Gestion du processus de demande de diligence raisonnable

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 6 minutes de lecture

    • Dans l’onglet Détails, vous pouvez afficher et ajuster les informations de la demande de diligence raisonnable. Vous pouvez également consigner des commentaires externes et des notes de travail privées, joindre des fichiers et suivre les mises à jour des demandes dans le flux d’activité.

    L’onglet Détails d’une demande de diligence raisonnable affiche les informations des sections suivantes :

    Demande de diligence raisonnable d'un tiers

    Tableau 1. Demande de diligence raisonnable d'un tiers
    Champ Description
    Numéro

    Pour chaque demande de diligence raisonnable, le système attribue automatiquement un numéro d’identification unique qui commence par le texte DDR.
    État État actuel dans le processus de diligence raisonnable : IRQ, diligence raisonnable externe, approbation, risque de contrat ou fermé.
    Type de demande
    • Embauchez un nouvel engagement. Démarrez le processus d’intégration pour un nouvel engagement avec un tiers existant.
    • Réévaluer un engagement existant. Réévaluez un engagement existant lorsque les conditions changent. Par exemple, supposons que vous entendiez des nouvelles défavorables ou que vous ayez des changements dans les lignes d’approvisionnement de votre tiers. Vous souhaiterez peut-être réévaluer le risque en effectuant une diligence raisonnable supplémentaire.
    • Réévaluez un engagement existant pour le renouvellement du contrat. Réévaluez le risque avant que votre organisation ne renouvelle le contrat avec un tiers ou un engagement actuel en effectuant une diligence raisonnable.
    • Engagement de séparation avec diligence raisonnable. Déterminez si le départ (résiliation de la relation) avec un engagement est le meilleur plan d’action en effectuant une diligence raisonnable. Par exemple, il peut être trop risqué de changer de tiers ou d’engagements, même si leurs performances actuelles ne répondent pas aux attentes.
    • Engagement de séparation sans diligence raisonnable.Demandez qu’un engagement soit définitivement résilié lorsque celui-ci prend fin ou que vous souhaitez passer à un autre tiers pour d’autres raisons. Dans ce cas, vous n’avez généralement pas besoin de faire preuve de diligence raisonnable supplémentaire. Le processus comprend toutefois le processus normal de questionnaire sur les risques inhérents (IRQ) pour confirmer que les services fournis par la mission ne se poursuivront plus.
    Priorité Priorité de la demande.
    • 1 - Critique
    • 2- Élevé
    • 3 – Modéré
    • 4 – Faible
    • 5 - Planification
    Tiers Tiers auquel la demande est associée.
    Dépense annuelle Argent dépensé auprès de l’organisation tierce au cours d’une année.
    Engagement Engagement auquel la demande est associée.
    Ignorer le processus de risque du contrat Option permettant d’ignorer le processus de risque du contrat.
    Lorsque vous cochez la case, vous ignorez l’état de négociation du contrat . Les champs Date de début du contrat et Date d’expiration du contrat sont remplacés par Date de début de l’engagement et Date d’expiration de l’engagement. Consultez Processus de risque du contrat.
    Remarque :
    Une fois que le gestionnaire des risques de tiers (TPR) a approuvé la demande, elle n’est pas envoyée aux négociateurs du contrat et la demande est fermée.
    Ouvert par Créateur de la demande.
    Ouvert Date d’ouverture de la demande.
    Date de début du contrat, date d’expiration Dates préférées pour le début et la fin des interactions avec l’engagement.
    Date de début de l’engagement, date d’expiration de l’engagement Dates préférées pour le début et la fin des interactions avec l’engagement.
    Évaluateur IRQ Utilisateur de votre organisation qui répond à l’IRQ. Consultez Gestion des processus IRQ.
    Négociateur de contrat Utilisateur de votre organisation qui prépare, négocie et approuve le contrat.
    Groupe d'affectation

    Groupe qualifié de personnes disponibles pour travailler sur la demande.

    Pour les nouvelles demandes, le groupe d’affectation est défini sur les Assignataires de demande de diligence raisonnable. Le système envoie une notification par e-mail à tous les utilisateurs du groupe spécifié dans le groupe d’affectation. Le message indique que la demande a été reçue et qu’elle est à l’état Nouveau . Le message comprend également un lien vers la page de détails de la demande.

    Sur le formulaire de demande de diligence raisonnable :

    • Tout membre du groupe peut sélectionner M’affecter ou définir le champ Propriétaire sur n’importe quel autre membre du groupe.
    • Un gestionnaire TPR ou un évaluateur TPR peut effacer le champ Groupe d’affectation ou modifier la valeur pour sélectionner parmi différents évaluateurs TPR dans la liste de sélection Propriétaire .
    Propriétaire

    Les propriétaires sont tenus de s’assurer que l’évaluation est effectuée en temps opportun par le tiers, d’examiner ses réponses et de créer et de résoudre les problèmes. Pour mener l’évaluation jusqu’à son achèvement, les propriétaires sont informés lorsqu’une évaluation atteint un jalon particulier. Le propriétaire doit avoir le rôle de gestionnaire TPR ou d’évaluateur TPR.
    Brève description, Description Description de la demande qui aide d’autres personnes à comprendre l’intention et les exigences du créateur.

    Informations de base sur un tiers

    Tableau 2. Informations de base sur un tiers
    Champ Description
    Nom du tiers Nom du tiers auquel la demande est associée.
    Numéro DUNS Identificateur numérique unique pour l’entité d’entreprise unique. Un numéro DUNS n’est pas légalement requis pour une entreprise.
    Rue, Ville, État/Province, Code postal, Pays, Téléphone, Fax Coordonnées standard de l’organisation tierce.
    Site web URL pour le tiers.
    Type Type de tiers.
    Secteur Secteur dans lequel le tiers est impliqué.
    Prénom, Nom, Titre, Email, Téléphone Coordonnées standard du contact du tiers.

    Informations de base sur un engagement

    Tableau 3. Informations de base sur un engagement
    Champ Description
    Nom de l'engagement Nom de l’engagement auquel la demande est associée.
    Type Type de produit ou de service pour cet engagement.
    Utiliser l'adresse de l'entreprise Option pour utiliser la même adresse d’entreprise que le tiers.

    Lorsque vous cochez la case, remplissez automatiquement les champs connexes avec les informations de contact de l’organisation tierce.
    Rue, Ville, État/Province, Code postal, Pays, Téléphone, Fax Informations de contact standard de l’organisation d’engagement.
    Utiliser le même contact Option permettant d’utiliser les mêmes informations de contact que le tiers.

    Lorsque vous cochez la case, les champs connexes sont automatiquement renseignés avec les informations de contact du tiers.
    Prénom, Nom, Titre, Email, Téléphone Coordonnées standard de la personne à contacter pour la mission qui répondra aux questionnaires.

    Cotes de risques

    Les champs sont renseignés automatiquement selon l’étape actuelle du processus IRQ de la demande.

    Champ Description
    Cote d'évaluation inhérente Cote déterminée par le processus IRQ.
    Cote des renseignements sur les risques Évaluation déterminée par les données provenant d’un fournisseur de services de renseignements sur les risques.
    Cote d'évaluation de tiers Notation déterminée par les réponses au cours du processus d’évaluation externe.
    Cote de l'engagement Évaluation déterminée pour l’engagement.

    Résumé de l'avancement

    État des processus de diligence raisonnable. Les champs sont renseignés automatiquement en fonction de l’étape actuelle du processus IRQ de la demande.
    • Évaluation des risques inhérents
    • Évaluation de risque de tiers
    • Évaluation des risques de l’engagement

    Composer, Activité, Pièces jointes

    La section Composer de l’onglet Détails vous permet d’ajouter du texte de façon permanente à l’enregistrement. La section Activité est mise à jour avec toutes les actions sur les problèmes et les tâches, les soumissions aux contacts TP, ainsi que les notes de travail et les commentaires que les utilisateurs ajoutent à l’enregistrement. Ajoutez du texte dans les champs suivants si nécessaire :
    • Notes de travail (privées) : informations sur l’évaluation des risques de tiers. Les notes de travail ne sont visibles que par les utilisateurs internes qui sont affectés au processus.
    • Commentaires : les commentaires sur l’évaluation des risques de tiers sont visibles à la fois par les utilisateurs internes et par les contacts de tiers.