Confirmer une politique

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 7 minutes de lecture

    • Une fois qu’une politique a été publiée, vous pouvez créer une campagne de confirmation pour définir un groupe de vos employés devant fournir une confirmation de conformité d’une politique spécifique. Lorsque la campagne a été définie, vous pouvez envoyer la demande à l’audience.

    Configurer une campagne de confirmation de politique

    Une campagne de politique est l’enregistrement utilisé pour préparer une demande de confirmation de politique. Il définit l’audience devant fournir une confirmation indiquant qu’une politique particulière est conforme. Une campagne de politique n’est demandée que si l’utilisateur de conformité décide qu’elle est nécessaire.

    Avant de commencer

    Rôle requis : utilisateur de conformité

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Politique et Conformité > Politiques et procédures > Stratégies.
    2. Ouvrez l’enregistrement de politique à l’état Publié que vous souhaitez confirmer.
      Politique publiée
    3. Faites défiler vers le bas et cliquez sur la liste connexe Configuration de l’authentification .
      Liste connexe de configuration de confirmation
    4. Renseignez les champs du formulaire.
      Champ Description
      Audience

      Sélectionnez les employés responsables de la confirmation de la politique. Vous définissez l’audience à l’aide du module Audience.
      URL de la documentation de référence Cliquez sur l’icône de verrouillage et ajoutez une URL vers des documents de référence pour la politique que le public peut consulter. Lorsque vous avez terminé votre saisie, cliquez à nouveau sur l’icône de verrouillage.
      Permettre aux utilisateurs de refuser la politique Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les membres de l’audience puissent refuser la politique.
      Permettre aux utilisateurs de demander une exception Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les membres de l’audience puissent demander une exception de politique.
    5. Enregistrez l'enregistrement.
    6. Faites défiler vers le bas et cliquez sur la liste connexe Campagnes de confirmation .
      Onglet Campagnes de confirmation
    7. Cliquez sur Nouveau.
      Nouvelle campagne
      Remarque :
      Notez que la majorité des champs sont préremplis avec des données issues de l’enregistrement de politique.
    8. Renseignez les champs du formulaire.
      Remarque :
      Seules les descriptions de champ qui n’ont pas été décrites précédemment sont fournies ici.
      Champ Description
      Numéro Numéro d’enregistrement généré automatiquement pour la confirmation.
      État État actuel de la campagne de confirmation. L’état par défaut est Nouveau.
      Début de validité/Date de fin Sélectionnez la période de validité de la confirmation. La confirmation est valide du début de la date de début de validité jusqu’à la fin de la date de fin de validité .
      Remarque :
      La date de début de validité ne peut pas être antérieure à la date actuelle. La date de fin de validité ne peut pas être supérieure à la date de fin de validité définie dans la police.
      Nombre de jours pour répondre Nombre de jours pendant lesquels les membres de l’auditoire doivent répondre.
      Description courte Brève description de la politique.
      Onglet Détails de la confirmation Cet onglet affiche les détails et les exigences de la politique, ainsi que l’URL de la documentation de référence définie lors de la configuration de la confirmation.
    9. Cliquez sur Envoyer.
      La demande de confirmation est maintenant prête à être envoyée à l’audience définie.

    Créer une audience

    Lorsque vous configurez une demande de confirmation de politique, vous devez identifier une audience responsable de la fourniture de la confirmation.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_compliance_admin ou sn_compliance_manager

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Politique et Conformité > Confirmation de politique > Audience.

      Définir les audiences pour les confirmations
    2. Cliquez sur Nouveau.
      Définir une nouvelle audience
    3. Saisissez un nom et une description pour la nouvelle audience, puis sauvegardez l’enregistrement.
    4. Des onglets supplémentaires apparaissent.

      Définir des utilisateurs et des groupes dans les audiences
    5. Utilisez les trois onglets pour identifier les membres de cette audience.
      OptionDescription
      Utilisateurs Cliquez sur Modifier et ajoutez un ou plusieurs utilisateurs individuels à l’audience.
      Groupes Cliquez sur Modifier et ajoutez un ou plusieurs groupes prédéfinis d’utilisateurs à l’audience.
      Filtres de l’utilisateur Cliquez sur Nouveau pour définir un nouveau filtre pour l’inclusion des membres de l’audience. Cliquez sur Modifier pour modifier un filtre d’utilisateur existant. Vous pouvez enregistrer des filtres pour une utilisation ultérieure.
    6. Lorsque l’audience a été définie, vous pouvez ajouter les utilisateurs, les groupes ou les filtres d’utilisateur à unedemande de confirmation.

    Envoyer une demande d’accusé de réception

    Une fois que vous avez créé une campagne de confirmation, vous pouvez envoyer la demande de confirmation à l’audience définie.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_compliance.user

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Politique et Conformité > Politiques et procédures > Mes campagnes de confirmation.
    2. Ouvrez l’enregistrement de campagne de confirmation de politique (PAC) que vous souhaitez soumettre à l’audience définie.
    3. Assurez-vous d’avoir configuré et enregistré l’authentification dans la liste connexe Configuration de l’authentification.
    4. Cliquez sur la liste connexe Campagnes de confirmation .
    5. Cliquez sur Nouveau.
      Remarque :
      La majorité des champs sont préremplis avec des données issues de l’enregistrement de politique.
    6. Renseignez les champs du formulaire.
      Remarque :
      Seules les descriptions de champ qui n’ont pas été décrites précédemment sont fournies ici.
      Tableau 1. Formulaire Campagne de confirmation
      Champ Description
      Numéro Numéro d’enregistrement généré automatiquement pour la confirmation.
      État
      Début de validité/Date de fin Sélectionnez la période de validité de la confirmation. La confirmation est valide du début de la date de début de validité jusqu’à la fin de la date de fin de validité .
      Remarque :
      La date de fin de validité ne peut pas être supérieure à la date de fin de validité définie dans la police.
      Nombre de jours pour répondre Nombre de jours pendant lesquels les membres de l’auditoire doivent répondre.
      Description courte Brève description de la politique.
      Onglet Détails de la confirmation Cet onglet affiche les détails et les exigences de la politique, ainsi que l’URL de la documentation de référence définie lors de la configuration de la confirmation.
    7. Cliquez sur Envoyer.
      Le bouton Demander confirmation s’affiche .
    8. Cliquez sur Demander un accusé de réception.
    9. Notez que les changements suivants se produisent.
      • L’état de la campagne de confirmation passe à Confirmation en attente.
      • Les enregistrements de confirmation (ACK) pour chaque membre de l’audience s’affichent au bas de l’écran.
      • L’onglet Résultats de la confirmation affiche la progression du processus de confirmation. C’est-à-dire qu’il indique le nombre total d’accusés de réception envoyés et conserve un décompte cumulé du nombre et des types de réponses reçues (par exemple, le nombre de réponses acceptées, refusées, exemptées, et ainsi de suite).

      Résultats de confirmation
      Remarque :
      L’onglet Activité affiche les activités de confirmation au fur et à mesure qu’elles se produisent. L’utilisateur de conformité peut cocher la case Notes de travail et publier des notes de travail pour suivre les changements. La zone Commentaires supplémentaires peut être utilisée pour communiquer avec l’audience.
      En outre, chaque membre de l’audience reçoit une notification par e-mail semblable à l’exemple suivant.
      Prévisualiser l’e-mail
    10. À mesure que la période de confirmation s’écoule, vous pouvez surveiller la progression des réponses en accédant à Politique et Conformité > Confirmation de politique > Confirmations en attente.
    11. Vous pouvez également identifier les membres de l’audience qui ont dépassé la chronologie de confirmation en accédant à Politique et Conformité > Confirmation de politique > Confirmations en retard.

    Répondre à une demande d’accusé de réception

    Une fois que vous avez été identifié comme membre d’une audience pour fournir une confirmation de politique, vous devez ouvrir et examiner l’enregistrement, puis en confirmer la notification.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_grc.business_user, sn_grc.business_user_lite

    Procédure

    1. Une fois que vous avez reçu une notification vous indiquant que vous devez confirmer une politique, accédez à Politique et Conformité > Confirmation de politique > Mes confirmations.
      Mon accusé de réception
    2. Pour fournir la confirmation, ouvrez l’enregistrement et effectuez l’une des actions suivantes.

      Les options disponibles dépendent de la façon dont la demande de confirmation a été configurée.

      Les options disponibles dépendent de la façon dont la demande de confirmation a été configurée.
      • L’état par défaut de la confirmation de politique est Nouveau.
      • La confirmation de politique est définie sur Confirmation en attente si :
        • la confirmation de politique a atteint l’heure définie comme Fréquence.
        • la confirmation de politique a atteint la date de début de validité, s’il s’agit de la confirmation ad hoc.
        • vous cliquez sur le bouton Confirmation en attente pour déplacer son état manuellement.
      • La confirmation de politique est à l’état Fermé si :
        • vous le déplacez manuellement vers l’état Fermé
        • il atteint la date de fin de validité
      • L’état passe à Annuler si :
        • vous cliquez manuellement sur le bouton Annuler
        • l’exception de politique est rejetée, la confirmation est réinitialisée sur Annuler

      Les options suivantes sont disponibles lorsque l’instance de confirmation de politique est définie sur différents états :

      Accepter
      Si la politique est conforme, cliquez sur Accepter.
      Refuser
      Si la politique n’est pas conforme et que la demande est configurée de telle sorte que vous êtes autorisé à la refuser, cliquez sur Refuser.
      Demande d'exception
      Si, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez pas répondre et que la demande est configurée de telle sorte que vous pouvez vous désabonner, cliquez sur Demande d’exception.
      Cadre
      Si la politique est approuvée

    Utiliser des confirmations à l’aide du portail de services

    Une fois que vous avez reçu une demande d’authentification pour une politique, vous pouvez travailler avec la demande dans le Now Platform, ou vous pouvez effectuer vos actions dans le ServiceNow Portail de services.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_grc.business_user, sn_grc.business_user_lite

    Procédure

    1. Accédez au ServiceNow Portail de servicesfichier .
    2. Dans la barre d’en-tête, accédez à GRC > Mes confirmations de politique.
      Portail de services

      Toutes les demandes de confirmation de politique en attente qui vous sont affectées apparaissent.

      Mes confirmations de politique sur Service Portal
    3. Pour afficher les détails de la demande, cliquez sur Afficher.
      Afficher une demande de confirmation de politique sur le portail de services
      Remarque :
      Les actions que vous pouvez effectuer sur la confirmation de politique dépendent de la façon dont la campagne de confirmation a été configurée, comme suit.
      OptionDescription
      Si la politique est conforme Cliquez sur Accepter.
      Si la politique n’est pas conforme et que vous êtes autorisé à refuser la demande Cliquez sur Refuser.
      Si vous ne souhaitez pas répondre et que vous souhaitez vous désabonner Cliquez sur Demander une exception.