L’application Gestion des changements réglementaires traite les alertes provenant de sources externes. Les tâches d’importation de documents sources sont automatiquement créées chaque fois qu’un enregistrement d’alerte de document source est marqué comme applicable. Le document source peut faire référence aux documents législatifs et réglementaires.

Lorsqu’un type de document source d’alerte réglementaire est reçu, il fournit le titre de la citation et le numéro de la citation. La citation peut déjà être disponible dans la bibliothèque GRC ou peut être une citation nouvellement créée. Chaque enregistrement d’alerte contient des métadonnées sur le document source qui aident les principales personnes concernées à importer l’enregistrement dans la bibliothèque réglementaire. Les métadonnées incluent le nom de la citation et d’autres informations.

Les alertes de documents sources sont utilisées pour créer des tâches d’importation de documents sources. Une tâche d’importation de document source est utilisée pour ingérer un document source particulier reçu du fournisseur dans la bibliothèque réglementaire. Cette tâche est effectuée par les membres de l’équipe de conformité. Ils importent un document source dans la bibliothèque réglementaire en ServiceNow tant qu’objet de citation.

Le cycle de vie de l’importation du document source commence à partir de l’enregistrement d’alerte réglementaire. Lorsque le gestionnaire ayant le rôle sn_grc_reg_change.manager marque une alerte de document source non affectée comme applicable, une tâche d’importation de document source est créée.

Les utilisateurs peuvent afficher la tâche d’importation de document à l’état Prêt pour l’importation, évaluer la citation associée à l’alerte et décider de la marche à suivre pour la tâche d’importation du document.