Solicitar evidências para auditoria

  • Versão de lançamento: Yokohama
  • Atualizado 30 de jan. de 2025
  • 3 min. de leitura

    • Solicite evidências em qualquer estágio durante uma auditoria. Os detalhes sobre os itens para os quais a evidência é solicitada também são fornecidos à pessoa responsável pelo fornecimento da evidência.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_audit.user

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Uma evidência pode ser solicitada de três maneiras:
    • Criando um registro de evidências a partir do módulo Minhas evidências.
    • Nas listas relacionadas Entidade, Controle, Tarefa de auditoria, Problema de teste de controle e Outros problemas em um registro de compromisso. Para solicitar evidências dessas origens, navegue até Auditoria > Acordos > Meus Compromissos. Abra o registro de compromisso e selecione a lista relacionada da qual você deseja solicitar evidências. Na lista Ação em linhas selecionadas, selecione Solicitar evidência. Aqui, você pode criar uma nova solicitação de evidências ou adicionar mais solicitações a uma solicitação de evidências existente. A solicitação de evidências foi criada, mas não as tarefas de solicitação de evidências.
    • Das seguintes tabelas: Entidade, Controle, Objetivo de controle, Teste de controle, Compromisso, Problema. No entanto, quando os usuários solicitam evidências dessas tabelas, a solicitação de evidências é criada, não a tarefa de solicitação de evidências real. Os usuários devem acessar o registro de solicitação de evidências gerado e adicionar tarefas de solicitação de evidências.
    Neste procedimento, o método para solicitar evidências do módulo Minhas evidências é descrito.

    Procedimento

    1. Navegar até Auditoria > Minha solicitação de evidência.
    2. Clique em Nova.
    3. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário de solicitação de evidências
      Campo Descrição
      Número Número exclusivo da solicitação de evidências.
      Solicitante Usuário solicitando evidências. Este campo é preenchido automaticamente.
      Solicitadas em nome de Usuário para o qual a evidência está sendo solicitada.
      Grupo de atribuição Grupo atribuído para fornecer evidências.
      Atribuído a Usuário responsável por fornecer as evidências.
      Estado Estado da solicitação. O estado padrão é Rascunho.
      Tipo O tipo padrão é Auditoria.
      Motivo da solicitação Motivo para a solicitação de evidências.
      Participantes da lista de observação Usuários interessados em exibir as evidências coletadas. Se uma pessoa for adicionada à lista de observação, ela poderá navegar até Auditoria > Solicitação de evidências > Solicitações de evidências observadas para exibir as solicitações.
      Descrição resumida Breve descrição da solicitação de evidências.
      Descrição Descrição detalhada da solicitação de evidências.
      Programação
      Prazo Data esperada de envio de evidências.
      Aberto(a) Data em que a solicitação foi aberta. Esta data é atualizada automaticamente.
      Encerrado Data em que a solicitação foi encerrada. Esta data é atualizada automaticamente.
      Atividade
      Anotações de trabalho Digite quaisquer anotações que possam ser necessárias.
      Atividades Log de atividades da solicitação.
      Confidencialidade
      Confidencial Opção para habilitar a confidencialidade do registro. Somente os usuários confidenciais atribuídos ou grupos confidenciais de usuários podem acessar o registro.

      Para obter mais informações sobre a opção confidencial, consulte Sinalizador de confidencialidade para registros de auditoria e conformidade.
    4. Salve o formulário.
      A lista relacionada Detalhes da coleta de evidências é exibida. Esta lista relacionada é usada para listar os itens para os quais a evidência é solicitada.
    5. Clique em Nova.
    6. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 2. Formulário Detalhe da coleta de evidências
      Campo Descrição
      Solicitação de evidências Número exclusivo da tarefa de solicitação de evidências.
      Evidências para Registro para o qual a evidência é solicitada.
      Grupo de atribuição Grupo atribuído para fornecer evidências. Os usuários deste grupo devem ter as funções sn_grc.business_user.
      Atribuído a Usuário responsável por fornecer evidências.
      Instruções da coleta de evidências Instruções para fornecer evidências. Por exemplo, lista de documentos de suporte, arquivos e assim por diante.
    7. Clique em OK.
    8. Clique em Enviar.
    9. Clique em Solicitar evidência.
      Quando uma solicitação de evidências já está no estado Trabalho em andamento e um novo detalhe de coleta de evidências é adicionado, a tarefa de solicitação de evidências é enviada ao designado imediatamente.
      A lista relacionada de evidências aparece com a lista de evidências e a pessoa atribuída à solicitação recebe uma notificação por e-mail para fornecer as evidências solicitadas. Além disso, o estado da solicitação muda para Trabalho em andamento.