Solicitar evidências durante auditorias

  • Versão de lançamento: Yokohama
  • Atualizado 30 de jan. de 2025
  • 6 min. de leitura

    • Solicite evidências em qualquer estágio durante uma auditoria. Os detalhes sobre os itens para os quais a evidência é solicitada também são fornecidos à pessoa responsável pelo fornecimento da evidência.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_audit.user

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Uma evidência pode ser solicitada de três maneiras:
    Minhas evidências
    Criando um registro de evidências a partir do módulo Minhas evidências.
    Solicitar evidência
    Nas listas relacionadas Entidade, Controle, Tarefa de auditoria, Problema de teste de controle e Outros problemas em um registro de compromisso. Para solicitar evidências dessas origens, navegue até Auditoria > Acordos > Meus Compromissos. Abra o registro de compromisso e selecione a lista relacionada da qual você deseja solicitar evidências. Na lista Ação em linhas selecionadas, selecione Solicitar evidência. Aqui, você pode criar uma nova solicitação de evidências ou adicionar mais solicitações a uma solicitação de evidências existente. A solicitação de evidências foi criada, mas não as tarefas de solicitação de evidências. Para obter mais informações sobre como adicionar evidências existentes, consulte Reutilizar evidências existentes dos itens relacionados de um compromisso.
    Entidade, Controle, Objetivo de controle, Teste de controle, Compromisso, Tabelas de problemas
    De tabelas como Entidade, Controle, Objetivo de controle, Teste de controle, Compromisso, Problema. No entanto, quando os usuários solicitam evidências dessas tabelas, a solicitação de evidências é criada, não a tarefa de solicitação de evidências real. Os usuários devem navegar até o registro de solicitação de evidências que é gerado e adicionar tarefas de solicitação de evidências.

    Neste procedimento, o método para solicitar evidências do módulo Minhas evidências é descrito.

    Procedimento

    1. Navegar até Auditoria > Minha solicitação de evidência.
    2. Clique em Nova.
    3. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário de solicitação de evidências
      Campo Descrição
      Número Número exclusivo da solicitação de evidência.
      Solicitante Usuário solicitando evidências. Este campo é preenchido automaticamente.
      Solicitadas em nome de Usuário para o qual a evidência está sendo solicitada.
      Grupo de atribuição Grupo atribuído para fornecer evidências.
      Atribuído a Usuário responsável por fornecer as evidências.
      Estado Estado da solicitação. O estado padrão é Rascunho.
      Tipo Tipo de evidência criada. Pode ser Auditoria ou Conformidade.
      Motivo da solicitação Motivo para a solicitação de evidências.
      Participantes da lista de observação Usuários interessados em exibir as evidências coletadas. Se uma pessoa for adicionada à lista de observação, ela poderá navegar até Auditoria > Solicitação de evidências > Solicitações de evidências observadas para exibir as solicitações.
      Nome Nome da solicitação de evidências.
      Descrição Descrição detalhada da solicitação de evidências.
      Programação
      Prazo Data esperada de envio de evidências.
      Aberto(a) Data em que a solicitação foi aberta. Esta data é atualizada automaticamente.
      Encerrado Data em que a solicitação foi encerrada. Esta data é atualizada automaticamente.
      Atividade
      Anotações de trabalho Digite quaisquer anotações que possam ser necessárias.
      Atividades Log de atividades da solicitação.
    4. Salve o formulário.
      A lista relacionada Detalhes da coleta de evidências é exibida. Esta lista relacionada é usada para listar os itens para os quais a evidência é solicitada.
    5. Clique em Nova.
    6. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 2. Formulário Detalhe da coleta de evidências
      Campo Descrição
      Solicitação de evidências Número exclusivo da tarefa de solicitação de evidências.
      Evidências para Registro para o qual a evidência é solicitada.

      Lista todas as tabelas às quais a evidência é aplicada.
      Nome Nome do detalhe da coleta de evidências.
      Grupo de atribuição Grupo atribuído para fornecer evidências. Os usuários deste grupo devem ter as funções sn_grc.business_user.
      Atribuído a Usuário responsável por fornecer evidências.
      Instruções da coleta de evidências Instruções para fornecer evidências. Por exemplo, lista de documentos de suporte, arquivos e assim por diante.
    7. Clique em OK.
    8. Clique em Enviar.
    9. Clique em Solicitar evidência.
      Quando uma solicitação de evidências já está no estado Trabalho em andamento e um novo detalhe de coleta de evidências é adicionado, a tarefa de solicitação de evidências é enviada ao designado imediatamente.
      A lista relacionada de evidências aparece com a lista de evidências e a pessoa atribuída à solicitação recebe uma notificação por e-mail para fornecer as evidências solicitadas. Além disso, o estado da solicitação muda para Trabalho em andamento.
    10. Navegar até Auditoria > Solicitação de evidências > Minhas tarefas de solicitação de evidências.
    11. Abra o registro para o qual você deseja fornecer evidências.
    12. Clique em Aceitar trabalho.
    13. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 3. Formulário de evidências
      Campo Descrição
      Número Número da solicitação de evidências. Este valor é gerado por padrão.
      Solicitante Usuário solicitando evidências. Este valor é gerado por padrão.

      Se você for o aprovador, solicitante, membro da lista de observação ou usuário no campo Atribuído a, poderá editar os detalhes nos campos Lista de observação, Nomee Descrição quando a evidência estiver nos estados Novo ou Trabalho em andamento.
      Solicitadas em nome de Usuário para o qual a evidência está sendo solicitada. Este valor é gerado por padrão.
      Grupo de atribuição Grupo atribuído para fornecer evidências. Os usuários deste grupo devem ter as funções sn_grc.business_user.
      Atribuído a Usuário responsável por fornecer as evidências. Este valor é gerado por padrão.
      Estado Estado da solicitação.
      Subestado Nenhum. Este valor é gerado por padrão.
      Motivo da solicitação Motivo para a solicitação de evidências.
      Aprovadores Usuários para aprovar evidências antes que elas sejam devolvidas ao solicitante para revisão. Normalmente, um aprovador é o gerente da pessoa que fornece as evidências.
      Participantes da lista de observação Usuários interessados em exibir as evidências coletadas.
      Nome Nome da solicitação de evidências. O nome padrão é Nome de detalhes da coleta de evidências.
      Descrição Descrição detalhada da solicitação de evidências. A descrição padrão é a descrição fornecida no formulário de solicitação de evidências.
      Detalhes da solicitação
      Solicitação de evidências ID exclusivo da solicitação de evidência associada à tarefa. Este valor é gerado por padrão e obtido do registro que foi criado para solicitar evidências.
      Evidências para Registro para o qual a evidência é solicitada.
      Evidência para descrição Descrição do registro para o qual as evidências estão sendo solicitadas. Este valor é gerado por padrão e obtido do registro que foi criado para solicitar evidências.
      Instruções da coleta de evidências Instruções para coletar as evidências.

      Se você for o gerente ou o solicitante, poderá editar este campo quando a tarefa de solicitação de evidências estiver no estado de trabalho em andamento.
    14. Para solicitar aprovação para a evidência anexada, clique em Solicitar aprovação.
    15. Se nenhum aprovador for necessário, clique em Solicitar revisão.
    16. Navegar até Auditoria > Solicitação de evidências > Minhas aprovações.
    17. Abra o registro para o qual você deseja aprovar evidências.
    18. Revise as evidências anexadas no formulário e clique em uma das seguintes opções:
      Opção Descrição
      Aprovar Aprove a evidência anexada. O solicitante obtém as evidências fornecidas.
      Solicitar revisão Solicite que as evidências anexadas sejam revisadas. Insira comentários ao solicitar revisão. O designado recebe uma notificação para revisar as evidências anexadas.
      Solicitar informações Busque mais informações e detalhes sobre as evidências anexadas. O designado recebe uma notificação para fornecer mais informações sobre a evidência anexada.
    19. Navegar até Auditoria > Solicitação de evidências > Minhas Revisões Pendentes.
    20. No formulário Evidências, revise as evidências anexadas e clique em uma das seguintes opções:
      Opção Descrição
      Aceitar evidência Aceite as evidências fornecidas.
      Solicitar revisão Solicite que as evidências sejam revisadas, se não forem apropriadas, ou modificadas.
      Cancelar Cancele a tarefa de solicitação de evidências.
      Excluir Exclua a tarefa de solicitação de evidências.
    21. Navegue até o formulário para o qual você deseja exibir a lista relacionada à Solicitação de evidências.
    22. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho do formulário e clique em Configurar > Listas relacionadas.
    23. Localize o item de Evidência relacionada na caixa Disponível e mova-o para a caixa Selecionado.
    24. Clique em Salvar.