Fournir l’accès aux documents aux utilisateurs de la politique

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 2 minutes de lecture

    • Accordez l’accès aux utilisateurs auxquels des rôles ont été affectés pour collaborer sur la politique activée pour l’annotation.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst ; mp_document_user

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Politique et Conformité > Espace de travail Compliance.
    2. Dans , Compliance Workspacesélectionnez l’icône Liste (icône Listes).
    3. Accédez à la Bibliothèque de conformité > Mes politiques.
    4. Sélectionnez une politique à ouvrir.
    5. Pour afficher tous les utilisateurs de cette politique et leurs rôles respectifs qui peuvent accéder au document, sélectionnez la liste connexe Accès au document .
      La liste connexe d’accès au document n’est visible que lorsque l’annotation de politique est activée pour la politique. La table Accès au document [sn_irm_shared_cmn_document_access] stocke les informations créées et mises à jour de l’enregistrement de politique chaque fois que des changements correspondants ont été apportés aux rôles d’utilisateur tels que les approbateurs, les contributeurs, les réviseurs ou les propriétaires ayant accès à la politique activée par annotation.

      Les utilisateurs identifiés dans la section Affectation de politique de la liste connexe Détails en tant que propriétaires, approbateurs, réviseurs et contributeurs sont des utilisateurs répertoriés dans la liste connexe Accès aux documents pour la politique activée pour l’annotation. Un utilisateur peut également avoir plusieurs rôles.

      La colonne État indique l’état de l’accès de chaque utilisateur à la politique.

      Si l’ID d’objet saisi est valide, l’accès au document est autorisé. En tant que propriétaire de politique, vous pouvez également sélectionner chaque utilisateur et soumettre son ID d’objet unique dans les champs respectifs de la fenêtre contextuelle Soumettre l’ID.

      En cas d’intégration Google Drive , l’adresse e-mail de l’utilisateur configurée dans la table sys_user est utilisée pour valider l’authenticité de l’utilisateur et accorder l’accès au document hébergé dans le cloud.

    6. Pour accéder au document en Microsoft OneDrive tant qu’utilisateur, exécutez la tâche planifiée Synchroniser les collaborateurs selon vos besoins.
      Pour exécuter la tâche, reportez-vous à la section Synchroniser les collaborateurs. L’exécution de cette tâche est une condition préalable à l’utilisation de cette fonctionnalité.
      Remarque :
      Bien que les utilisateurs disposent d’un Microsoft OneDrive accès en modification, tous ne peuvent pas modifier le document. L’accès en modification dépend de l’état de la politique.
      • Si la politique est à l’état Brouillon, le propriétaire et les contributeurs ont un accès en modification. Les approbateurs et les réviseurs bénéficient d’un accès en lecture seule.
      • Si la politique est à l’état Révision, le propriétaire et les réviseurs ont un accès en modification au document. Les contributeurs à cet état ne contribuent pas à la politique et ne peuvent que lire le document. Les approbateurs ne disposent également que d’un accès en lecture.
      • Si la politique est à l’état En attente d’approbation, Publié ou Mis hors service, tous les utilisateurs disposent d’un accès en lecture seule.