Crie um documento de texto de política em Google Drive e habilite a edição de documentos com os aprovadores, revisores e colaboradores. Você pode compartilhar o documento com as partes interessadas e colaborar na edição do documento em tempo real.
Antes de Iniciar
Função necessária: sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst; mp_document_user
Importante: Google o suporte à criação de documentos está habilitado na versão 19.1.1 da aplicação Gestão de políticas e conformidade
Procedimento
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Navegar até .
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No Espaço de conformidade, selecione o ícone Lista (
).
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Navegar até .
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Selecione uma política para abrir.
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Para Google Drive, selecione uma lista relacionada ao Texto da política para exibir o conteúdo do texto da política.
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Selecione o botão Habilitar edição de documentos.
Se a política estiver no estado Rascunho, o proprietário da política poderá criar um documento sozinho ou associar um documento de Google Drive para habilitar o texto da política para edição pelos aprovadores, revisores e colaboradores.
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Para criar um documento como um responsável pela política, selecione Criar novo documento na lista Habilitar edição de documentos.
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Copie o link da pasta compartilhável de Google Drive e cole-o no campo Link da pasta no pop-up Criar um documento.
Para obter o link da pasta, clique com o botão direito do mouse na pasta em
Google Drivee selecione o
. Selecione
Compartilhar e
copiar link.
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Insira o nome do documento no campo Nome do documento.
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Selecione o tipo de documento que você deseja criar no campo Tipo.
As opções são:
- Documentos do Google: você pode criar um documento Google em Google Drive ao selecionar esta opção.
- Word: você pode criar um documento Microsoft Word em Google Drive, que pode ser acessado por meio de um navegador e armazenado no Google Drive.
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Selecione Criar.
Ao selecionar criar, o documento é criado na pasta da conta Google Drive que você forneceu. Se você estiver fornecendo um link para uma pasta compartilhada, precisará ter acesso de edição para criar um arquivo dentro dessa pasta.
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Para exibir o documento criado, selecione o botão Abrir no Google Docs.
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Para exibir os usuários que têm acesso de leitura ou gravação aodocumento, navegue até a lista relacionada Acesso ao documento.
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Para criar outrodocumento ou se conectar a umdocumento diferente para uma política habilitada para redlining, selecione o botão Habilitar edição de documentos.
- Para criar outrodocumento, selecione Criar novo documento que abre o pop-up Criar umdocumento.
- Para se conectar a umdocumentodiferente, selecione Conectar documento existente para abrir um pop-up Conectardocumentoexistente .
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Para atualizar o conteúdo dodocumento no campo de texto Política, selecione o link Atualizar abaixo do link do documento.
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Se a política tiver sido redigida e estiver concluída, o proprietário da política poderá solicitar uma revisão selecionando o botão Solicitar revisão.
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Insira uma mensagem para os revisores no pop-up Solicitar revisão.
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Selecione Solicitar.
Como revisor, você pode exibir a política, se estiver pronta para revisão, ao fazer login em Minhas tarefas pendentes na exibição Tarefas.
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Selecione o botão Enviar revisão.
Você pode revisar o texto da política, adicionar um comentário no pop-up Enviar revisão e enviá-lo.
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Para visualizar odocumento e obter a atualização mais recente depois que seus colaboradores tiverem editado, selecione o link Atualizar na guia de texto Política.
Como proprietário da política, você pode editar o conteúdo do documento em
Google Drive para manter uma sincronização entre o documento na nuvem e o texto da política.
Todas as atividades entre o proprietário da política e os revisores são capturadas na guia Atividade da lista relacionada Detalhes. Se todos os revisores tiverem concluído a revisão, o proprietário da política poderá concluir a check-list de publicação.
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Selecione o botão Concluir check-list de publicação.
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Para exibir o histórico da política, selecione a lista relacionada Histórico da política.