Créer un document de référence à l’aide de Compliance Workspace

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 2 minutes de lecture

    • Les documents de référence gèrent un processus, et des citations y sont créées pour gérer les points du processus. Par exemple, le processus appelé Sécurité des bâtiments contient une citation pour le contrôle d’entrée.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst, sn_compliance_ws.corporate_compliance_manager, sn_compliance_ws.it_compliance_manager

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Politique et Conformité > Espace de travail Compliance.
    2. Sélectionnez la liste Créer et sélectionnez Document de référence.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Créer un document de référence
      Champ Valeur
      Nom Nom du document.
      Numéro Champ en lecture seule automatiquement renseigné avec un numéro d’identification unique.
      Source Champ non modifiable avec la source de la politique. Par exemple, si l’instruction provient de l’importation UCF, la source est UCF.
      ID source Numéro d’identification unique utilisé par la source pour cataloguer ce document de référence.
      Version Numéro de version unique utilisé par la source pour identifier ce document de référence.
      Nom commun Version abrégée du champ Nom .
      Catégorie Catégorie de ce document de référence.
      Type Le type de document :
      • Guide de bonnes pratiques d'audit
      • Guide de bonnes pratiques
      • Facturer ou agir
      • Obligation contractuelle
      • Norme internationale ou nationale
      • Non défini
      • Directive d'organisation
      • Réglementation des statuts
      • Sphère de sécurité
      • Exigence de l'organisme d'autorégulation
      • Documentation du fournisseur
      Date de début de validité Date et heure de début de validité de la police.
      Date de fin de validité Date et heure pour lesquelles la police n’est plus valide.
      URL URL du document de référence stocké.
      Description Plus d’informations sur le document de référence.
    4. Sélectionnez Enregistrer.
      Le document de référence est créé et toutes ses listes connexes sont disponibles. Par défaut, la page Vue d’ensemble s’ouvre pour afficher la description de la notice de document de référence et met en évidence les détails de l’enregistrement dans la barre latérale de la page.
    5. Sur la page Vue d’ensemble , sélectionnez les problèmes.
      Vous pouvez ajouter un ou plusieurs problèmes connexes existants au document de référence que vous avez créé. En mappant les problèmes existants au document de référence, vous pouvez réduire le nombre de problèmes ouverts sur le document.
      1. Sélectionnez le bouton Ajouter .
      2. Sélectionnez le ou les problèmes connexes dans la fenêtre contextuelle Problèmes.
      3. Sélectionnez Ajouter.
        Les problèmes sélectionnés sont ajoutés au document de référence en tant que problèmes connexes. Vous pouvez également créer un problème pour le document de référence en sélectionnant le bouton Nouveau .
      4. Pour supprimer un problème mappé à un document de référence, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer.
        L’action de suppression supprime uniquement le mappage entre le document de référence et le problème, mais ne supprime pas l’enregistrement de problème.
        Remarque :
        Les boutons d’action d’interface utilisateur tels que Nouveau, Ajouter, Supprimer ne sont pas disponibles si le document de référence est à l’état Hors service.