Permettre à vos équipes de s’inscrire à des équipes de travail

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Donnez à vos équipes les moyens de s’inscrire à des équipes de travail en fonction de leurs disponibilités et de leurs préférences.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_shift_planning.admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Lorsqu’un plan de calendrier est activé pour l’inscription, vous pouvez recevoir des notifications. Vous pouvez également recevoir des notifications lorsque le plan de calendrier ouvert à l’inscription arrive à échéance le jour même ou lorsqu’il arrive bientôt à échéance.
    Important :
    Votre administrateur doit définir la valeur de la glide.ui_notification.max_recipients propriété sur le nombre maximal d’agents pour lesquels vous souhaitez envoyer les notifications.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Optimisation de la main d'œuvre pour ITSM > Manager Workspace
    2. Sélectionnez l'icône Calendrier ( icône Calendrier).
    3. Ajoutez un plan de calendrier.
      1. Sélectionnez l’onglet Calendrier d’équipe .
      2. Dans le panneau latéral contextuel, cliquez sur l’icône Afficher les calendriers pour afficher les calendriers.
        Conseil :
        Sélectionnez l’icône de filtre ( Calendrier de filtre), puis sélectionnez l’état d’inscription et les dates d’inscription souhaités pour affiner les plans de calendrier activés pour l’inscription.
        Dans les filtres, pour ajouter le souhaité Procéder comme suit
        État d'inscription
        1. Double-cliquez sur un ou plusieurs états d’inscription dans la colonne Disponible pour les déplacer vers la colonne Appliqué .
        2. Sélectionnez Appliquer.
        Dates d’inscription
        1. Sélectionnez une option prédéfinie telle que 7 derniers jours ou sélectionnez la date de début et de fin pour laquelle vous souhaitez afficher les plans de calendrier activés pour l’inscription.
        2. Sélectionnez Appliquer
      3. Dans le panneau Calendriers, sélectionnez l’icône +.

        Vous pouvez dupliquer un calendrier existant pour en créer un autre. Après avoir dupliqué un calendrier pour lequel l’inscription d’équipe est activée, vous pouvez mettre à jour la date de début, la date de fin et la date à laquelle les agents doivent s’inscrire au calendrier.

        Remarque :
        Si aucun agent n’est associé au calendrier, les équipes associées au calendrier ne sont pas dupliquées.
      4. Renseignez les champs obligatoires du formulaire.
        L’image ci-dessous est un exemple de formulaire Calendrier rempli.

        Créer une inscription d’équipe

      5. Pour permettre à vos agents de s’inscrire à des équipes de travail, procédez comme suit :
        1. Cochez la case Demander l’inscription de l’agent .
        2. Dans le champ Les agents doivent s’inscrire par , entrez la date à laquelle ils doivent s’inscrire aux équipes de ce calendrier.
        Conseil :
        Si vos agents se sont inscrits pour faire partie de leurs équipes préférées, le champ Affecté à est automatiquement renseigné avec ces agents.
      6. Sélectionnez Enregistrer la planification.
    4. Ajoutez une équipe de travail au plan de calendrier.
      1. Sélectionnez le plan de calendrier que vous avez créé.
        L’image ci-dessous affiche le plan de calendrier qui a été créé.

        Sélectionner un calendrier pour l’inscription d’équipe

      2. Sélectionnez Ajouter une équipe.
        L’image ci-dessous fournit un exemple de formulaire pour saisir les détails d’une équipe.

        Ajouter une inscription d’équipe

      3. Dans le champ Équipe, sélectionnez l'équipe de travail que vous souhaitez ajouter au plan de calendrier.
        Remarque :
        Si le plan de calendrier a été activé pour que les agents s’inscrivent à des équipes, les champs suivants sont automatiquement activés :
        • Demander l'inscription de l'agent
        • Activer l'affectation automatique d'agents
        Si vous souhaitez affecter des agents manuellement, vous pouvez désactiver ces cases à cocher à tout moment.
      4. Si les équipes sont activées pour l’inscription, vous pouvez sélectionner Envoyer pour inscription.
        Toutes les équipes qui ont été activées pour l’inscription sont envoyées aux agents pour qu’ils s’inscrivent à leurs équipes. Vous pouvez sélectionner Fermer l’inscription pour fermer l’inscription de l’agent à une équipe avant la date d’échéance de l’inscription et affecter manuellement les agents.
        • L’étiquette Activé pour l’inscription en surbrillance passe à Fermé pour l’inscription.
        • Le système fermera automatiquement les inscriptions après la date limite d’inscription.
    5. Ajoutez des agents aux équipes de travail.
      ÀProcéder comme suit
      Affecter automatiquement des agents Activez la case à cocher Activé pour l’affectation automatique des agents . Les agents qui ont défini l’équipe comme leur préférence principale sont affectés automatiquement. Le nombre d’équipes affectées automatiquement est basé sur la valeur définie dans la sn_shift_planning.max_shifts_to_autoassign propriété système.
      Affecter des agents manuellement
      1. Dans le champ Agents Affecter des agents, recherchez et ajoutez un ou plusieurs agents à l’équipe.
      2. Pour ajouter des agents qui s’étaient inscrits pour des équipes, sélectionnez +Ajouter des agents inscrits
        Vous pouvez afficher les agents qui s’étaient inscrits et leur classement préféré pour travailler sur cette équipe. Si vous ne souhaitez pas afficher les agents qui ont déjà été affectés à une équipe dans ce plan de calendrier, activez le bouton bascule Masquer les agents déjà affectés à d’autres équipes .
        Remarque :
        Cette option est uniquement disponible lorsque vous avez fermé les inscriptions d’agents pour l’équipe.
      3. Sélectionnez Enregistrer la sélection.
    6. Sélectionnez Enregistrer le quart.
      L’état du plan de calendrier devient Génération d’aperçu.
    7. Pour publier le plan de calendrier, sélectionnez Publier.
      Remarque :
      L'actualisation de l'écran peut prendre quelques minutes.
      La table décrit les différents états d’inscription d’équipe dans le plan de calendrier.
      État d’inscription au plan de calendrier Description
      Inscription non activée Le plan de calendrier n’est pas activé pour l’inscription.
      Activé pour l'inscription
      • Le plan de calendrier est activé pour l’inscription, mais n’est pas encore prêt pour que les agents s’inscrivent aux équipes.
      • Le plan de calendrier ne peut pas être publié lorsqu’il est activé pour l’inscription.
      ​
      Ouvert pour l'inscription
      • Le plan de calendrier est activé pour l’inscription et est prêt pour l’inscription des agents.
      • Le plan de calendrier ne peut pas être publié ou supprimé lorsqu’il est ouvert à l’inscription.
      • Lors de l’ouverture pour l’inscription :
        • La date limite d’inscription ne peut pas être modifiée.
        • Les détails de l’équipe de travail ne peuvent pas être modifiés.
        • Impossible d’ajouter de nouvelles équipes.
        • Si l’affectation automatique est activée, l’affectation d’un agent dans une équipe ne peut pas être modifiée.
      Fermé pour l'inscription Le plan de calendrier est fermé pour que les agents s’inscrivent.