

    • Schützen Sie die Interessen Ihrer Organisation als Verhandler für Drittpartei-Risikoverträge - häufig als Rechtsbeistand des Unternehmens - durch die Aufnahme spezifischer vertraglicher Bestimmungen, damit Sie die mit der Anwendung Risikomanagement von Drittparteien identifizierten Risiken angehen können.

    Wenn ein Vertrag mit der Interaktion oder einer Drittpartei verhandelt wird, geht die Sorgfaltspflicht-Anforderung in den Status Vertragsrisikoprozess über, nachdem alle Genehmigungen verarbeitet wurden. Wenn Sie der zugewiesene Vertragsverhandler sind, werden Sie durch eine automatisierte E-Mail benachrichtigt, wenn alle Genehmigungen verarbeitet wurden.

    Die folgende Infografik zeigt den Vertragsrisikoprozess.


    Infografik, die den Genehmigungsprozess im Sorgfaltspflicht-Workflow zeigt. Die Textbeschreibung finden Sie im folgenden Text.
    Hinweis:
    Die Rolle [sn_vdr_risk_asmt.contract_negotiator] ist erforderlich, und Ihr Vertragsverhandler führt alle Aktionen mithilfe der klassischen -Anwenderoberfläche Vendor Management-Arbeitsbereich oder VRM aus.
    Sie können alle ausstehenden Sorgfaltspflicht-Anforderungen für Verhandler, Aufgabenund Probleme anzeigen, indem Sie zur Seite „Aufgabe“ navigieren.

    Um die Aufgabenseite anzuzeigen, wählen Sie Arbeitsbereiche > Vendor Management-Arbeitsbereich, und wählen Sie dann das Aufgabensymbol Aufgabensymbol..

    Um die Ihnen zugewiesenen Anforderungen anzuzeigen, wählen Sie Sorgfaltspflicht-Anforderungen für Verhandleraus.

    Um Sorgfaltspflicht-Anforderungen für Verhandler auf der klassischen Anwenderoberfläche VRM anzuzeigen, wählen Sie Alle > Selfservice > Risikomanagement von Drittparteien > Sorgfaltspflicht-Anforderungen > Meine Anforderungen im Vertragsprozess

    In dieser Ansicht können Sie die folgenden Aufgaben ausführen:
    • Überprüfen Sie die internen Fragebogen-Antworten.

      Navigieren Sie zur Datensatzseite „Sorgfaltspflicht-Anforderung“, indem Sie die Nummer der Due-Diligence-Anforderung (DDR) auswählen. Sie können die zugehörigen internen Fragebogenantworten anzeigen, indem Sie auf der Registerkarte Bewertung des inhärenten Risikos die Nummer der Bewertung des inhärenten Risikos (Inherent Risk Assessment, INA) auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter IRQ-Prozessmanagement.

    • Überprüfen Sie die Risikointelligenz-Punktzahlen.

      Navigieren Sie zur Datensatzseite „Sorgfaltspflicht-Anforderung“, indem Sie die DDR-Nummer auswählen. Sie können die zugehörigen Risk Intelligence-Punktzahlen anzeigen, indem Sie die Registerkarte Risk Intelligence-Punktzahlen wählen. Weitere Informationen finden Sie unter Risikointelligenz-Punktzahlen werden angezeigt.

    • Überprüfen Sie die externen Fragebogenantworten und die Begleitdokumente.

      Navigieren Sie zur Datensatzseite „Sorgfaltspflicht-Anforderung“, indem Sie die DDR-Nummer auswählen. Zeigen Sie die zugehörigen externen Fragebogenantworten und Begleitdokumente an, indem Sie auf der Registerkarte Drittpartei-Risikobewertung die Nummer der Drittpartei-Risikobewertung (VRA) auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwaltung der Risikobewertung von Drittparteien (extern)..

    Hinweis:
    Weitere Informationen zu den Prozessen im Sorgfaltspflicht-Workflow finden Sie unter Sorgfaltspflicht-Workflow.
    Vertragsrisikoprozess (nur wenn die Interaktion vertraglich vereinbart ist)

    Wenn die Interaktion einen Vertrag enthält, bereiten Sie als Vertragsverhandler den Vertrag vor und führen die folgenden Aktionen aus:

    1. Greifen Sie auf alle Daten zu, die während der Anforderungs-, IRQ-, Sorgfaltspflicht- und Genehmigungsprozesse generiert werden, um den Vertrag zu entwerfen und zu regeln und die folgenden Elemente zu bewerten:
      • Antworten und Kommentare des Drittpartei-Risikogutachters auf den ersten Fragebogen zum inhärenten Risiko (IRQ). Weitere Informationen finden Sie unter IRQ-Prozessmanagement.
      • Risikodaten von den Risk Intelligence-Anbietern. Weitere Informationen finden Sie unter Risikointelligenz-Punktzahlen werden angezeigt.
      • Antworten auf Drittpartei-Fragebogen und Interaktionsfragebögen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwaltung der Risikobewertung von Drittparteien (extern)..
      • Probleme und Aufgaben für Drittparteikontakte, die Ihnen vom Manager für Drittparteirisiken zugewiesen wurden. Zugewiesene Probleme und Aufgaben werden auf der Aufgabenseite aufgeführt.
    2. Nachdem der Vertrag von allen Parteien vollständig unterzeichnet (ausgeführt) wurde, fügen Sie den Vertrag an, und aktivieren Sie die Interaktion, indem Sie Vertrag ausgeführt auswählen. Führen Sie dann die folgenden Aktionen auf der Registerkarte Details auf der Datensatzseite der Sorgfaltspflicht-Anforderung aus:
      1. Legen Sie das Startdatum des Vertrags für die Interaktion fest.
      2. Legen Sie das Startdatum des Vertrags für die Drittpartei fest, wenn dies noch nicht festgelegt wurde.
      3. Legen Sie das Ablaufdatum des Vertrags für die Interaktion auf das angeforderte Enddatum fest.
      4. Aktualisiert den Status der Due-Diligence-Anforderung von Vertragsrisikoprozess in Interaktionsvertrag ausgeführt.

    Nachdem der Vertrag ausgeführt wurde, sind die Felder Vertragsstartdatum und Vertragsablaufdatum schreibgeschützt und können auf der Registerkarte Details für die Drittpartei und die Interaktion in Vendor Management-Arbeitsbereichangezeigt werden.

    Hinweis:
    Wählen Sie nach dem Öffnen einer zugewiesenen Aufgabe im Abschnitt Anhängedie Option Durchsuchen aus, um einen Vertrag auszuwählen und hinzuzufügen.

    Folgen Sie dem gleichen Prozess in Schritt 2, um eine Interaktion für Sorgfaltspflicht-Anforderungen zu aktivieren, eine Interaktion zu integrieren und eine Interaktion zur Vertragsverlängerung neu zu bewerten.

    Vertragsrisikoprozess (Vertrag wird übersprungen)

    Wenn für die Interaktion kein Vertrag erforderlich ist, können Sie den Vertrag überspringen, indem Sie auf der Datensatzseite der Sorgfaltspflicht-Anforderung auf der Registerkarte Detailsdie Option Vertrag überspringen auswählen.

    Die folgenden Changes finden statt:
    1. Das Startdatum des Vertrags wird in Startdatum der Interaktiongeändert.
    2. Das Enddatum des Vertrags wird in Ablaufdatum der Interaktiongeändert.
    3. Ein Pflichtfeld wird angezeigt. Geben Sie eine Erklärung für das Überspringen des Vertrags ein.
    4. Der Status der Sorgfaltspflicht-Anforderung wird von „Vertragsrisikoprozess“ in „Vertragsrisikoprozess übersprungen“ aktualisiert.
    5. Nachdem der Besitzer die Anforderung geschlossen hat, wird die Interaktion als Aktiv.
    Hinweis:
    Das Überspringen in diesem Kontext ist eine Möglichkeit, absichtlich nicht am Vertragsrisikoprozess teilzunehmen, der ursprünglich geplant oder erwartet wurde.

    Die folgenden Beispiele zeigen das Start- und Ablaufdatum von Verträgen vor und nach der Auswahl des Vertragsrisikoprozesses überspringen.

    Abbildung : 1. Beispiel für die Ansicht vor der Auswahl des Vertragsrisikoprozesses überspringen
    Start- und Ablaufdatum des Vertrags, bevor Sie die Option zum Überspringen des Vertragsrisikoprozesses auswählen.
    Abbildung : 2. Beispiel für die Ansicht nach Auswahl der Option zum Überspringen des Vertragsrisikoprozesses
    Start- und Ablaufdatum der Interaktion, nachdem Sie die Option zum Überspringen des Vertragsrisikoprozesses ausgewählt haben.
    Hinweis:
    Wenn der für das Drittparteirisiko zuständige Manager oder Besitzer während des Sorgfaltspflichtprozesses die Option Vertragsrisikoprozess überspringen auswählt, wird der zugewiesene Vertragsverhandler nicht benachrichtigt, und der Status „Vertragsrisikoprozess“ wird übersprungen. Ein Genehmiger und Besitzer können die Auswahl Vertragsrisikoprozess überspringen, bis der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist aktualisieren. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie unter Prozessmanagement für Sorgfaltspflicht-Anforderungen.

    Das folgende Beispiel zeigt die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten und wo das erforderliche Begründungsfeld angezeigt wird.

    Abbildung : 3. Beispiel für die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten und die erforderliche Begründung
    Auswahlmöglichkeiten und erforderliches Begründungsfeld.
    Vertragsrisikoprozess (Nicht vertraglich vereinbart, Onboarding-Interaktion abgelehnt)

    Wenn ein Problem nicht gelöst werden kann oder die Sorgfaltspflicht-Anforderung abgebrochen wird, können Sie die Interaktion ablehnen, indem Sie auf der Registerkarte Details auf der Datensatzseite der Sorgfaltspflicht-Anforderung die Option Nicht vertraglich vereinbart auswählen.

    Es finden folgende Aktionen statt:
    1. Ein Pflichtfeld wird angezeigt. Sie müssen eine Erklärung für das Ablehnen der Interaktion eingeben.
    2. Der Status der Sorgfaltspflicht-Anforderung wird von Vertragsrisikoprozess auf Nicht vertraglich vereinbart aktualisiert.
    3. Nachdem der Besitzer die Anforderung geschlossen hat, ändert sich die Sorgfaltspflicht-Anforderung von Nicht vertraglich vereinbart in Abgelehnt.
    4. Alle Stakeholder werden benachrichtigt, dass die Interaktion nicht vertraglich vereinbart wurde und das Onboarding abgelehnt wird.

    Der Besitzer kann die Anforderung erneut öffnen, und der Status der Sorgfaltspflicht-Anforderung wird auf den Status „Für TPRM-Freigabe bereit“ aktualisiert.

    Vertragsrisikoprozess (Vertrag gekündigt)
    Wenn für die Interaktion ein Offboarding durchgeführt wird und ein Vertrag nicht mehr erforderlich ist, können Sie die Beendigung des Vertrags genehmigen, indem Sie Vertrag beendetauswählen. Dann werden folgende Aktionen ausgeführt:
    1. Der Status der Sorgfaltspflicht-Anforderung wird von „Vertragsrisikoprozess“ in „Vertrag beendet“ aktualisiert.
    2. Das Kündigungsdatum wird mit dem aktuellen Datum aktualisiert.
    Vertragsrisikoprozess (Vertrag nicht gekündigt)

    Wenn für die Interaktion ein Offboarding durchgeführt wird (Beziehung beendet) und der Vertrag nicht gekündigt werden kann, können Sie die Anforderung ablehnen, indem Sie auf der Datensatzseite der Sorgfaltspflicht-Anforderung auf der Registerkarte Details die Option „Vertrag nicht gekündigt“ auswählen.

    Dann werden folgende Aktionen ausgeführt:
    1. Ein Pflichtfeld wird angezeigt. Sie müssen eine Erklärung für das Ablehnen der Anforderung eingeben.
    2. Der Status der Sorgfaltspflicht-Anforderung wird von „Vertragsrisikoprozess“ in „Vertrag nicht gekündigt“ aktualisiert.
    3. Nachdem der Besitzer die Anforderung geschlossen hat, erhält die Interaktion den Status Abgelehnt, und alle Stakeholder werden benachrichtigt, dass der Vertrag nicht gekündigt wurde.
    Vertragsrisikoprozess (Vertrag nicht verlängert)

    Wenn die Interaktion zur Verlängerung überprüft wird und der Vertrag nicht verlängert werden kann, können Sie die Interaktion ablehnen, indem Sie Vertrag nicht verlängertauswählen.

    Dann werden folgende Aktionen ausgeführt:
    1. Ein Pflichtfeld wird angezeigt. Sie geben eine Erklärung für das Ablehnen der Interaktion ein.
    2. Der Status der Due-Diligence-Anforderung wird von „Vertragsrisikoprozess“ in „Vertrag nicht verlängert“ aktualisiert.
    3. Nachdem der Besitzer die Anforderung geschlossen hat, erhält die Interaktion den Status Abgelehnt, und alle Stakeholder werden benachrichtigt, dass der Vertrag nicht verlängert wird.
    Vertragsrisikoprozess (Zusätzliche Sorgfaltspflicht anfordern)

    Wenn Sie eine zusätzliche Sorgfaltspflicht benötigen, können Sie die Interaktion ablehnen, indem Sie auf der Registerkarte Details auf der Datensatzseite der Sorgfaltspflicht-Anforderung die Option Zusätzliche Sorgfaltspflicht anfordern wählen.

    Dann werden folgende Aktionen ausgeführt:
    1. Ein Pflichtfeld wird angezeigt. Sie müssen eine Erklärung für die Anforderung einer zusätzlichen Sorgfaltspflicht eingeben.
    2. Der Status der Sorgfaltspflicht-Anforderung wird von Vertragsrisikoprozess in Sorgfaltspflicht aktualisiert.
    3. Nachdem der Besitzer die Anforderung geschlossen hat, wird sie auf den Status Sorgfaltspflichtprozess aktualisiert, und alle Stakeholder werden benachrichtigt, dass die Interaktion zusätzliche Sorgfaltspflicht erfordert.
    4. Sie als Vertragsverhandler können entweder Sie oder der Besitzer die Bewertung erneut öffnen und einen neuen Fragebogen anhängen, um den Prozess neu zu starten.

    Nach Abschluss des Vertragsrisikoprozesses erhält der Besitzer eine E-Mail-Benachrichtigung. Nur der für das Drittparteirisiko zuständige Manager oder Besitzer kann eine Sorgfaltspflicht-Anforderung schließen.

    Hinweis:
    Weitere Informationen zum Anzeigen von Verträgen, die Sorgfaltspflicht-Anforderungen zugeordnet sind, finden Sie unter Der Zugriff auf DD-Anforderungen im Vertragsrisikoprozess.