Configurer la configuration de l’approbation dynamique sur une politique avec l’annotation activée

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Configurez une configuration d’approbation dynamique sur une politique pour laquelle l’annotation est activée.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_compliance_ws.corporate_compliance_manager, sn_compliance_ws.corporate_compliance_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Un utilisateur disposant du rôle sn_compliance_ws.corporate_compliance_manager peut créer une configuration d’approbation dynamique et un utilisateur disposant du rôle sn_compliance_ws.corporate_compliance_user a l’autorisation de lecture pour l’enregistrement de politique.

    Pour utiliser l’approbation dynamique pour l’annotation de politique, assurez-vous que la configuration de l’annotation est effectuée et que les utilisateurs de la règle d’approbation disposent des rôles requis pour l’accès aux documents. Lorsque l’annotation est activée, un utilisateur doit avoir le rôle mp_document_user avec le rôle sn_grc.business_user ou sn_grc.business_user_lite pour accéder aux documents.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Politique et Conformité > Espace de travail Compliance.
    2. Dans , Compliance Workspacesélectionnez l’icône Liste.
    3. Accédez à la Bibliothèque de conformité > Mes politiques et ouvrez un enregistrement de politique.
      Vous pouvez créer une nouvelle politique ou ouvrir un enregistrement de politique pour activer la fonctionnalité d’annotation.
    4. Sélectionnez la liste connexe Texte de politique pour afficher le contenu du texte de politique.
      1. Sélectionnez le bouton Activer la modification de Word .
      2. Pour créer un document en tant que propriétaire de politique, sélectionnez Créer un document dans la liste Activer la modification de Word .
      3. Entrez le chemin vers le dossier contenant le nom du dossier dans le champ Lien du dossier dans la fenêtre contextuelle Créer un document.
      4. Entrez le nom du document dans le champ Nom du document .
      5. Sélectionnez Créer.
    5. Sélectionnez le bouton Demander une révision .
    6. Sélectionnez Demander.
    7. Sélectionnez le bouton Remplir la liste de vérification de publication .
      Vous pouvez effectuer les tâches indiquées dans la liste de vérification de publication. Pour plus d’informations sur le redlining, reportez-vous à Création et annotation de politiques dans Compliance Workspace.
    8. Sélectionnez Enregistrer.
    9. Sélectionnez Demander l’approbation.

      Si aucune configuration d’approbation dynamique active n’est associée à une configuration d’approbation, elle n’est pas considérée comme une configuration valide. Dans de tels cas, la sélection de Demander l’approbation renvoie un message d’erreur : Impossible de demander des approbations, car la règle d’approbation correspondante est introuvable. Assurez-vous de configurer ici la règle d’approbation appropriée pour cette politique. Pour rectifier l’erreur, modifiez la configuration et demandez à nouveau l’approbation.

      L’onglet Accès aux documents affiche la liste révisée des utilisateurs qui peuvent accéder à la politique, comme décrit dans l’exemple suivant :
      1. Lorsque la politique passe pour la première fois à l’état En attente d’approbation , la configuration d’approbation est appliquée à l’enregistrement de politique. Si la politique comporte deux niveaux d’approbation, l’accès au document est fourni uniquement aux utilisateurs de niveau 1 par défaut. Les utilisateurs de groupe de niveau 1 peuvent obtenir l’accès via l’action d’interface utilisateur Demander l’accès au document .
      2. Une fois que les utilisateurs de niveau 1 approuvent la politique, l’accès aux documents est ajouté pour les utilisateurs de niveau 2. Si un utilisateur rejette la politique au niveau 1, elle passe à l’état Brouillon .
      3. Lorsque la politique passe à nouveau à l’état En attente d’approbation , le niveau suivant de configuration d’approbation (par exemple, la configuration d’approbation 2) est appliqué à l’enregistrement de politique. Dans ce cas, tous les utilisateurs communs entre les deux niveaux et ayant accès au document peuvent accéder à la politique et l’accès au document est supprimé pour le reste des utilisateurs.

      L’action d’interface utilisateur Demander l’accès aux documents est visible par les utilisateurs disposant des rôles d’utilisateur d’entreprise et d’utilisateur d’entreprise allégé. Si des groupes d’utilisateurs ne disposent pas de ces rôles d’utilisateur, ils ne peuvent pas accéder au document. Les approbateurs disposent de l’accès en lecture ou de l’accès aux commentaires dans l’état d’approbation.

      Remarque :
      Dans la règle d’approbation, l’accès est accordé uniquement aux utilisateurs individuels et non aux utilisateurs du groupe. Donner l’accès à de nombreux utilisateurs du groupe peut entraîner des problèmes de performances.

      Si vous êtes un utilisateur de groupe, vous devez sélectionner Demander l’accès au document. Les utilisateurs du groupe peuvent se connecter en tant que l’un des utilisateurs du groupe et sélectionner Demander l’accès au document. Les utilisateurs du groupe ont alors accès au document et un message s’affiche : une demande d’accès au document a été émise, veuillez actualiser ou essayer d’accéder au document dans quelques minutes.

      Dans le workflow de configuration de l’approbation, si un approbateur rejette la politique à quelque niveau que ce soit, elle passe à l’état Brouillon . L’onglet Accès aux documents du formulaire affiche une liste des utilisateurs qui ont accès à la politique avec les rôles et l’état affichés. Seuls les utilisateurs de niveau 1 peuvent accéder à l’enregistrement et l’examiner. Lorsque les utilisateurs de niveau 1 approuvent l’enregistrement, l’accès au document est fourni aux utilisateurs de niveau 2, et ainsi de suite.

      Lorsque tous les niveaux sont approuvés, la politique passe à l’état Publié .
    10. Dans l’onglet Texte de la politique , sélectionnez Ouvrir dans Word.

      Le document Word s’ouvre dans l’onglet. Dans l’onglet Gérer l’accès du document, vous pouvez également afficher les utilisateurs qui ont les autorisations nécessaires pour afficher le document. La règle d’approbation de politique configurée s’affiche dans le champ Règle d’approbation . La liste connexe Niveaux d’approbation affiche des informations sur les niveaux d’approbation, les utilisateurs et l’état de l’approbation de l’enregistrement de politique.

      Si la politique est rejetée à n’importe quel état, elle est réinitialisée à l’état Brouillon . Une fois que les approbateurs ont approuvé la politique, elle passe à l’état Publié .