직원 문서 정의 및 설정

  • 릴리스 버전: Washingtondc
  • 업데이트 날짜 2024년 02월 01일
  • 읽기13분

    • Employee Document Management를 사용하여 회사 정책, 프로세스 및 규정 준수를 기반으로 직원 문서를 처리하는 방법을 구성할 수 있습니다.

    문서 유형

    문서 유형은 Employee Document Management 애플리케이션의 중심에 있습니다. 모든 직원 문서에는 문서 유형이 지정되어 있어야 합니다. 문서 유형을 지정하여 직원 문서를 분류할 수 있습니다. 문서 유형을 사용하여 직원 문서 처리를 결정하는 정책을 결합할 수 있습니다. 문서 유형을 사용하는 방법:
    • 보안 정책을 연결합니다. 보안 정책은 직원 문서에 액세스할 수 있는 사람과 인증 제거를 결정합니다.
    • 보존 정책을 연결합니다. 보존 정책에 따라 문서 보존 기간 및 문서 적용 대상이 결정됩니다.
    • 소송대비 자료보전을 배치합니다. 소송대비 자료보전은 문서 제거 또는 문서 변경을 일시적으로 방지합니다.
    • 직원에게 액세스를 허용합니다.
    • HR 케이스가 종결되면 직원 문서가 자동으로 이동되도록 구성합니다. 문서 유형에 첨부 파일 자동 이동 확인란이 선택된 HR 서비스와 관련된 주제 상세 정보를 할당합니다. HR 서비스 구성 문서를 참조하십시오.
    문서 유형을 통해 주제 상세 정보, 보안 정책 및 보존 정책을 결합하는 방식입니다.

    문서 유형에 대한 정책 정의

    각 문서 유형에 대해 문서에 액세스할 수 있는 사람을 결정하고 이와 관련된 보존 정책을 정의하거나 소송대비 자료보전을 적용할 수 있습니다. 하나의 문서 유형으로 여러 문서를 관리할 수 있습니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.manager

    이 태스크 정보

    문서 유형에는 주제 상세 정보, 보존 정책 및 소송대비 자료보전이 결합됩니다. 문서 유형에 대한 기본 보존 기간은 해당 우수성 센터(COE)에서 정의됩니다. COE에 대한 자세한 내용은 HR 우수성 센터 데이터 모델 문서를 참조하십시오.

    주:
    기본 시스템은 다양한 문서 유형을 예제로 제공합니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 문서 유형.
    2. 새로 만들기 또는 기존 문서 유형을 클릭하여 편집합니다.
    3. 필드에 적절하게 입력합니다.
      표 1. 문서 유형 양식
      필드 설명
      이름 문서 유형을 설명하는 이름입니다.
      주제 상세 정보 HR 서비스와 관련된 주제 상세 정보입니다.

      주제 상세 정보에 따라 문서 유형이 분류됩니다.

      HR 서비스는 HR 케이스가 종결되면 직원 문서를 직원 문서 리포지토리에 자동으로 이동하는 데 사용할 수 있습니다.
      활성 문서 유형을 활성화하거나 비활성화하는 옵션입니다. 문서 유형을 비활성화하는 경우, 문서를 만들거나 첨부 파일을 이동하는 경우 선택 시에 문서 유형이 표시되지 않습니다.
      애플리케이션 유형 문서 유형과 연결된 애플리케이션입니다.
      소송대비 자료보전 문서 유형에 소송대비 자료보전이 적용되었는지 여부를 나타냅니다.

      이 확인란을 선택하면 이 문서 유형의 모든 직원 문서에 소송대비 자료보전이 적용됩니다.
      직원 접근 직원이 자신의 직원 문서에 액세스할 수 있도록 설정합니다.
      만료 날짜 문서에 만료 날짜를 설정하는 옵션입니다. 문서가 만료되거나 만료 날짜가 가까워지면 만료 정책에 따라 문서 소유자, 관리자 또는 HR 담당자에게 이메일 알림이 전송됩니다.
    4. 상황에 맞는 메뉴에서 저장을 클릭하여 문서 유형 양식에 남아 있습니다.
      다음과 같은 탭이 나타납니다.
      표 2. 문서 유형 탭
      탭 설명
      보안 정책 문서 유형과 연결된 보안 정책입니다. 보안 정책은 권한 있는 사용자에게 직원 문서를 보거나 만들거나 이동하거나 제거할 수 있는 권한을 부여합니다.

      주제 상세 정보를 선택하면 주제 상세 정보와 연결된 기본 보안 정책이(있는 경우) 보안 정책 탭에 자동으로 표시됩니다.

      보안 정책 탭에서 다음을 수행할 수 있습니다.
      • 여러 보안 정책을 추가하고 문서 유형에 연결합니다.
      • 보안 정책을 평가해야 하는 순서를 정의합니다. 작은 숫자가 큰 숫자보다 우선합니다. 예를 들어 순서가 100으로 설정된 보안 정책은 순서가 200으로 설정된 보안 정책보다 먼저 평가됩니다.
      • 보안 정책을 사용하거나 사용하지 않도록 설정합니다. 보안 정책을 사용하지 않도록 설정하면 보안 정책이 문서 유형과 연결되지만 평가 대상으로 간주되지 않습니다.
      보존 정책 문서 유형과 연결된 보존 정책입니다.

      보존 정책은 보존 기간(문서를 저장해야 하는 기간을 결정)과 HR 기준(정책이 적용되는 사람을 필터링)을 결합합니다.

      보존 정책 추가 또는 수정 문서를 참조하십시오.
      소송대비 자료보전 문서 유형에 적용된 소송대비 자료보전을 이유, 날짜 및 타임 스탬프와 함께 표시합니다.
      만료 정책 만료 정책을 사용하면 관리자가 HR 기준이나 직원 문서 테이블의 필드 또는 조합에 따라 문서 유형의 문서를 필터링할 수 있습니다. 또한 관리자는 문서가 만료되거나 만료 기한이 가까워질 때 이메일 알림을 받을 수 있는 그룹 또는 수신자를 구성할 수 있습니다.
    5. 보존 정책을 추가하거나 편집한 후 문서 유형 양식에 남아 있으려면 저장을 클릭하고 문서 유형 목록으로 돌아가려면 제출을 클릭합니다.

    직원 문서 보존 기간 정의

    보존 기간은 직원 문서를 폐기하기 전에 저장해야 하는 기간을 정의합니다. 보존 기간은 조건이나 기준과 결합하여 보존 정책을 형성합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.manager
    주:
    보존 기간은 고유하며 중복될 수 없습니다. 보존 기간을 삭제하려면 그 전에 문서 유형이 보존 정책과 연결되어 있지 않은지 확인해야 합니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 보존 기간.
    2. 필드에 적절하게 입력합니다.
      표 3. 보존 기간 양식
      필드 설명
      제목 보존 기간을 설명하는 이름입니다.
      날짜 필드 보존 기간의 시작점입니다. 사용할 수 있는 필드는 직원 문서[sn_hr_ef_employee_document] 테이블에 따라 다릅니다.

      보존 기간의 시작을 정의하는 데 사용되는 직원 문서[sn_hr_ef_employee_document] 테이블의 필드입니다.

      닷워킹하고 필드를 선택하여 보존 기간의 시작점을 결정합니다.
      애플리케이션 유형 보존 기간과 연결된 애플리케이션입니다.
      날짜 오프셋 유형 보존 기간이 날짜 필드에서 선택한 날짜 전에 시작되어야 하는지 또는 후에 시작되어야 하는지를 결정하는 오프셋입니다.

      날짜 필드, 날짜 오프셋 단위 및 날짜 오프셋 수와 결합하여 보존 기간의 길이를 결정합니다.

      예:
      • 날짜 필드 = 생성됨
      • 날짜 오프셋 유형 = 이후
      • 날짜 오프셋 단위 = 년
      • 날짜 오프셋 수 = 1
      이 구성을 사용하면 보존 기간은 문서가 작성된 날짜로부터 1년입니다.
      날짜 오프셋 단위 보존 기간을 개월 또는 년 단위 중에 무엇으로 측정할지 결정하는 시간 단위입니다.
      날짜 오프셋 수 날짜 필드의 선택 날짜 이전 또는 이후의 개월 또는 년 수입니다.
    3. 제출 또는 업데이트를 클릭합니다.

    기본 보존 정책 추가 또는 수정

    기본 보존 정책은 직원 문서가 실수로 제거되지 않도록 합니다. 보존 정책이 문서 유형에 지정되지 않으면 기본 보존 정책이 사용됩니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.manager

    이 태스크 정보

    기본 보존 정책을 편집할 수 있습니다.

    HR Service Delivery 기본 시스템은 우수성 센터(COE) 테이블에 연결된 각 직원 문서에 대해 기본 보존 정책을 제공합니다.

    기본 보존 정책은 COE에 속하는 모든 문서에 지정되며 보존 기간은 무기한이고 제거되지 않습니다.
    주:
    기본 보존 기간을 변경하면 모든 새 문서에 새 기간이 지정되지만 기존 문서에는 여전히 원래 보존 기간이 사용됩니다.
    기본 보존 정책이 문서 유형에 사용되고 있으면 삭제할 수 없습니다. COE에 대한 기본 정책은 하나만 허용됩니다.

    제거 날짜가 계산되고 소송대비 자료보전이 이루어지면 제거 날짜는 변경되지 않습니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 기본 유지 정책.
    2. 새로 만들기를 클릭하여 기본 보존 정책을 만들거나 기존 정책을 클릭하여 편집합니다.
    3. 필드에 적절하게 입력합니다.
      표 4. 기본 보존 정책
      필드 설명
      테이블 COE 테이블 직원 문서는 HR Service Delivery라이센스가 부여되고 활성화되면 연결됩니다.
      보존 기간 문서 보존 기간을 식별하는 보존 기간입니다.

      편집할 수 있는 유일한 필드입니다.
      애플리케이션 유형 기본 보존 정책과 연결된 애플리케이션입니다.
    4. 제출 또는 업데이트를 클릭합니다.

    보존 정책 추가 또는 수정

    문서 보존 기간 및 보장 대상을 결정하는 정책을 설정합니다. 보존 정책은 보존 기간과 조건 또는 기준을 결합합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.manager

    이 태스크 정보

    규정, 법률 및 귀사 정책에 따라 문서 보존 기간이 결정됩니다.

    제거 날짜가 계산되고 소송대비 자료보전이 이루어지면 제거 날짜는 변경되지 않습니다.

    실수로 제거하는 것을 막기 위해, 기본 시스템에 기본 보존 정책이 제공됩니다. 보존 정책이 문서 유형에 지정되지 않으면 기본 보존 정책이 사용됩니다.

    문서 유형에 여러 보존 정책이 적용되는 경우:
    • 보존 기간이 가장 긴 정책이 적용됩니다.
    • 기본이 아닌 기본 보존 정책과 보존 기간이 무기한인 기본 보존 정책이 있으면 기본이 아닌 보존 정책이 적용됩니다. HR 조건이 일치하고 보존 기간이 적용된다고 가정합니다.
    보존 정책은 문서 유형과 일대일 관계이므로 여러 문서 유형에 동일한 보존 정책을 사용할 수 없습니다.
    주:
    여러 보존 정책에 동일한 보존 기간을 사용할 수 있습니다.

    여러 보존 정책이 있는데 기준이 겹치는 경우에는 보존 기간이 가장 긴 보존 정책이 사용됩니다.

    예: 문서 유형 = 징계 조치 통지
    • 보존 정책:
      • 미국 직원(보존 기간 = 종료 날짜 + 7년)
      • 미국 계약 직원(보존 기간 = 종료 날짜 + 5년)
    • 사용자가 미국 직원이면서 계약 직원이면, 미국 직원 보존 정책이 보존 기간이 더 길기 때문에 이 정책이 사용됩니다.
    주:
    모든 문서 유형에 대해 기본 보존 정책을 사용할 수 있습니다. 기본 보존 정책은 직원이 회사의 현재 직원인 동안 모든 직원 문서가 보존되도록 정의합니다. 직원이 회사를 떠나면 HR 기준에 따라 두 번째 보존 정책이 트리거됩니다. 직원이 HR 기준을 충족하지 않고 회사를 떠나도 원래 기본 보존 정책은 유효합니다. 직원 문서는 무기한 보존됩니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 유지 정책.
    2. 새로 만들기 또는 기존 보존 정책을 클릭하여 편집합니다.
    3. 필드에 적절하게 입력합니다.
      표 5. 보존 정책 양식
      필드 설명
      적용 대상 보존 정책과 연결된 직원 문서[sn_hr_ef_employee_document] 테이블과 문서 유형입니다.

      보존 정책의 기반이 되는 테이블과 문서 유형을 선택합니다.
      HR 기준 보존 정책이 적용되는 대상입니다.
      예를 들어, 국가를 기반으로 HR 기준을 선택할 수 있습니다. 이 기준을 사용하면 선택한 국가의 모든 사람에게 동일한 보존 정책이 사용됩니다.
      주:
      대/소문자 구분 또는 null 값과 같은 조건을 정의할 경우 GlideFilter - 범위 지정, 전역을 참조하십시오.
      보존 기간 직원 문서를 저장하는 기간입니다.
      활성 보존 정책이 활성이고 사용 중임을 나타냅니다.
      주:
      기본 보존 정책은 비활성화할 수 없습니다.
    4. 제출 또는 업데이트를 클릭합니다.

    기본 보안 정책 추가 또는 수정

    기본 보안 정책은 직원 문서에 대한 보안을 보장합니다. HR Service Delivery 기본 시스템은 각 문서 유형에 대한 기본 보안 정책을 제공하고 액세스 권한과 제거 권한이 있는 사람을 결정합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.manager
    사용자에게 직원 문서에 액세스할 수 있는 권한을 부여하는 단위:
    • 그룹
    • 역할
    • 그룹과 역할 모두

    보안 정책에 따라 제거 권한이 필요할 수 있으며 제거 권한이 있는 그룹에 사용자가 속해 있어야 합니다.

    HR 그룹 관리 및 HR 역할 관리 문서를 참조하십시오.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 기본 보안 정책.
    2. 새로 만들기 또는 기존 기본 보안 정책을 클릭하여 편집합니다.
    3. 필드에 적절하게 입력합니다.
      표 6. 보안 정책 필드
      테이블 설명
      설명 HR 직원 문서 보안 정책을 설명하는 문구입니다.
      애플리케이션 유형 보안 정책과 연결된 애플리케이션입니다.
      활성 보안 정책을 사용하거나 사용하지 않도록 설정하는 옵션입니다.

      보안 정책을 사용하지 않도록 설정하면 보안 정책이 문서 유형과 연결되지만 평가 대상으로 간주되지 않습니다.
      적용 시기 보안 정책에 대한 추가 조건을 정의하는 필터입니다.
    4. 제출 또는 업데이트를 클릭합니다.

    문서 보안 정책 추가 또는 수정

    많은 직원 문서에는 기밀 정보와 개인 정보가 포함되어 있습니다. 문서 보안 정책을 사용하여 직원 문서에 대한 액세스 권한을 정의하고 보안을 유지합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.admin

    이 태스크 정보

    문서 보안 정책을 추가하거나 수정하여 문서를 읽거나, 작성하거나, 제거 권한을 부여할 수 있는 사람을 결정할 수 있습니다.
    주:
    HR 프로파일을 통해 직원이 자신의 직원 문서를 볼 수 있도록 설정할 수 있습니다. 문서 유형 양식에서 직원 접근 상자를 선택합니다. 문서 유형에 대한 정책 정의 문서를 참조하십시오.

    사용자에게 직원 문서에 액세스할 수 있는 권한을 부여하는 단위:

    • 그룹
    • 역할
    • 그룹과 역할 모두

    보안 정책에 따라 제거 권한이 필요할 수 있으며 제거 권한이 있는 그룹에 사용자가 속해 있어야 합니다.

    HR 그룹 관리 및 HR 역할 관리 문서를 참조하십시오. 또는 그룹 및 역할을 참조하십시오.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 보안 정책.
    2. 새로 만들기 또는 기존 보안 정책을 클릭하여 편집합니다.
    3. 필드에 적절하게 입력합니다.
      표 7. 보안 정책 필드
      테이블 설명
      설명 HR 직원 문서 보안 정책을 설명하는 문구입니다.
      애플리케이션 유형 보안 정책과 연결된 애플리케이션입니다.
      활성 보안 정책을 사용하거나 사용하지 않도록 설정하는 옵션입니다.

      보안 정책을 사용하지 않도록 설정하면 보안 정책이 문서 유형과 연결되지만 평가 대상으로 간주되지 않습니다.
      적용 시기 보안 정책에 대한 추가 조건을 정의하는 필터입니다.
      세 가지 탭을 사용하여 문서 유형별로 직원 문서의 메타데이터를 검색, 액세스 및 편집하는 데 필요한 그룹 또는 역할을 결정합니다. 제거 알림을 받을 그룹을 정의하거나 직원 문서 제거 권한을 부여할 수도 있습니다.
      표 8. 보안 정책 탭
      탭 설명
      읽기 그룹: 사용자가 연관된 문서 유형 및 보안 정책으로 직원 문서를 검색하고 읽기 위해 속해야 하는 그룹입니다.
      역할: 사용자가 연관된 문서 유형 및 보안 정책으로 직원 문서를 검색하고 읽기 위해 가져야 하는 역할입니다.
      주:
      문서 유형 및 보안 정책과 관련된 문서를 검색하고 읽기 위해 Employee Document Management 독자 [sn_hr_ef.document_reader] 역할을 가진 사용자도 여기에 추가해야 합니다.
      모두 일치: 액세스를 위해 그룹 및 역할의 조건을 모두 충족해야 하는지 결정합니다.
      주:
      선택하지 않은 상태로 두면 사용자는 그룹 또는 역할 중 하나의 조건만 충족하면 됩니다.
      쓰기 그룹: 사용자가 액세스하기 위해 속해야 하는 그룹입니다.

      역할: 사용자가 연관된 문서 유형 및 보안 정책으로 직원 문서를 검색하고 읽고, 생성하기 위해 가져야 하는 역할입니다.

      주:
      문서 유형 및 보안 정책과 관련된 문서를 검색하고 읽고 생성하기 위해 Employee Document Management 작성자 [sn_hr_ef.document_writer] 역할을 가진 사용자도 여기에 추가해야 합니다.
      모두 일치: 쓰기 액세스를 위해 그룹 및 역할의 조건을 모두 충족해야 하는지 결정합니다.
      주:
      선택하지 않은 상태로 두면 사용자는 그룹 또는 역할 중 하나의 조건만 충족하면 됩니다.
      제거 권한 문서를 제거하거나 제거 프로세스를 실행하기 전에 알림을 보내려면 권한 부여가 필요합니다.
      그룹: 예정된 제거에 대한 알림을 받거나 권한을 부여하려면 사용자가 속해 있어야 하는 그룹입니다.
      주:
      그룹의 한 사람만 승인해야 합니다.
    4. 저장을 클릭하면 문서 유형 관련 목록이 나타납니다.
    5. 새로 만들기를 클릭하면 보안 정책과 연결할 문서 유형을 만들 수 있습니다.
    6. 제출 또는 업데이트를 클릭합니다.

    문서 유형에 대한 만료 정책 추가 또는 수정

    문서 유형에 대한 만료 알림 정책을 추가하거나 수정합니다. 문서에 만료 날짜를 설정하고 문서가 만료되거나 만료가 가까워지면 문서 소유자, 관리자 또는 HR 담당자에게 이메일 알림을 보낼 수 있습니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: 관리자

    이 태스크 정보

    여권이나 교육 수료증과 같은 특정 문서에는 만료 날짜가 있습니다. 조직이 규정 준수 정책을 준수할 수 있도록 직원 문서의 최신 버전을 유지관리해야 합니다. 이 기능을 사용하여 관리자는 문서 유형에 대한 만료 알림 정책을 설정할 수 있으며, 사용자는 문서를 Employee Document Management에 업로드하거나 케이스를 Employee Document Management로 이동할 때 문서의 만료 날짜를 설정할 수 있습니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 만료 알림 정책.
    2. 새로 만들기를 클릭합니다.
    3. 양식의 필드에 내용을 입력합니다.
      표 9. 만료 알림 정책 양식
      필드 설명
      문서 유형 만료 정책이 설정된 문서 유형입니다. 교육 계약을 예로 들 수 있습니다.
      이름 만료 알림 정책에 대해 지정하는 이름입니다.
      주문 만료 정책에 대해 지정하는 순서입니다. 문서가 두 개의 만료 알림 정책을 충족한다고 가정하면 순서가 낮은 정책에 더 높은 우선순위가 부여됩니다.
      활성 사용할 만료 정책을 활성화하는 옵션입니다.
      필터 기준 추가
      HR 기준 HR 기준은 필터 조건을 적용할 대상을 정의합니다. 예: 미국 직원: 세금 양식 수집.
      적용 시기 직원 문서의 필드에 적용할 필터 조건입니다.
      둘 다 일치 필터 조건이 둘 이상인 경우 이 옵션을 활성화합니다. 지정된 모든 조건을 기준으로 문서가 필터링됩니다.
    4. 제출을 클릭합니다.

    다음에 수행할 작업

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 만료 알림 정책.
    2. 필요한 만료 알림 정책을 엽니다.
    3. 만료 알림 수신자 관련 목록에서 수신자를 추가합니다.
      표 10. 만료 알림 수신자 양식
      필드 설명
      이름 만료 알림 수신자의 이름입니다.
      데이터 오프셋 유형 문서의 만료 날짜와 관련된 날짜 오프셋 유형입니다. 예를 들어 만료 날짜 이전 또는 이후에 알림을 보내시겠습니까?
      데이터 오프셋 단위 오프셋 단위를 정의하는 일, 주 또는 월 수입니다.
      데이터 오프셋 수 데이터 오프셋에 지정된 값입니다. 예를 들어 데이터 오프셋 유형을 이전으로, 날짜 오프셋 단위를 일로, 날짜 오프셋 수량을 3으로 선택했다고 가정하면 문서 만료 날짜 3일 전에 이메일 알림이 전송됩니다.
      만료 알림 정책 수신자가 생성되는 만료 알림 정책입니다.
      수신자 알림 수신자는 직원 문서에서 지원되는 필드에서 선택할 수 있습니다.
      주:
      다른 날짜에 다른 수신자에게 알리려면 단일 만료 알림 정책에 대해 여러 만료 알림 수신자를 구성할 수 있습니다.
      활성 만료 알림 수신자를 활성화하는 옵션입니다.
    4. 그룹 섹션에서 알림을 보낼 그룹을 추가합니다. 그룹은 수신자와 동시에 알림을 받습니다.
    5. 제출을 클릭합니다.