Créer un problème pour un tiers ou un engagement

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 2 minutes de lecture

    • Créez un problème pour vous assurer que vos préoccupations concernant un tiers ou un engagement sont résolues.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager ou sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Dans un processus itératif, avant que le gestionnaire TPR ne ferme une évaluation, il peut générer des problèmes et des tâches de non-conformité. Le gestionnaire TPR communique avec les contacts TP en utilisant des commentaires pour clôturer les problèmes et les tâches. Le gestionnaire TPR peut également affecter différents contacts TP selon les besoins.

    Procédure

    1. Dans la zone Actions rapides de la page d’accueil (icône Page d’accueilTPRM). ), sélectionnez Créer un problème.
    2. Facultatif : Sélectionnez un modèle pour renseigner plusieurs champs du formulaire.
      Vous pouvez filtrer la liste des modèles et ajouter des modèles à votre liste Mes modèles personnalisée.
    3. Remplissez le formulaire, puis sélectionnez Enregistrer.
      Tableau 1. Formulaire Problème de risque de tiers
      Champ Description
      Nom Balise utile pour le modèle. Le champ peut être renseigné par un modèle.
      Description Texte qui aide d’autres personnes à comprendre le problème.
      Numéro

      Pour chaque problème, le système attribue automatiquement un numéro d’identification unique qui commence par le texte VRI.

      L’ID unique est utilisé dans toutes les références à l’élément. Vous pouvez utiliser l’ID pour rechercher ou filtrer l’élément sur lequel vous souhaitez travailler.
      S'applique à
      • Tiers : le problème s’applique à l’organisation tierce parente.
      • Engagement : le problème s’applique à l’engagement.
      Tiers Tiers auquel le problème est associé.
      Évaluation Évaluation à laquelle le problème est associé.
      État L’état d’un problème est mis à jour lorsque vous effectuez des actions associées au problème. La chaîne de workflow située en haut de l’onglet Vue d’ensemble des risques identifie l’état actuel du problème. Consultez Gérer les problèmes.
      Priorité Spécifiez la priorité. La valeur apparaît dans tous les rapports qui incluent le problème.
      Groupe d'affectation
      Affecté à Utilisateur responsable de la gestion et de la fermeture du problème.
      Contact de tiers Contact du tiers auquel le problème est associé.
      Liste de surveillance Ajoutez d’autres utilisateurs pour vous assurer qu’ils voient les mises à jour de l’état du problème et d’autres valeurs.
      Visible dans le portail fournisseur Option permettant d’afficher le problème aux contacts du fournisseur dans le portail du tiers.
      Section Recommandations
      Recommandation
      • Tiers à corriger : vous vous attendez à ce que le contact TP corrige le problème afin que vous puissiez le fermer.
      • Accepter le problème : vous déterminez que le risque associé au problème est acceptable et ne nécessite aucune autre action.
      • Demander des informations supplémentaires : Vous demanderez des informations supplémentaires à la personne-ressource du TP.
      Le champ peut être renseigné par un modèle.
      Explication Le champ peut être renseigné par un modèle.
      Si l’option Visible dans le portail fournisseur est sélectionnée, le contact du tiers est alerté du problème.

    Résultats

    Les problèmes de priorité la plus élevée sont répertoriés dans la section Problèmes par priorité de la page d’accueil. L’utilisateur « Affecté à » peut gérer le problème dans les onglets de la page Gestion des problèmes. Consultez Gérer les problèmes.