Créer et associer un document de texte de politique pour l’annotation de la politique

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Créez et activez la politique avec la fonctionnalité d’annotation. Lorsque vous créez une telle politique, un autre enregistrement est créé dans une table interne qui enregistre l’historique des versions de la politique.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst ; mp_document_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Remarque :
    L’annotation de politique est activée uniquement pour la création de politique dans Compliance Workspace et non dans .Now Platform
    Bien que l’annotation de politique en tant que fonctionnalité ne soit pas disponible dans Now Platform, les modifications suivantes apportées dans Compliance Workspace pour activer l’annotation d’une politique sont également visibles dans le formulaire de politique si vous y accédez dans Now Platform:
    • Le champ Propriétaire est obligatoire.
    • Les approbateurs doivent être identifiés avant de demander l’approbation. Auparavant, la politique pouvait être publiée automatiquement même s’il n’y avait pas d’approbateur.
    • Le champ Contributeurs est ajouté.
    • La liste connexe Historique de politique est disponible.
    • Le champ Activité est ajouté.

    Toutefois, ces changements prennent en charge la fonctionnalité d’annotation de la politique dans et ne prennent en charge aucune activité liée à la politique sur Compliance WorkspaceNow Platform.

    D’un point de vue contextuel, Cloud fait référence aux documents qui résident à la fois Microsoft OneDrive dans et Google Drive.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Politique et Conformité > Espace de travail Compliance.
    2. Dans , Compliance Workspacesélectionnez l’icône Liste (icône Listes).
    3. Accédez à la Bibliothèque de conformité > Mes politiques.
      Vous pouvez créer une nouvelle politique ou ouvrir un enregistrement pour activer la fonctionnalité d’annotation.
    4. Sélectionnez une politique à ouvrir.
    5. Pour Microsoft OneDrive, sélectionnez la liste connexe Texte de politique pour afficher le contenu du texte de politique.
      1. Sélectionnez le bouton Activer la modification de document .
        Si la politique est à l’état Brouillon, seul le propriétaire de Microsoft OneDrive la politique peut créer un document ou associer un pour permettre au texte de la politique de le modifier par les approbateurs, les réviseurs et les contributeurs.
      2. Pour créer un document en tant que propriétaire de politique, sélectionnez Créer un document dans la liste Activer la modification de documents .
      3. Entrez le chemin d’accès du dossier où se trouve le document dans le champ Emplacement du dossier .
      4. Entrez le nom du document dans le champ Nom du document .
      5. Sélectionnez Créer.
      6. Pour afficher le document créé, sélectionnez le bouton Ouvrir dans Word .
    6. Pour Google Drive, sélectionnez une liste connexe Texte de politique pour afficher le contenu du texte de politique.
      1. Sélectionnez le bouton Activer la modification de document .
        Si la politique est à l’état Brouillon , seul le propriétaire de la politique peut créer un document ou associer un document pour permettre au texte de Google Drive la politique de le modifier par les approbateurs, les réviseurs et les contributeurs.
      2. Pour créer un document en tant que propriétaire de politique, sélectionnez Créer un document dans la liste Activer la modification de documents .
      3. Copiez le lien du Google Drive dossier partageable et collez-le dans le champ Lien du dossier dans la fenêtre contextuelle Créer un document.
      4. Entrez le nom du document dans le champ Nom du document .
      5. Sélectionnez Créer.
        Lorsque vous sélectionnez Créer, le document est créé dans le dossier du Google Drive compte que vous avez fourni. Si vous fournissez un lien vers un dossier partagé, vous devez disposer d’un accès en modification pour créer un fichier dans ce dossier.
      6. Pour afficher le document créé, sélectionnez le bouton Ouvrir dans Google Docs .
    7. Pour afficher les utilisateurs qui ont un accès en lecture ou en écriture au , accédez à la liste connexe Accès au document.
    8. Pour créer un autre ou vous connecter à un autre pour une stratégie activée pour l’annotation, sélectionnez le bouton Modifier le document.
      • Pour créer un autre , sélectionnez Créer un document qui ouvre la fenêtre contextuelle Créer un .
      • Pour vous connecter à un , sélectionnez Connecter un document existant qui ouvre une fenêtre contextuelle Connecter un existant.
    9. Pour mettre à jour le contenu du dans le champ de texte Politique, sélectionnez le lien Mettre à jour sous le lien du document.
    10. Si la politique a été rédigée et terminée, le propriétaire de la politique peut demander une révision en sélectionnant le bouton Demander une révision .
    11. Saisissez un message pour les réviseurs dans la fenêtre contextuelle Demander une révision.
    12. Sélectionnez Demander.
      En tant que réviseur, vous pouvez afficher la politique, si elle est prête à être examinée, lorsque vous vous connectez à Mes tâches en attente dans la vue Tâches.
    13. Sélectionnez le bouton Soumettre la révision .
      Vous pouvez examiner le texte de la politique, ajouter un commentaire dans la fenêtre contextuelle Soumettre la révision et l’envoyer.
    14. Pour prévisualiser le et obtenir la dernière mise à jour après que vos collaborateurs l’ont modifiée, sélectionnez le lien Mettre à jour dans l’onglet Texte de la politique.
      En tant que propriétaire de politique, vous pouvez modifier le contenu du document dans l’un ou l’autre Microsoft OneDrive ou Google Drive pour maintenir une synchronisation entre le document dans le cloud et le champ de texte de politique de la politique.

      Toutes les activités entre le propriétaire de la politique et les réviseurs sont capturées dans l’onglet Activité de la liste connexe Détails . Si tous les réviseurs ont terminé la révision, le propriétaire de la politique peut remplir la liste de vérification de publication.

    15. Sélectionnez le bouton Remplir la liste de vérification de publication .
      Si toutes les révisions sont terminées, vous pouvez, en tant que propriétaire de politique, terminer le processus de publication. Cette action crée un playbook. Le propriétaire de la politique doit passer par la liste de vérification de publication avant de demander l’approbation. Consultez Remplir la liste de vérification de publication pour la politique et demander l’approbation.
    16. Pour afficher l’historique de la politique, sélectionnez la liste connexe Historique de politique.
      Pour plus d’informations, consultez Afficher l’historique d’une stratégie activée pour l’annotation.