Definir a configuração de aprovação dinâmica em um registro de política
Uma política é um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas por uma organização de negócios para reger suas operações. A criação de um registro de configuração de aprovação para uma política permite que você defina um ou mais níveis de aprovação e regras de aprovação com base em várias condições dinâmicas.
A partir da versão Yokohama, você pode definir a configuração de aprovação dinâmica em um registro de política. A tabela de políticas consiste nos registros de políticas que regulam o status das políticas. Antes de implementar uma política, ela passa por um processo de revisão e aprovação.
Definir a configuração de aprovação dinâmica em um registro de política permite que você defina vários níveis de aprovações com base em várias condições dinâmicas, como tipo de política, estado e proprietário que estão relacionados aos campos de política. Quando você define a configuração de aprovação dinâmica em um registro de política, os aprovadores de uma política são adicionados dinamicamente ao registro de política.
Limitações da adição manual de aprovadores
- O processo de configuração de aprovação usa um único nível de aprovação. Se vários níveis de aprovação não forem usados, isso aumentará a possibilidade de introdução de erros e omissões no processo de aprovação.
- Os aprovadores de uma política não podem ser alterados com base nas condições dinâmicas ou de mudança do processo de aprovação.
- Os aprovadores são adicionados manualmente ao registro. O processo pode ser demorado, especialmente em organizações grandes ou estruturas de tomada de decisão complexas.
- Adicionar os aprovadores manualmente pode levar a atrasos significativos. Esperar para receber todas as aprovações pode tornar o processo de tomada de decisão mais lento e diminuir a produtividade.
Benefícios da configuração de aprovação dinâmica
- As organizações geralmente encontram ambientes dinâmicos e em mudança. Ter a flexibilidade para mudar os aprovadores permite que o processo de aprovação se adapte às circunstâncias de mudança. Ele garante que os indivíduos mais apropriados estejam envolvidos no processo de aprovação a qualquer momento.
- Para decisões complexas ou de alto risco, a configuração de vários níveis de aprovações permite que os revisores conduzam uma revisão abrangente dos fatores relevantes. Isso garante que as decisões não sejam precipitadas e que os possíveis impactos sejam avaliados com cuidado para diferentes cenários.
- Alterar os aprovadores dinamicamente pode simplificar o processo de aprovação e reduzir a sobrecarga administrativa, economizando tempo e recursos.
Casos de uso para solicitar vários níveis de aprovações
A configuração de aprovação pode ajudar a criar níveis de aprovação complexos sem adicionar manualmente aprovadores para cada política. Em alguns casos, um proprietário de política pode conduzir vários níveis de aprovações para uma política. Por exemplo, uma política está relacionada ao domínio de RH. A equipe de conformidade, a equipe jurídica e a equipe de RH desejam revisar e aprovar. O proprietário da política pode atribuir a equipe de RH como aprovadores de nível 1 da política.
Quando a equipe de RH aprova a política, ela é atribuída à equipe de Conformidade para aprovação de nível 2. Em seguida, ele é atribuído à equipe jurídica para aprovação de nível 3 da apólice. Além disso, o proprietário da política pode selecionar os aprovadores dinamicamente com base em determinadas regras que correspondem à política.
Este caso de uso destaca a importância de integrar a configuração de aprovação dinâmica com uma política e configurar as regras de aprovação de política com o Configurador de aprovação.
Configurador de aprovação
Para usar a configuração de aprovação, o método de aprovação na política deve ser selecionado como Usar regra de aprovação, conforme mostrado no exemplo a seguir.
A configuração de aprovação deve ser criada para a política e regras de aprovação válidas devem ser configuradas para os usuários.
Use o módulo Regras de aprovação de política para configurar as regras de aprovação.
Configuração de regras de aprovação de política usando o Configurador de aprovação
- Configure regras de aprovação de vários níveis com base em condições dinâmicas.
- Envie aprovações para um usuário ou grupo de usuários selecionado em um campo do registro de origem ou selecione o usuário ou os grupos manualmente.
- Configure apenas uma aprovação ou todas as aprovações como aprovações necessárias.
- Para definir um registro de configuração de aprovação, consulte Como definir um registro de configuração de aprovação.
- Para atribuir um nível de aprovação ao registro de configuração de aprovação, consulte Atribuir um nível de aprovação para o registro de configuração de aprovação.
- Para configurar uma regra de aprovação para o nível de aprovação no registro de configuração de aprovação, consulte Configurar uma regra de aprovação para o nível de aprovação.
Para obter mais informações sobre as funções na aplicação Configurador de aprovadores para GRC, consulte Funções instaladas com Configurador de aprovadores para GRC.
Funções necessárias para criar regras de aprovação de política
- Um usuário com a função sn_compliance.manager pode criar regras de aprovação de política com a função sn_grc_appr.admin.
- Usuários com as funções sn_grc.business_user e sn_grc.business_user_lite e acima podem exibir uma política.
- Um usuário deve ter mp_document_user com a função sn_grc.business_user ou sn_grc.business_user_lite para acessar o documento quando o redlining estiver habilitado.
Fluxo de trabalho para definir a configuração de aprovação
Quando você define a configuração de aprovação em um registro de política, o fluxo de trabalho contém as etapas a seguir.
- Quando uma aprovação é solicitada para um registro de política, o estado da política muda para o estado Aguardando aprovação.
- Se o método de aprovação for selecionado como Usar aprovadores, ele usará os aprovadores mencionados no registro da política.
- Se o método de aprovação for selecionado como Usar regra de aprovação, ele verificará se há uma configuração válida que se adapte ao registro de política. A configuração de aprovação dinâmica pesquisa o registro de configuração de aprovação relacionado à política.
- A configuração de aprovação dinâmica recupera os aprovadores de cada registro de nível de aprovação e envia uma solicitação de aprovação para cada nível.
- Se uma configuração válida não for encontrada, será exibida uma mensagem de erro informando que não há configuração válida para a política.
As etapas do fluxo de trabalho são mostradas no exemplo a seguir.
Se você for o responsável pela política, poderá selecionar os aprovadores da política no campo Aprovadores do formulário Política. Os aprovadores geralmente são os usuários que têm a função de Usuário de Conformidade. Se você não tiver o acesso adequado, não poderá acessar o registro da apólice. Para solicitar acesso ao registro de política, você deve entrar em contato com o administrador de conformidade.
Integração da configuração de aprovação dinâmica com uma política
Para integrar a configuração de aprovação dinâmica com um registro de política, você pode configurar vários níveis de aprovação e, para cada nível, pode configurar as regras de aprovação. Com base nos níveis de aprovação e na configuração de regras, as aprovações são acionadas automaticamente. Quando um nível é aprovado, o registro da política é enviado para o próximo nível de aprovação.
O fluxo de trabalho para integrar a configuração de aprovação dinâmica com uma política é mostrado no exemplo e nas etapas a seguir.
- Quando uma aprovação é solicitada para a política, o estado da política muda para o estado Aguardando aprovação.
- A configuração de aprovação dinâmica pesquisa o registro de configuração de aprovação que é adequado à política atual.
- Se a configuração de aprovação dinâmica não estiver definida em um registro de política ou mesmo que esteja configurada, ela não será aplicável a esse registro de política específico, será exibida uma mensagem de erro informando que nenhuma configuração válida foi encontrada para o registro de política e o registro será anulado . Os usuários precisam voltar ao registro de política e selecionar os aprovadores ou criar uma configuração válida para o registro de política.
- Se a configuração de aprovação dinâmica estiver definida, os aprovadores, níveis de aprovação e regras serão adicionados com base na configuração do registro de configuração de aprovação.
O fluxo de trabalho completo é mostrado no exemplo a seguir.
Componentes usados para configuração de aprovação dinâmica
- O módulo Regras de aprovação de política cria ou verifica as configurações de aprovação com a tabela de origem como política.
- A tabela de aprovação de política armazena os aprovadores de cada nível da configuração de aprovação. Ele pode ser usado para rastrear o status dos níveis de aprovação.
- Com base na decisão de nível atual, a política é encaminhada para o próximo nível de aprovação ou, se for rejeitada, é redefinida para o estado Rascunho. Se todos os níveis forem aprovados, a política passará para o estado Publicado.