직원 문서 관리

  • 릴리스 버전: Washingtondc
  • 업데이트 날짜 2024년 02월 01일
  • 읽기10분

    • Employee Document Management를 사용하여 직원 문서에 대한 소송대비 자료보전을 검색, 작성, 이동 또는 관리할 수 있습니다.

    Employee Document Management는 조직의 직원 문서를 일부 또는 모두 포함하는 가상 파일 캐비닛입니다. Employee Document Management로 다음을 수행할 수 있습니다.
    • 직원 문서 검색: 여러 가지 방법으로 직원 문서 검색 범위를 좁힐 수 있습니다.
    • 직원 문서 생성:
      • 직원 문서를 문서 리포지토리에 직접 추가할 수 있습니다.
      • HR 에이전트는 HR Service Delivery이와 함께 사용 될 경우 hr 케이스에서 문서를 이동하거나 문서 리포지토리에 직접 추가할 수 있습니다.
    • HR 프로파일 또는 문서 유형에 소송대비 자료보전 적용: HR 프로파일 또는 문서 유형에 소송대비 자료보전을 적용하면 연결된 직원 문서가 보존 기간에 도달한 후에 제거되는 것을 방지합니다.
    • 직원 문서 이동: 직원 문서가 HR 케이스에 첨부되면 해당 문서를 문서 리포지토리로 직접 이동할 수 있습니다. 또는 케이스가 종결/완료되면 직원 문서가 자동으로 이동되도록 HR 서비스를 구성할 수 있습니다.
    • 직원 문서 보기: 직원은 Service Portal이나 직원 센터에서 자신의 직원 문서를 볼 수 있습니다. 여기 문서 유형에 대한 정책 정의에는 문서 유형별로 액세스 권한을 부여하는 방법이 있습니다. 기본 시스템은 예제 문서 유형을 제공합니다.

    직원 문서 검색

    직원 문서 리포지토리의 다양한 필터를 사용하여 직원 문서를 검색하고 봅니다. 감사 목적으로 문서를 다운로드할 수도 있습니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.document_reader

    이 태스크 정보

    직원 문서는 직원 문서를 위한 리포지토리입니다. 직원 문서 리포지토리의 크기에 관계없이 즉석에서 검색하거나 사전 설정 검색 필터를 설정하여 필요한 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 프로파일 > 직원 문서 > 문서 조회.
    2. 열 필터를 사용하여 찾고 있는 문서를 식별합니다.
      예를 들어, 직원 열을 기준으로 정렬하면 모든 문서가 직원별로 표시됩니다.
    3. 문서를 다운로드하려면 문서 옆에 있는 확인란을 선택한 다음, 동작 선택 목록에서 다운로드를 선택합니다.
      이름이 같은 여러 문서를 다운로드하면 각 문서에 직원 이름이 추가됩니다. 그래도 문서가 중복되면 숫자가 추가됩니다.
    4. 문서에 대한 자세한 내용을 보려면 해당 문서 이름을 클릭합니다.
      sn_hr_ef.enable_document_viewer 직원 문서 속성에서 예를 선택하면 직원 문서가 나타납니다.

    직원 문서 생성 또는 수정

    직원 문서 작성자[sn_hr_ef document_writer] 역할을 사용하여 직원 문서를 만들거나 Employee Document Management 리포지토리에 직접 업로드할 수 있습니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.document_writer

    이 태스크 정보

    HR 케이스 양식에서 문서를 업로드한 다음, 문서 리포지토리로 옮길 수도 있습니다.
    주:
    HR 서비스를 구성하여 케이스가 종결되면 직원 문서를 HR 케이스 양식에서 자동으로 이동할 수도 있습니다. 이 기능을 구성하는 방법에 대한 자세한 내용은 HR 서비스 구성 문서를 참조하십시오.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 프로파일 > 직원 문서 > 새 문서 작성.
    2. 양식의 필드에 내용을 입력합니다.
      표 1. 직원 문서 양식
      필드 설명
      문서 업로드할 직원 문서입니다.
      직원 문서를 업로드하려면 파일 선택을 클릭합니다.
      주:
      기본적으로 허용되는 문서의 최대 크기는 30MB입니다. 기본값은 직원 문서 속성의 최대 파일 업로드 크기(mb) 필드에서 변경할 수 있습니다. 자세한 내용은 Employee Document Management 애플리케이션의 속성 문서를 참조하십시오.

      문서를 선택하면 읽기 전용 필드에 파일 크기, 파일 형식, 생성 날짜, 생성자가 표시됩니다.

      UI 내의 뷰어는 .pdf 문서 보기만 지원합니다. 다른 유형의 문서는 다운로드한 다음 볼 수 있습니다.

      최적의 검색 결과를 얻으려면 문서 이름에 대시(-)를 사용하지 마십시오. 전체 단어를 공백이나 밑줄로 구분하여 사용하면 더 나은 검색 결과를 얻을 수 있습니다.

      직원 문서 속성에서 문서 뷰어에 예를 선택해야 .pdf 문서를 볼 수 있습니다.
      주:
      FedRAMP, 온프레미스 고객, 모바일 장치, 에지 암호화를 사용하는 고객 또는 암호화 지원에 대해서는 문서 보기가 지원되지 않습니다.
      설명 직원 문서에 대한 설명
      직원 문서가 연결된 직원의 이름입니다.
      급여 국가 문서 생성 당시 직원의 급여 국가입니다.
      주:
      문서를 업로드하거나 서비스 케이스 첨부 파일을 직원 파일로 이동하면 급여 국가 필드의 값이 직원의 사용자 프로파일로 기본 설정됩니다.
      문서 유형 직원 문서와 연결된 문서 유형입니다.
      문서 유형은 분류 및 보존 정책을 제공합니다.
      주:
      • 문서 유형과 연결된 하나 이상의 보안 정책에 대한 읽기 또는 쓰기 구성 요구사항을 충족하는 경우에만 문서를 읽고 쓸 수 있습니다.
      • 문서 유형과 연결된 하나 이상의 보안 정책에 대한 제거 권한 부여 구성 요구사항을 충족하는 경우에만 문서를 제거할 수 있습니다.
      • 문서 유형과 연결된 하나 이상의 보안 정책에 대한 제거 권한 부여 또는 알림 구성 요구사항을 충족하는 경우에만 제거 알림을 받을 수 있습니다.
      발효 날짜 직원 문서가 발효되는 날짜 및 시간입니다. 일반적으로 계약 합의인 경우를 제외하고 발효 날짜에는 문서 생성 날짜를 사용합니다. 예를 들어, 급여 인상 또는 승진은 성과 평가 날짜와 다른 날짜부터 적용될 수 있습니다.
      HR 케이스 HR 케이스에서 이동될 때 직원 문서와 연결된 HR 케이스 번호입니다.
      제거 보류됨 문서에 대한 제거 보류 상태입니다.
      • 제거 권한 부여 보류 중: 제거 알림이 전송되었지만 권한을 부여 받지 못했습니다.
      • 제거 승인됨: 제거 권한을 부여를 받았고 문서가 제거될 예정입니다.
      • 제거 거부됨: 제거 권한이 거부되었고 문서가 제거되도록 예약되지 않았습니다.
        문서 유형과 연결된 보안 정책은 제거 권한을 설정합니다. 다음 역할에는 제거 권한을 변경할 수 있는 권한이 있습니다.
        • EF 관리자 [sn_hr_ef.admin]
        • 직원 파일 관리 관리자 [sn_hr_ef.manager]
      만료 날짜 문서의 만료 날짜를 설정하는 옵션입니다. 문서가 만료되거나 만료가 가까워지면 만료 정책에 따라 문서 소유자, 관리자 또는 HR 담당자에게 이메일 알림이 전송됩니다.
      주:
      이 옵션은 관리자가 만료 날짜 확인란을 활성화한 경우에만 사용할 수 있습니다.
    3. 제출을 클릭하여 직원 문서 기록을 생성합니다.
      직원 문서 감사 추적 관련 목록 탭이 나타납니다.

      직원 문서 생성 또는 업로드 시점부터 제거 시점까지 모든 작업의 뷰를 제공합니다.

      다음 동작이 캡처됩니다.
      • 기록이 생성됨
      • 필드가 업데이트됨
      • 첨부 파일이 제거됨
      • 첨부 파일이 업데이트됨
      • 첨부 파일 이름이 바뀜
      • 플랫폼 태그가 추가됨
      • 플랫폼 태그가 제거됨
      • 문서를 보았음
      • 문서가 다운로드됨
      • 직원이 직원 센터에서 다운로드한 문서

    직원 문서를 문서 리포지토리로 이동

    직원 문서를 HR 케이스에서 직원 문서 리포지토리로 이동할 수 있습니다. HR 케이스가 완료 종결되면 HR 서비스를 통해 직원 문서를 자동으로 이동할 수도 있습니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.document_writer 또는 sn_hr_core.case_reader

    이 태스크 정보

    직원 문서를 직원 문서 리포지토리에 직접 추가할 수도 있습니다. 직원 문서 리포지토리는 다양한 정렬 기능을 사용하여 쉽고 빠르게 식별할 수 있는 중앙 리포지토리를 제공합니다. 직원 문서 생성 또는 수정 문서를 참조하십시오.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 케이스 관리 > 모든 HR 케이스.
    2. 직원 문서가 첨부된 케이스를 선택합니다.
      목록 보기에서는 직원 문서가 첨부된 HR 케이스를 식별할 수 있는 방법이 없습니다. HR 케이스를 찾으려면 HR 케이스 번호 또는 오픈 대상자가 필요합니다.
    3. 양식 헤더에서 첨부 파일 이동을 클릭합니다.
      첨부 파일을 직원 파일로 이동 메뉴가 나타납니다.
    4. 이동할 문서 옆에 있는 확인란을 선택합니다.
      첨부 파일을 이동할 COE 선택 및 주제 상세 정보 필드를 수정할 수 있지만, 잘못된 유형의 HR 케이스에 문서를 추가한 경우에만 가능합니다.
    5. 각 문서의 문서 유형을 선택합니다.
      문서 유형에 따라 분류, 액세스 가능한 사용자 및 보존 정책이 결정됩니다. 연관된 주제 상세 정보에 대한 문서 유형이 나타나지 않으면 올바른 분류를 위해 문서 유형을 생성해야 합니다. 문서 유형에 대한 정책 정의 문서를 참조하십시오.
    6. 선택 항목 이동을 클릭합니다.

    결과

    직원 문서가 HR 케이스에서 직원 문서 리포지토리로 이동합니다. 직원 문서가 이동되면 파일 이름, 형식, 크기가 첨부 파일에서 문서로 복사됩니다.
    주:
    HR 서비스에서 첨부 파일 자동 이동 상자를 선택하여 이 프로세스를 자동화할 수도 있습니다. HR 서비스 구성 문서를 참조하십시오.

    다음에 수행할 작업

    첨부 파일을 이동하면 케이스의 직원 문서 섹션에 첨부 파일이 표시됩니다.

    여러 HR 프로파일에 소송대비 자료보전 추가

    한번에 여러 HR 프로파일에 소송대비 자료보전을 추가합니다. 소송대비 자료보전은 HR 프로파일의 모든 직원 문서가 삭제되지 않도록 합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 프로파일 > HR 프로파일.
    2. 목록 뷰에서 소송대비 자료보전을 적용할 HR 프로파일을 전부 선택합니다.
    3. 선택한 행에 대해 수행할 작업에서 소송대비 자료보전을 선택합니다.
    4. 소송대비 자료보전 추가 대화 상자에서 다음을 수행합니다.
      1. 이유 필드에서 값을 선택합니다.
      2. 의견 필드에 상세 정보를 추가합니다.
      3. 확인을 클릭합니다.
      선택한 HR 프로파일의 직원 문서에 소송대비 자료보전이 적용되었으며 보존 정책에 따라 제거되지 않습니다.

    여러 문서 유형에 소송대비 자료보전 추가

    한번에 여러 문서 유형에 소송대비 자료보전을 추가합니다. 소송대비 자료보전은 문서 유형과 관련된 문서가 삭제되지 않도록 합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 문서 유형.
    2. 목록 뷰에서 소송대비 자료보전을 적용할 문서를 전부 선택합니다.
    3. 선택한 행에 대해 수행할 작업에서 소송대비 자료보전을 선택합니다.
    4. 소송대비 자료보전 추가 대화 상자에서 다음을 수행합니다.
      1. 이유 필드에서 값을 선택합니다.
      2. 의견 필드에 상세 정보를 추가합니다.
      3. 확인을 클릭합니다.
      선택한 문서 유형의 문서에 소송대비 자료보전이 적용되었으며 보존 정책에 따라 제거되지 않습니다.

    직원 문서 제거 로그 보기

    최적의 시스템 성능을 위해, 내부 프로세스에 따라 회사에서 설정한 보안 정책에 따라 직원 문서가 제거됩니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: sn_hr_ef.manager

    이 태스크 정보

    제거는 인스턴스에서 직원 문서를 영구적으로 삭제합니다. 제거하면 전체 저장소가 확보됩니다.
    • 제거 로그에는 삭제된 문서가 표시됩니다.
    • 삭제된 문서의 특성이 저장됩니다.
    • 삭제된 문서를 식별하는 기본 특성은 직원 및 HR 케이스 번호입니다. Employee Document Management의 속성에서 기본값을 변경할 수 있습니다.

    Employee Document Management 애플리케이션의 속성 문서를 참조하십시오.

    프로시저

    다음으로 이동 모두 > HR 관리 > 직원 문서 > 로그 제거.
    Employee Document Management 애플리케이션에 대한 속성의 사용하도록 설정하면 이 필드가 제거 로그에 포함됩니다에 지정된 필드가 포함된 제거된 문서 목록이 나타납니다.