Gerenciar seus documentos e papéis de trabalho com Gestão de auditorias como arquivos na nuvem
Você pode gerenciar seus documentos e papéis de trabalho com Gestão de auditorias como arquivos na nuvem usando provedores de nuvem como Microsoft em vez de anexá-los ao registro.
A partir da versão Washington DC, a funcionalidade de integração de documentos é compatível com os registros de tarefa de compromisso e auditoria.
Principais benefícios da gestão de documentos e papéis de trabalho usando o Microsoft
A integração de documentos fornece os seguintes benefícios para os usuários:
- Conecte-se aos documentos existentes em Microsoft OneDrive, como Excel, Microsoft PowerPoint apresentações e Microsoft Word documentos etc.
- Marcar um documento como compartilhável ou não compartilhável.
- Compartilhe um documento não compartilhável com vários GRC registros.
- Controle o acesso de leitura e gravação aos arquivos na nuvem com base nas permissões configuráveis.
- Colabore nos documentos presentes no site Microsoft SharePoint .
Casos de uso para gerenciar os arquivos na nuvem
A funcionalidade de integração de documentos aborda os seguintes casos de uso para os clientes:
- Edite e leia os documentos e papéis de trabalho usando Microsoft com base no acesso configurado.
- Vincule os documentos e papéis de trabalho presentes no site Microsoft SharePoint com registros GRC em ServiceNow.
- Conecte-se aos documentos e papéis de trabalho existentes em Microsoft OneDrive.
- Faça referência e vincule os arquivos em nuvem que já estão vinculados a outros registros GRC.
- Marque um arquivo que não pode ser compartilhado entre os registros como não compartilhável para que o arquivo em nuvem correspondente em Microsoft não possa ser compartilhado com outros registros em ServiceNow.
- Configure o acesso a arquivos na nuvem para fornecer acesso de leitura e gravação aos usuários com base nas condições definidas.
Funções necessárias para gerenciar as tarefas de integração de documentos
As funções a seguir são necessárias para gerenciar as tarefas de integração de documentos.
| Funções | Tarefas |
|---|---|
| Auditor (sn_audit_ws.auditor) e Supervisor de auditoria (sn_audit_ws.supervisor) | Pode realizar as seguintes tarefas:
|
| Administrador do espaço (sn_grc_workspace.admin) | Pode configurar o acesso a arquivos na nuvem para fornecer acesso de leitura e gravação aos usuários com base nas condições definidas. |
Nota:
Para obter diretrizes gerais sobre como gerenciar os documentos usando Microsoft Office 365, consulte KB1587297.