Enregistrements confidentiels
Vous pouvez marquer les enregistrements sensibles GRC comme confidentiels. Vous pouvez alors vous assurer que les bonnes personnes ont accès à ces enregistrements.
Vue d'ensemble
Vous pouvez marquer des enregistrements sensibles GRC comme confidentiels en définissant l’option Confidentiel pour un enregistrement. En effectuant cette action, vous pouvez vous assurer que seuls certains utilisateurs ou des utilisateurs de groupes d’utilisateurs spécifiques peuvent accéder à ces enregistrements confidentiels.
Propriété de confidentialité
Les enregistrements confidentiels sont GRC répertoriés sous le module Confidentiel GRC. Le module Enregistrements confidentiels GRC s’affiche dans le navigateur d’application uniquement lorsque vous activez la Enable record level confidentiality propriété.
À partir de la version San Diego, le GRC module Confidential Records est disponible pour les applications , GRC Core Policy and Compliance ManagementAudit Managementet Gestion des risques .
Annulation du marquage de la confidentialité sur l’enregistrement
Lorsque vous annulez la marque de confidentialité sur un enregistrement, les utilisateurs et les groupes autorisés sur cet enregistrement sont supprimés et tous les utilisateurs ont accès à l’enregistrement en fonction de l’ACL.
Rôles d’utilisateur requis pour accéder aux enregistrements confidentiels
Les utilisateurs disposant du rôle d’utilisateur confidentiel GRC (sn_grc.confidential_user) peuvent accéder aux enregistrements confidentiels. Ce rôle est destiné aux utilisateurs qui ne sont pas GRC des utilisateurs, mais qui souhaitent accéder GRC aux enregistrements confidentiels.
Les utilisateurs qui y ont accès et qui sont nommés dans l’enregistrement continuent d’avoir accès à l’enregistrement avec le rôle existant GRC .
- Vous êtes un utilisateur Risk et vous avez précédemment reçu l’accès à un enregistrement de risque. Maintenant, vous faites partie de la liste des utilisateurs autorisés pour le même enregistrement. Par conséquent, même si vous ne disposez pas du rôle sn_grc.confidential_user, vous pouvez accéder à l’enregistrement, car vous y avez accédé précédemment et votre nom figure maintenant sur la liste des utilisateurs autorisés.
- Votre nom figure dans l’enregistrement, mais vous ne disposez pas du rôle sn_grc.confidential_user. Vous devez d’abord disposer du rôle sn_grc.confidential_user pour accéder à l’enregistrement.
Lorsqu’un enregistrement est marqué comme confidentiel, une notification par e-mail est envoyée aux utilisateurs et aux membres du groupe d’utilisateurs pour les informer de l’affectation et des rôles requis pour accéder à l’enregistrement. Chaque utilisateur répertorié dans les listes Utilisateurs autorisés et Groupes autorisés reçoit une notification par e-mail concernant l’attribution de l’enregistrement.
Onglet Confidentialité du formulaire
- Option Confidentiel : l’activation de l’option Confidentiel dans l’onglet Confidentialité affiche les listes Utilisateurs autorisés et Groupes autorisés, comme illustré dans la figure suivante. Remarque :Un utilisateur ayant un accès en écriture à l’enregistrement peut activer l’option Confidentiel dans l’onglet Confidentialité.
Figure 1. Onglet Confidentialité d’un formulaire - Liste d’utilisateurs autorisés : lorsqu’un enregistrement est marqué comme confidentiel, seuls les utilisateurs de la liste d’utilisateurs autorisés ont accès à l’enregistrement. Un utilisateur qui est répertorié dans la liste Utilisateurs autorisés doit avoir un accès en lecture à l’enregistrement ou disposer du rôle sn_grc.confidential_user pour accéder aux enregistrements confidentiels.
L’utilisateur connecté qui active l’option Confidentiel est renseigné automatiquement dans la liste des utilisateurs autorisés. L’utilisateur qui active l’option Confidentiel dans l’onglet est automatiquement ajouté à la liste Utilisateurs autorisés par défaut. Les utilisateurs ayant un accès en écriture à l’enregistrement peuvent déverrouiller et mettre à jour la liste des utilisateurs autorisés.
Remarque :Il n’existe aucune restriction quant aux utilisateurs pouvant être ajoutés à la liste des utilisateurs autorisés. Un utilisateur qui ne dispose pas du GRC rôle doit disposer du rôle sn_grc.confidential_user pour accéder à l’enregistrement. Une notification par e-mail est également envoyée à l’utilisateur concernant les exigences du rôle. - Liste des groupes autorisés : lorsqu’un enregistrement est marqué comme confidentiel, seuls les utilisateurs répertoriés dans la liste Groupes autorisés ont accès à l’enregistrement. Les utilisateurs ayant un accès en écriture à l’enregistrement peuvent déverrouiller et mettre à jour la liste Groupes autorisés. Remarque :Les enregistrements confidentiels sont visibles par les utilisateurs répertoriés dans la liste Utilisateurs autorisés ou Groupes autorisés. Par défaut, les administrateurs peuvent également afficher les enregistrements confidentiels. Si vous ne souhaitez pas que les administrateurs consultent les enregistrements confidentiels, suivez les étapes mentionnées à la section KB1096093.
| Étiquette de la table | Nom de la table | Périmètre de l'application | Utilisateurs renseignés automatiquement dans la liste des utilisateurs autorisés | Groupes renseignés automatiquement dans la liste des groupes autorisés |
|---|---|---|---|---|
| Tâche d'audit | sn_audit_task | GRC: Audit Management | Affecté à, Responsable de l’ingénierie, Auditeurs de l’ingénierie, Approbateurs de l’ingénierie | Non applicable |
| Engagement | sn_audit_engagement | GRC: Audit Management | Auditeurs, Approbateurs, Responsable de l’engagement | Non applicable |
| Tâche de demande de preuves | sn_grc_advanced_evidence_response | GRC: Advanced Core | Demandeur, Affecté à, Approbateurs, Liste de surveillance, Demandé au nom de | Groupe d’affectation |
| Problème | sn_grc_issue | GRC: Profiles | Affecté à, Gestionnaire des problèmes, Ouvert par | Groupe du gestionnaire des problèmes,Groupe d’affectation |
| Observation | sn_audit_advanced_observation | GRC : audit avancé | Propriétaire, personne interrogée, réviseur par les pairs, réviseur, utilisateurs de la liste de surveillance, responsable de l’engagement, auditeur d’ingénierie, approbateur d’ingénierie | Groupe d’affectation |
| Exception de politique | sn_compliance_policy_exception | GRC : Policy and Compliance Management | Demandeur, Approbateur, Liste de surveillance | Groupe d'approbation |
| Tâche de rattrapage | sn_grc_task | GRC: Profiles | Affecté à, Liste de surveillance, Gestionnaire des problèmes, Problème affecté à | Non applicable |
| Événements à risque | sn_risk_advanced_event | GRC: Advanced Risk | Utilisateur connecté actuel, Propriétaire, Approbateur | Groupe propriétaire, groupes d’approbation |
| Divulgation | sn_esg_disclosure | Gestion et génération de rapports ESG | Utilisateur connecté, réviseur, affecté à | Non applicable |
| Enjeu de matérialité | sn_esg_material_topic | Gestion et génération de rapports ESG | Utilisateur connecté, réviseur | Non applicable |
| Mesures | sn_grc_metric | Gestion et génération de rapports ESG | Utilisateur connecté, propriétaire de l’entreprise, propriétaire des données | Groupe propriétaire de l’entreprise, groupe propriétaire des données |
| Définitions de mesures | sn_grc_metric_definition | Gestion et génération de rapports ESG | Utilisateur connecté, propriétaire de l’entreprise, propriétaire des données | Groupe propriétaire de l’entreprise, groupe propriétaire des données |
| Définitions de mesures composites | sn_grc_composite_metric_definition | Gestion et génération de rapports ESG | Utilisateur connecté, propriétaire de l’entreprise | Groupe propriétaire de l'entreprise |
À partir de la version Utah, la configuration confidentielle de toutes les tables compatibles avec la confidentialité GRC prêtes à l’emploi, à l’exception des tables sn_esg_material_topic, sn_grc_metric, sn_grc_metric_definition sn_grc_composite_metric_definition, est envoyée à sn_grc_confidentiality_configuration table. Vous pouvez mettre à jour et supprimer les champs d’utilisateur et de groupe qui sont renseignés automatiquement dans les utilisateurs et groupes autorisés d’un enregistrement à partir de cette configuration.
Pour en savoir plus sur la fonctionnalité de confidentialité, consultez KB1218856.
Pour activer la confidentialité dans vos GRC tables, vous devez effectuer une configuration supplémentaire, telle que la mise à jour des scripts clients et la mise à jour des listes de contrôle d’accès (ACL). Une fois que vous avez mis à jour la configuration d’une table de plateforme spécifique ServiceNow , la fonctionnalité de confidentialité peut être utilisée sur les formulaires de cette table.