직원 문서 관리 탐색
를 사용하면 직원 문서 관리문서 관리를 간소화하고, 무결성, 정확도 및 접근 제어를 통해 문서를 유지 관리할 수 있습니다.
직원 문서 관리 간소화
- 현재 여러 케이스에 저장된 파일을 중앙에서 관리합니다.
- 직원 문서를 케이스에서 직원 파일로 자동 또는 수동으로 이동합니다.
- 메타데이터 태그를 사용하여 문서를 찾습니다.
- 특정 직원(HR 프로파일)의 모든 문서 또는 문서 유형별 모든 문서에 대해 소송대비 자료보전을 적용합니다.
- 누가 어떤 문서에 접근할 수 있는지 정의합니다.
- 직원 문서 보존 기간을 결정하고 소송대비 자료보전을 위해 제거를 방지하는 보존 정책을 정의합니다.
- 문서를 제거할 시기를 정의합니다.
구성 직원 문서 관리
Employee Document Management 구성을 신속하게 처리하기 위해 즉시 사용할 수 있는 미리 구성된 기록이 기본 시스템에 제공됩니다.
직원 문서 정의
Employee Document Management를 사용하려면 다음을 정의해야 합니다.
- 문서 유형: 문서 분류 방법 및 우수성 센터(COE), 주제 범주, 주제 상세 정보와 연결하는 방식을 정의합니다. 예를 들어 총 보상 또는 각 혜택과 관련된 모든 문서에 대한 문서 유형을 만들 수 있습니다. 문서 유형에 따라 접근할 수 있는 사람, 보존 기간, 소송대비 자료보전 적용 여부도 결정됩니다.
- 보존 기간: 규정이나 회사 정책에 따라 직원 문서를 보존할 기간을 정의합니다.
- 보존 정책: 보존 기간 및 기준과 결합하여 직원 문서를 보존할 기간을 결정합니다.
- 보안 정책: 직원 문서를 보거나, 만들거나, 옮기거나, 제거 권한을 부여할 수 있는 사람을 결정합니다.
HR 케이스가 완료되고 종결되면 직원 문서를 문서 리포지토리로 자동으로 이동하도록 구성할 수 있습니다.
에 대한 관리자, 에이전트 및 직원 액세스 직원 문서 관리
- 관리자는 Employee Document Management 애플리케이션을 구성합니다.
- 에이전트는 직원을 대신하여 또는 케이스의 일부로 직원 문서를 업로드합니다.
- 직원은 자신의 문서를 업로드하고 볼 수 있습니다.
Employee Document Management 관리자는 직원 문서에 액세스해야 하는 직원에게 적절한 역할을 할당합니다. 보안 정책에 따라 액세스 및 제거 권한이 결정됩니다.
문서 유형과 관련 보존 정책 및 보존 기간에 따라 직원 문서를 제거할 시기가 결정됩니다. 보안 정책에 따라 제거하는 데 승인이 필요할 수 있습니다. 보안 정책에 따라 제거 권한이 있는 그룹에 사용자가 속해 있어야 합니다.
소송대비 자료보전은 HR 프로파일에 적용할 수 있습니다. 소송대비 자료보전은 직원 문서가 제거되는 것을 방지합니다. 문서 유형별로 소송대비 자료보전을 적용하고 관리할 수도 있습니다. 문서 유형별로 관리하면 대량 처리가 가능하여 효율성이 향상됩니다.
직원 문서 관리 에이전트용
Employee Document Management 에이전트는 다음을 수행할 수 있습니다.
- 다양한 필터를 사용하여 기존 직원 문서를 검색합니다.
- 직원 문서를 리포지토리에 직접 배치하거나 업로드합니다.
- 회사에서 HR Service Delivery를 사용하는 경우에는 직원 문서를 HR 케이스 양식에서 리포지토리로 이동할 수 있습니다. HR 케이스가 종결되면 자동으로 이동하도록 직원 문서를 구성할 수도 있습니다.
직원 접근
직원은 문서 유형에 직원 액세스가 제공되는 경우 자신의 직원 문서를 볼 수 있습니다. 직원 문서는 HR 케이스와 Service Portal 또는 Employee Service Center 프로파일 페이지에서도 사용할 수 있습니다. 문서 유형에 대한 정책 정의 문서를 참조하십시오.