Richten Sie Drittparteikontakte ein

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Richten Sie Ihre Drittparteikontakte ein, damit Sie über Risikomanagement von DrittparteienBewertungen senden, Probleme beheben und zusätzliche Informationen mit ihnen kommunizieren können.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager und admin für die Schritte 4 und 5

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Drittparteikontakte sind externe Benutzer in der Drittparteiorganisation. Sie verwenden das Drittparteiportal für die sichere Organisation, Priorisierung und Ausführung von Aufgaben, z. B. das Beantworten von Fragebögen für Bewertungen, das Durchführen von Aufgaben und die Kommunikation mit Ihren Risikobewertungsmitarbeitern über Probleme. Sie gewähren Zugriff auf das Drittparteiportal und geben die Berechtigungen für Drittparteikontakte an. Der TPR-Manager (Drittparteirisiko) muss sich an ein Teammitglied mit der Administratorrolle wenden, um die Schritte 4 und 5 abzuschließen.
    Wichtig:
    Die Drittpartei-Kontaktrolle sollte nur für externe Kontakte verwendet werden. Die Rolle verbietet den Zugriff auf Ihre Instanz Now Platform und gewährt Zugriff nur auf das Drittparteiportal.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Risikomanagement von Drittparteien > Drittparteien > Drittparteikontakte um zu bestimmen, ob bereits ein Drittparteikontakt zugewiesen wurde.

      Die Anzahl der Kontakte wird für jede Drittpartei auf der Seite „Drittparteikontakte“ aufgeführt.

    2. Wählen Sie auf der Seite „Drittparteikontakte“ eine Drittpartei aus, um die Liste der zugehörigen Kontakte anzuzeigen.
      • So verwalten Sie vorhandene Kontakte:
        • Wählen Sie jeden Kontakt aus, um zu überprüfen, ob er der entsprechenden Drittpartei zugeordnet, aktiv und gegebenenfalls als primärer Kontakt angegeben ist.
          Hinweis:
          Die Fragebogen, Dokumentanforderungen und Probleme, die dem Kontakt derzeit zugewiesen sind, werden auf der zugehörigen Registerkarte aufgelistet.
        • Wenn Sie nicht über die Administratorrolle verfügen, bitten Sie einen Benutzer, der über die Administratorrolle verfügt, zu überprüfen, ob die Rolle vendor_contact für den Benutzer in der zugehörigen Liste „Rollen“ angezeigt wird. Wenn der Benutzer mit der Administratorrolle die zugehörige Liste „Rollen“ nicht sehen kann, muss er mit Schritt 4 fortfahren. Wenn der Benutzer mit der Administratorrolle die für den Benutzer aufgeführte Rolle vendor_contact nicht sehen kann, muss er mit Schritt 5 fortfahren .
        Hinweis:
        Weitere Informationen zum Verwalten von Drittparteikontakten finden Sie unter Verwalten Sie den Zugriff für Ihre Drittparteikontakte.
      • Um einen Kontakt hinzuzufügen, wählen Sie Neu, und fahren Sie mit den folgenden Schritten fort.
      Hinweis:
      Es ist normal, dass ein Kontakt über die Rolle „snc_external“ verfügt, da sie in der Rolle „vendor_contact“ enthalten ist.
    3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Drittpartei-Kontaktformular
      Feld Beschreibung
      Vorname, Nachname, E-Mail, Titel, Abteilung Standardkontaktinformationen für den Benutzer bei der Drittparteiorganisation.
      Anwender-ID ID, die für die Anmeldung bei der Instanz des Drittparteiportals verwendet wird.
      Drittpartei Drittparteiorganisation des Kontakts
      Sprache, Zeitzone Bevorzugte Sprache und Zeitzone für den Benutzer in der Drittparteiorganisation.
      Aktiv Option zum Aktivieren des Kontakts, damit er berechtigt ist, im Drittparteiportal zu arbeiten.
      Primärer Kontakt

      Drittparteikontakt, der Bewertungsfragen direkt beantworten oder einen anderen Kontakt bei der Drittpartei zuweisen kann, um die Fragen zu beantworten. Sie können auch andere Kontakte für die Drittpartei verwalten.
      Hinweis:
      Nachdem das Formular übermittelt wurde, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den neuen Drittparteikontakt gesendet. Die E-Mail enthält einen Link zum Drittparteiportal und Anmeldeinformationen.
    4. Wahlweise: Überprüfen Sie, ob jeder Kontakt über die Rolle vendor_contact verfügt, indem Sie auf der Seite „Lieferantenkontakt“ den Wert „Rollen“ hinzufügen.
      1. Fügen Sie die zugehörige Liste „Rollen“ hinzu, indem Sie das Aktionssymbol wählen und auswählen Konfigurieren > Zugehörige Listen.
        Hinzufügen einer zugehörigen Liste zum Formular.
      2. Verschieben Sie die zugehörige Liste „Rollen“ in die Liste Ausgewählt, und wählen Sie Speichernaus.

        Die Überschrift „Rollen“ wird zur zugehörigen Liste hinzugefügt.

    5. Wahlweise: Gewähren Sie Drittparteikontakten Zugriff auf das Drittparteiportal, indem Sie Bearbeiten auswählen und Vendor_contact zur Liste Rollen hinzufügen.

      Zuweisen der Rolle „vendor_contact“ an einen Drittparteikontakt.

      Warnung:
      Wenn der Benutzer über andere Rollen verfügt, z. B. snc_internal, kann er sich möglicherweise auch bei Ihrer Plattform anmelden und Einblick in kritische Datensätze erhalten.